Cómo me comí ese proyecto elefante

Vengo de estar 9 meses intensos con un proyecto grande, el proyecto más grande que he hecho hasta la fecha. Con un proyecto grande me refiero a uno en el que he invertido más de 1000 horas. Quiero darte algunas ideas que pueden ayudarte en tu siguiente gran proyecto.

¿Es un elefante o una manada de elefantes?

Una de las primeras preguntas que yo me hago antes de decidir embarcarme en la aventura es: ¿este proyecto requiere trabajo continúo? Es lo que yo llamo un ‘proyecto vivo’, es decir, trabajas en un proyecto que, en principio, nunca termina… Por tanto consumirás horas de tu tiempo continuamente.

No es lo mismo gastar 1000 horas que 1000 horas al año.

¿Estoy dispuesto a pagar el precio necesario?

La siguiente pregunta es: ¿estoy dispuesto a pagar el precio necesario para llevar a llevar a cabo el proyecto? No vale la pena iniciar un proyecto sin estar convencido que harás todo lo que esté en tu mano para llevarlo a término, surgirán problemas que habrá que solucionar y fallarás en múltiples hipótesis.

Si es un proyecto vivo, el precio necesario es siempre alto ¿estás dispuesto a hacer el sacrificio?

¿Qué son hechos y qué son opiniones?

En este momento te encontrarás con multitud de pensamientos acerca de tu proyecto. La mayoría de estos pensamientos son opiniones, no hechos. Te das cuenta de que son opiniones cuando lo vives en primera persona. Entonces descubres la magia de la experiencia: da igual lo que hayas pensado, la realidad siempre te enseña las cartas.

Intentar separar opiniones de hechos, lo subjetivo de lo objetivo, en la medida de lo posible, es clave para enfocar tus esfuerzos en lo que sabes que funciona…

¿Cuál es el núcleo del proyecto?

Los proyectos grandes son enormes bloques de tiempo dedicado a tareas que esperan provocar grandes efectos. Sin embargo, todas las tareas no son igual de importantes. Hay objetivos que pertenecen al núcleo del proyecto y objetivos que son accesorios.

Es importante priorizar aquellas tareas cuyo propósito es crear el núcleo del proyecto. Ya habrá tiempo a hacer lo secundario, sin el núcleo del proyecto terminado no es posible colocar los accesorios. Sin los cimientos no se puede construir la casa.

Divide en fases

Los proyectos, mejor en fases. Una fase de un proyecto es una manera de limitar los objetivos del proyecto. Como suponemos demasiado de los proyectos antes de iniciarlos, es demasiado arriesgado esperar 1000 horas para saber si estábamos equivocados.

Podemos definir una primera fase que completaremos aproximadamente a las 300 horas. En estas 300 horas deberemos trabajar para cumplir algunos objetivos del proyecto. Si no se cumplen estos objetivos, cambiaremos nuestra estrategia. No tiene sentido seguir trabajando sobre asunciones erróneas, si un pequeño objetivo no se ha cumplido, ¿cómo se va a cumplir el objetivo final?

Es menos arriesgado dividir el propósito final del proyecto en fases e ir validando objetivos poco a poco, cambiando las estrategias si éstas no producen el efecto esperado. Es lo que se conoce como Pensamiento Lean.

Visualiza tu proyecto

Me gusta ver los proyectos grandes como grandes bloques de tiempo dedicados a un propósito común. Es difícil ver la gran foto del proyecto en tu cabeza (olvidamos los detalles con facilidad) y por ello es útil visualizar de alguna manera tu proyecto y los elementos que lo componen.

Si te paras a pensar, casi todos los proyectos grandes son visualizados previamente de alguna manera. Una casa se visualiza primero en unos planos, un circuito electrónico en unos esquemas, un producto en unos bocetos…

Visualizar nuestras ideas es una manera de acercarnos a ellas desde un punto de vista exterior. Nos permite simular con nuestra mente sin arriesgar demasiados recursos en hacerlas realidad.

Para visualizar tu proyecto puedes utilizar pensamiento visual:

• Mapas mentales
• Prototipos
• Diagramas
• Esquemas
• Dibujos

Marca objetivos concretos y verificables

Con la estructura general de tu proyecto delante es el momento de definir los objetivos, ¿qué es lo que deseas conseguir con este proyecto? ¿Qué objetivos dependen de cuales? Es decir, ¿qué objetivos conducen a qué objetivos?

Cuando escribas un objetivo, intenta usar números, así podrás medir cuánto te acercaste a tu objetivo. Los objetivos, concretos, deben ser interpretados de una única manera al leerlos, así podrás verificar si los alcanzaste o no.

Crea un plan para cada objetivo

¿Quieres alcanzar un objetivo? Crea un plan. Puede ser un plan flexible, pero necesitas un plan, una guía a seguir, un mapa que consultar…

Para alcanzar un objetivo puedes elegir diferentes caminos, tu plan es tu camino, tu estrategia, son en teoría el conjunto de pequeñas causas que producen el gran efecto.

Divide el proyecto en tareas de dos horas máximo

El error más común con los proyectos grandes es subestimar el tiempo que tardaremos en ejecutarlo. ¿Ese proyecto de 100 horas se convirtió en uno de 500? Eso me suena. El problema es que es prácticamente imposible definir plazos relativamente concretos si no divides el proyecto en tareas que puedas terminar en un sólo día.

Divide las tareas en microtareas. Es más fácil estimar una tarea pequeña que una grande. La tarea grande es la suma de las tareas pequeñas. Por supuesto, esta estimación inicial es una hipótesis. Sin embargo, una hipótesis más acertada que estimar a ojo.

Dos horas es un bloque de tiempo manejable que podemos colocar en nuestro calendario. Sin embargo una tarea de tiempo indefinido es difícil de programar ¿qué día lo haremos?

¿Cómo sabes cuánto tiempo puede llevar una tarea? Utiliza tu experiencia o pregunta a personas con experiencia.

Otra idea importante es que las tareas tienden a ocupar el tiempo que les asignas, la famosa ‘La ley de Parkinson’. Así que al ponerle un tiempo pequeño (2 horas máximo) a las tareas te forzarás a adaptarte a este tiempo. Puedes ir más allá, dividir en tareas de 10 minutos.

Céntrate en el núcleo

Es el momento de arrancar el proyecto y comenzar a trabajar en tus planes. Por el camino sentirás tentación de trabajar en las tareas accesorios, son más divertidas. No lo hagas. Céntrate en el núcleo del proyecto ¿qué es lo que ha de hacerse primero en esta fase?

Si hay problemas por el camino que no te pillen trabajando en los accesorios del proyecto. Céntrate en el núcleo, todo lo demás es secundario.

Cuando termines el núcleo pregúntate, ¿cuál es el núcleo de los accesorios?

Dime, ¿has sacado alguna idea para tu próximo proyecto?