Gestión de reuniones eficientes y productivas (2. La reunión)

La preparación de una reunión garantiza gran parte de la eficiencia y de la productividad en la misma. Sin embargo, lo que de verdad determina el éxito de la reunión es cómo se lleva a cabo ésta.

En este artículo aprenderemos los conceptos y los factores más importantes a tener en cuenta durante la reunión.

• Sé puntual: La puntualidad es la virtud de las personas que se interesan y se comprometen.
  • Llega a la hora. Las reuniones tienen un tiempo limitado y hay que respetarlo escrupulosamente. Tuve un director que, a los cinco minutos de empezar la reunión, cerraba con llave la puerta de la sala y no dejaba pasar a nadie.
  • Comienza a la hora. Ese mismo director comenzaba la reunión a su hora, y no repetía nada si algún compañero llegaba un poco más tarde. Las reuniones debían ser efectivas y no permitía que nada retrasara ni rompiera el ritmo de la reunión. El respeto lo merecían las personas puntuales, no al revés. Quienes llegaban tarde tenían que preguntar después o esperar al acta.
  • Termina a la hora. Las salas de reunión se reservan para otras reuniones. Hay que respetar también el tiempo de otras personas y dejar la sala libre a la hora en que debe empezar su reunión.
• Evita las distracciones: Las reuniones comprometen el tiempo de las personas por una causa importante. La tarea más importante de ese momento es la reunión, y, por tanto, nada debe interrumpir ni desfocalizar la atención en esa reunión.
  • Desconecta el teléfono móvil. No vale con quitarle el sonido. El teléfono no debe estar presente. Cualquier llamada que se atiende o, el simple gesto de mirar quién llama o manda una notificación o email, inconscientemente distrae también al resto de las personas, especialmente a la persona que está exponiendo. Seamos respetuosos y dejemos el teléfono para después de la reunión.
  • No lleves un ordenador portátil ni una tablet. A no ser que tomes las notas para el acta, o proyectes información para la reunión, no lleves un ordenador ni una tablet a la reunión. Resulta frustrante exponer y tener a todo el mundo mirando a un ordenador, sin prestarte atención, atendiendo correos electrónicos, navegando por internet, mirando las redes sociales o realizando otras tareas. Esas personas no están interesadas en la reunión, no respetan ni escuchan a quien está interviniendo y terminan por distraer a los demás. Para lo que aportan a la reunión, es mejor que no vengan.
• Toma notas durante la reunión. Aunque no redactes el acta, toma siempre notas sobre la reunión. Estarás concentrado escuchando al ponente, adquirirás más conocimiento sobre lo que está diciendo, mostrarás interés y respeto por lo que dice, trasladarás sus palabras a datos escritos y no olvidarás nada. Además, puedes contrastar tus notas con las del acta para ayudar a complementar o corregir ésta.
• No interrumpas al ponente. No hay peor enemigo de la eficiencia y de la productividad que las interrupciones. Cuando se interrumpe a un ponente se le corta el hilo de su conversación, pierde el foco de lo que estaba diciendo, pierde el ritmo de su exposición y el resto de su discurso pierde intensidad, tiempo efectivo e interés. Las interrupciones pueden provocar también estrés, malestar, molestia y enojo, creando situaciones conflictivas.
• Media en las reuniones.Aunque no seas el convocante, a veces es aconsejable mediar en algunas situaciones que pueden arruinar o desvirtuar una reunión.
  • Evita cualquier retraso en la exposición de los puntos de la reunión. Cualquier demora en un punto puede afectar al resto de puntos de la reunión. Si eres ponente de un punto (o uno de los puntos te afecta directamente), y algún punto anterior se retrasa, interrumpe con asertividad y con respeto, expresando el impacto que va a tener ese retraso en los puntos posteriores, incluyendo el tuyo.
  • Mantén a raya a los interruptores (personas que interrumpen). Hay personas a las que les encanta interrumpir constantemente en una reunión, ya sea por intentar destacar, por ser el centro de atención, por soltar cualquier cosa de poca relevancia, por exponer cosas que nada tienen que ver con el punto que se está tratando o para criticar cualquier cosa que se diga. Si nadie les para los pies, terminan monopolizando y arruinando la reunión. En esos casos, lo mejor es interrumpirle diciendo: “perdona, lo que comentas me parece muy interesante, pero no es el motivo de esta reunión”. O “perdona, me gusta lo que comentas, pero si no te importa, hay otros puntos muy importantes de la reunión que hemos de tratar, el tiempo de la reunión es limitado y ya vamos con retraso”. Y terminar con una frase del tipo: “si te parece bien, convocamos una reunión para tratar en exclusiva lo que propones”.
• Si eres moderador:
  • Al empezar la reunión:
    • Agradece a todos los presentes su asistencia a la reunión.
    • Recuerda brevemente a los asistentes el motivo y los objetivos de la reunión.
    • Recuerda brevemente a los asistentes la agenda y los tiempos.
    • Solicita a los asistentes que respeten el turno de los ponentes y que no interrumpan su exposición.
    • Solicita a los ponentes que sean breves para ofrecer un tiempo de consultas y resoluciones a los asistentes, antes de pasar al siguiente punto de la agenda.
    • Solicita a los ponentes que se enfoquen más en cómo abordar y solucionar los problemas y que eviten realizar presentaciones publicitarias.
    • Solicita a todos los asistentes la necesidad de ser prácticos y resolutivos, para que cada punto se cierre con propuestas, tareas y compromisos, los cuales han de tener responsables y fechas estimativas. Es decir, cada punto debe concluir con una lista de tareas y un calendario.
  • Durante la reunión:
    • Mantén a raya a los interruptores. Cuando alguien intente interrumpir a un ponente en una reunión, es mejor encarar al interruptor y conminarle, con educación, a que las preguntas, críticas y opiniones se trasladen al final del punto, en un turno especial y exclusivo de tiempo para consultas y resoluciones.
    • Rechaza, de forma asertiva, cualquier opinión, crítica o propuesta que no tenga nada que ver con los puntos de la agenda. Solicita que te manden un email con sus propuestas para otra reunión.
    • Anula cualquier conflicto que pueda surgir, conduciendo el flujo a lo más importante: la reunión y al motivo de ésta. Si llega a ser necesario, expulsa de la reunión a las personas que causen conflictos graves. Lo importante es alcanzar el objetivo de la reunión.
    • Controla el tiempo. Si es necesario, interrumpe para pasar al siguiente punto o al tiempo de consulta y resoluciones.
  • Al finalizar la reunión:
    • Anuncia el final de la reunión cinco minutos antes, a fin de ir cerrando todos los puntos de la agenda.
    • Agradece, brevemente, la aportación de los ponentes.
    • Agradece, brevemente, la asistencia y aportación del resto de asistentes.
    • Clausura la reunión de forma puntual.
• Si has de redactar el acta:
  • Prepara el documento del acta antes de la reunión:
    • Al principio del acta, escribe los datos de la reunión: fecha, hora, lugar, motivo de la reunión, objetivos de la reunión, personas convocadas y agenda.
    • Estructura el documento con los puntos de la agenda. Deja espacio para escribir las anotaciones para cada punto.
    • Añade un punto al final del tipo ‘Otros’, a fin de anotar puntos que no estuvieran en la agenda, puntos nuevos que puedan surgir en la agenda o propuestas para una nueva reunión.
  • Durante la reunión:
    • Anota qué personas asistieron a la reunión, y quiénes se ausentaron.
    • Toma notas de cada uno de los puntos en los espacios correspondientes.
    • Si un dato no lo pudiste capturar o no lo entendiste bien, nunca interrumpas al ponente ni la reunión. Escribe indicaciones de lo que no entendiste o no pudiste anotar, para que, en la revisión del acta, solicites dicho dato o la corrección del mismo.
    • Captura las propuestas y resoluciones de cada punto. Debe quedar bien registrado qué tareas se derivan de cada punto, qué responsables se encargarán de éstas y qué plazo tienen para su ejecución.

