Gestiona tu tiempo con Hightrack

En diciembre del año pasado, el conocido blogger y experto de productividad personal Berto Pena anunciaba que estaba trabajando en una nueva aplicación para gestionar tareas y citas: Hightrack.

Desde entonces lo he estado siguiendo y probando. He esperado a escribir sobre Hightrack en El Canasto hasta que todas las funciones han estado disponibles. Este momento ha llegado con el lanzamiento del ‘Focus Track’—luego explicaré qué hace esta función.

Vamos a ver qué podemos hacer con Hightrack.

Lo básico: tareas y citas

Una aplicación de productividad necesita al menos la posibilidad de crear listas de tareas. Hightrack no defrauda, porque cuenta con un módulo de tareas muy potente. Te permite crear hasta 15 listas—aconsejo crear una lista para cada proyecto en que estas trabajando. Además de las listas personalizadas, hay dos listas especiales: una es la bandeja de entrada para las tareas sin clasificar y la otra es para trabajar con todas las tareas en todas tus listas.

Pantalla de Hightrack

La parte principal de la pantalla muestra las tareas en cada lista y enseña la descripción, la fecha final (si hay) y un marcador para resaltar las tareas favoritas. Por defecto trabajas con las tareas activas (tareas que no están finalizadas y que no tienen ninguna fecha de inicio en el futuro), pero mediante los botones en la focusbar puedes cambiar el filtro para ver las tareas que vencen, las tareas favoritas, las tareas programadas mediante una fecha de inicio o las tareas completadas.

Al lado de la focusbar aparecen las etiquetas asignadas a las tareas en la lista actual. Si sigues el método GTD puedes usar las etiquetas para asignar contextos a las tareas. Las etiquetas también sirven como filtros, incluso hay la posibilidad de filtrar por varias etiquetas a la vez pulsando la tecla Mayúsculas.

Al seleccionar una tarea en la lista, saldrá un pequeño menú con cuatro opciones para borrar la tarea, planificar la tarea para hoy, planificar la tarea para mañana o editar la tarea. Esta última opción abre la ficha de la tarea con todas sus características: el título, la descripción, las etiquetas, la fecha de vencimiento, la fecha de inicio, la periodicidad, la lista a la que pertenece, el nivel de energía necesario para hacer la acción y la duración prevista. Observa que no es necesario rellenar todos estos campos.

Además de las listas de tareas, Hightrack también cuenta con un calendario para registrar todos los compromisos que debes hacer en un día concreto. No hay muchas aplicaciones que incorporan un calendario propio, la mayoría muestran datos de otro servicio, como el calendario de iCloud o el Google Calendar. Por cierto, es posible vincular tu cuenta de Google para sincronizar los calendarios. El beneficio de tener las citas con las tareas en una misma aplicación es la posibilidad de ver ambos tipos de compromisos juntos en una sola pantalla.

Igual que en el módulo de tareas puedes crear varias listas de tareas, en el calendario también ofrece la posibilidad de crear múltiples calendarios, cada uno con su propio color. Es posible consultar las citas de todos los calendarios juntos o ver sólo un calendario. Como es habitual, hay vistas por día, semana y mes. Además hay una vista agenda mostrando una tarjeta para cada cita.

Hasta ahora hemos visto las funciones básicas. Un problema que muchas personas encuentran después de usar una herramienta durante un tiempo es que el gran volumen de datos dificulta la toma de decisiones. Cuando tienes más de cien tareas pendientes, ¿cómo puedes elegir la mejor tarea para hacer ahora? Aquí es donde brillan los tracks de Hightrack.

Los ‘Tracks’

Tracks son básicamente diferentes maneras de ver las tareas y citas y son el factor diferenciador de esta aplicación. Hay cuatro tracks disponibles:

• Hoy te permite enfocarte en las cosas que hay que hacer ya. Este track está dividida en dos secciones: Tareas y Eventos. Cada sección muestra las tareas o citas en forma de tarjetas que enseñan toda la información necesaria para poder completar la acción.
• El track Próximo te da una idea de la carga de trabajo en los próximos cinco días. La parte superior de la pantalla muestra para cada día cuántas tareas vencen, cuántas tareas hay marcadas como favoritas y cuantas horas tienes ocupadas en el calendario. Al seleccionar un día podrás ver una lista de las tareas y citas en la parte inferior.
• El tercer track, Informe, es muy parecido al Próximo, pero muestra datos del pasado. El resumen de cada día enseña el número de tareas completadas, pospuestas y retrasadas y en la parte inferior de la pantalla puedes consultar cuáles han sido las listas con actividad y qué tareas han sido completadas o retrasadas. Es un informe muy útil para revisar el trabajo que has hecho.
• El último track es el más interesante: Concentración. Mediante este track puedes consultar sólo una parte de tus datos usando diferentes filtros. Hay modos de trabajo basados en listas (para enfocarte en un proyecto), etiquetas (para enfocarte en un contexto), favoritos, energía y tiempo. El track Concentración debería ser el más usado en el día a día.

Hightrack en el móvil

Hasta ahora he hablado de la aplicación accesible desde el navegador del ordenador, pero los trabajadores modernos ya no estamos todo el día delante de la pantalla. ¡Necesitamos una app en nuestro móvil!

El equipo de Hightrack está de acuerdo con nosotros y han creado una aplicación para el iPhone (la aplicación para Android saldrá dentro de poco). En la aplicación puedes acceder a tus tareas y eventos e incluso hay dos tracks disponibles: Hoy y Próximo. Además, en cualquiera pantalla de la aplicación tienes un campo para poder capturar rápidamente tus tareas nuevas en la bandeja de entrada.

Usuarios de una tablet pueden acceder a la versión web, aunque en mis pruebas en un iPad he notado que los últimos centímetros a la derecha de la aplicación están fuera de la pantalla, bloqueando el acceso a algunos botones.

Hightrack premium

A partir del día 15 de octubre estará disponible la versión premium de esta aplicación. Creo que para muchos usuarios la versión básica ofrece suficiente potencia para planificar mejor el trabajo, pero por sólo 19€ al año (para los primeros 500 usuarios que se apunten) tendrás la posibilidad de crear tracks personalizados, más opciones de sincronizar el calendario, más listas de tareas, la posibilidad de ajustar notas a tus tareas y agrupar tus listas.

Creo que Hightrack es una aplicación muy interesante de alta calidad que vale la pena probar.