7 hábitos productivos para trabajar con el correo electrónico

En este artículo quiero compartir contigo algunas ideas que te ayudarán a hacer un uso más eficiente del correo electrónico, como así también automatizar algunas tareas, liberar algo de tiempo y por qué no reducir un poco el estrés que el email a veces produce.

Este post va dirigido especialmente a aquellas personas que utilizan el email como herramienta de trabajo en donde el uso del correo electrónico es algo de todos los días.

En mi caso trato de ser consciente del uso que le doy, y siempre busco la manera de optimizar mi tiempo al usar el email. Si bien el correo electrónico es una excelente herramienta, también es una fuente importante de distracciones y estrés. Por eso es importante pulir y mejorar la manera en que lo utilizamos.

Antes de empezar con las ideas quiero aclarar que utilizo Gmail para gestionar mi correo electrónico. Más allá de la plataforma de email que utilices, creo que podrás implementar la mayoría de los tips propuestos debajo:

1. Usar plantillas para algunos mensajes

Para muchas tareas solemos escribir el mismo tipo de mensaje y en ese sentido creo que podemos ahorrar mucho tiempo si en lugar de escribir todo desde cero, aprovechamos la opción de armar una plantilla del mensaje (que se utilizará con frecuencia).

¿Qué tipo de mensajes se pueden armar en plantilla?

Te doy algunas ideas:

• En emails que envías para presentarte como profesional y dar a conocer lo que hacés
• Similar a lo anterior pero para presentar tu empresa
• Cuando tengas que hacer seguimiento de cobros
• Cuando tengas que enviar algún presupuesto o propuesta sobre tus servicios
• Para cualquier otra tarea que implique siempre mandar el mismo tipo de mensaje

En mis comienzos como profesional siempre escribía cada mensaje desde cero hasta que un día me di cuenta que podía ganar una enorme cantidad de tiempo si empezaba a utilizar mensajes prearmados para varias de las tareas que realizaba cotidianamente.

2. Insertar la firma automáticamente

Muy similar a lo expuesto arriba, la idea aquí también es evitar tener que escribir siempre tu nombre, apellido y otros datos al finalizar cada mensaje.

Para eso podés configurar una firma que se insertará luego automáticamente al final de cada correo que redactes.

En lo personal trato que la firma sea breve y en este momento por ejemplo los datos que presenta son los siguientes: Mi nombre y apellido, mi puesto dentro de la empresa, y la dirección web de la empresa. Podés agregar algún que otro dato más, pero en lo posible trata de que también la firma se vea agradable y tenga información de valor o de utilidad para la persona que recibe tus correos.

3. Usar filtros y seleccionar cuidadosamente el correo que queremos recibir en nuestra bandeja de entrada

Siempre me pregunto lo siguiente: ¿Cuántos correos que recibo diariamente son realmente de utilidad para mi negocio y cuántos son realmente distracciones o pérdida de tiempo?

En ese sentido trato de utilizar filtros para mantener mi bandeja de entrada ‘purificada’ a lo largo del tiempo.

Es común que con el paso de los meses, recibas correo de Newsletters que te hayas suscripto, notificaciones de Facebook, de Twitter o de cualquier otro servicio que tengas una cuenta. Esto hace que en cierta forma tu bandeja de entrada se salga de control.

Para solucionar esto, sugiero usar algunos filtros, etiquetas o hacer uso de la ‘desuscripción de los boletines que no lees’, para que estos mensajes no lleguen directamente a la bandeja de entrada, pero si, se archiven o vayan a una carpeta o etiqueta y eventualmente si los quieres leer, lo haces todo junto. También podés desactivar las notificaciones de las redes sociales así no te avisa cada vez que sucede un evento.

Como norma general trato de mantener mi bandeja de entrada lo más limpia posible, siendo bastante selectivo con el correo que recibo. Esta idea me ha servido bastante para tener que procesar menos emails por día y por ende pasar menos tiempo frente a la computadora.

4. Redactar los mensajes de tal manera que sean más eficaces

Otra manera de ser más productivo con el correo es mejorar la forma en que redactamos los emails cuidando tanto el "subject o asunto" como así también el cuerpo del mensaje. La idea es que la otra persona pueda comprender aquello que tienes para decirle y que por el otro lado te responda a lo que tu necesites.

La idea aquí es evitar el ida y vuelta de mensajes por problemas de comunicación que suele ser desgastante por cierto.

¿No te ha pasado de tener un ida y vuelta con alguien por email (sin llegar a nada) que ha terminado en un gran desperdicio de energía? Como consejo adicional cuando veas que esto empieza a pasar, levanta el teléfono y llama. Muchas veces el email no es el mejor medio para solucionar una situación determinada.

5. Revisar el correo entre dos y tres veces por día

Este punto suele ser bastante controversial especialmente para aquellas personas que creen que necesitan tener el correo abierto todo el día.

En mi opinión salvo que tu trabajo sea de dar soporte por email todo el tiempo o alguna profesión similar, creo que se pueden hacer ajustes para tratar de chequear el email unas pocas veces al día.

El objetivo que propongo para este punto es que puedas establecerte algunos horarios específicos para dedicarlo al email y el resto del tiempo abocarlo a tareas más importantes.

A aquellas cosas que te generen un impacto real sobre tu negocio por ejemplo.

Suelo revisar el correo a las 10am, a las 12pm, y a las 4pm. Hay veces que lo chequeo más seguido casi involuntariamente. Por cuestión adictiva si se quiere. Pero en la medida de lo posible trato de controlarlo y no tener el email abierto todo el día ya que para mí es contraproducente.

¿Cómo es en tu caso? ¿Consideras que necesitas tener el correo abierto todo el día?

6. Apagar todo tipo de notificación de correo entrante

Similar a lo anterior, la idea es ganar control sobre ti mismo y no dejar que el email pase a dominarte. Es una pérdida total de tiempo, energía y concentración, dejar que el sistema te avise a cada rato que ingresa un correo nuevo.

Parece obvio, pero muchas personas ‘se acostumbraron’ y me argumentan que a ellos no les molesta.

Recuerdo que una vez tenía el Outlook instalado y tenía las notificaciones activadas. Entonces estaba trabajando sobre un proyecto web de un cliente y a cada rato en el extremo inferior derecho aparecía el cuadro de diálogo informando sobre un nuevo email. Y en muchos casos donde eran email conflictivos, realmente me generaba una distracción tremenda sobre lo que venía haciendo.

7. Tratar de procesar todos los correos cada vez que ingresas a verificar tu email

Hay una técnica conocida como ‘Inbox 0’ y la idea que propone es la de procesar todos los emails para que tu bandeja de entrada quede limpia. Con cada email que recibas, aplica una acción a seguir: se elimina, se archiva para responder más tarde, se responde en el momento, se marca como spam, se aplica un filtro, se pasa a la lista de tareas, lo que sea…

Con este hábito siempre mantendrás cierto orden sobre tu bandeja de entrada.

Si por ejemplo tratas de aplicar la idea de chequear el correo unas pocas veces al día, cada vez que ingreses, puedes intentar aplicar la técnica del Inbox 0 para ver como te sientes.

Si al cabo de una semana te sientes cómodo, puedes mantenerla como un hábito en la gestión de tu correo electrónico.

Para finalizar te invito a comentar y contarnos tu experiencia con el uso del correo electrónico. Especialmente qué cosas consideras que podrías mejorar para ser más productivo al momento de usar el email.

Imagen Correo cortesía de Shutterstock