ALGUNOS TRUCOS

A continuación se exponen algunas acciones no convencionales para favorecer reuniones más eficientes y productivas:

• Cierra la puerta de la sala a los cinco minutos de su comienzo. Fomenta la puntualidad.
• Pon un reloj grande a la vista de todos. Esto recordará a todos que tenemos un tiempo limitado. Una vez estuve en una reunión en donde había una pantalla que se actualizaba automáticamente con el reloj y el punto actual de la agenda, así como también el tiempo restante para el fin de dicho punto.
• Dispón de menos sillas que asistentes. La comodidad reduce la eficacia. Las personas que estén de pie serán más resolutivas y llegarán antes a las conclusiones.
• No permitas teléfonos, ordenadores o tablets en la reunión. Avisa al principio de la reunión. Expulsa a los asistentes que se distraen y que distraen al resto.

¿Quieres compartir algún factor determinante que garantice la eficiencia y la productividad durante la celebración de una reunión? ¿Tienes algún truco interesante?

Imagen:  US Cabinet MTG. Dominio Público. Fuente: Wikipedia. United States Cabinet: President George W. Bush answers a question from the reporter at the end of a Cabinet Meeting to discuss his energy plan, Wednesday May 16, 2001. WHITE HOUSE PHOTO BY ERIC DRAPER