Cuando GTD no es la solución

Getting Things Done es, con diferencia, mi metodología de productividad preferida. GTD está basado en observar la práctica de muchos profesionales, estas observaciones han sido traducidas a unos principios básicos. Es el método más completo que conozco, con un conjunto de hábitos fundamentales para todos los trabajadores del conocimiento. Hay muy pocos problemas en el campo de la productividad personal — o la gestión del tiempo, según algunos — que no quedan resueltos implementando el método de David Allen.

No obstante, a algunas personas que contratan mi servicio de consultoría tengo que explicar que su problema principal no tiene solución. Les ayudo igualmente con la implementación de nuevos hábitos productivos, porque creo que puede incrementar su productividad. ¿Cuál es este problema que no tiene solución?

Tengo demasiadas cosas por hacer

Si la suma de todo el trabajo que tienes pendiente sobrepasa las dieciséis horas por día, es imposible que puedas finalizarlo todo. Esto es uno de los problemas de productividad más comunes: tener más trabajo que horas disponibles.

Este problema es el resultado de otro problema: la falta de capacidad de decir "no". Muchas veces esta causado porque sobre-estimamos nuestra capacidad de hacer cosas o simplemente porque no tenemos ningún inventario completo de todo el trabajo pendiente.

La única solución es descartar proyectos y tareas para reducir el volumen de trabajo. No sirve mejorar tu organización ni cambiar la manera de gestionar tus listas de tareas. Cuando organizas un montón de trabajo, no cambiará su volumen, sino sólo el orden de las cosas pendientes.

Mientras no aceptes que hay que dejar de hacer algunas cosas, nunca tendrás el sentido de ser productivo.

Cuando GTD es la solución

Cuando estás preparado para descartar proyectos y acciones, no hay nada mejor que Getting Things Done.

Gracias a GTD tendrás un inventario completo de todo el trabajo pendiente. La revisión semanal es el momento idóneo para evaluar la carga de trabajo y aparcar proyectos en la lista Algún día/Quizás si de antemano ya sabes que no avanzaran en las próximas dos semanas. Usando los seis niveles de perspectiva puedes crear tus propios criterios para descartar trabajo.

GTD no disminuye el volumen de tareas pendientes, pero puede ayudarte a decidir qué es necesario hacer y qué cosas puedes descartar o aparcar.