Tiddly Wiki con vitaminas

Hace un par de meses que vengo experimentado con Tiddly Wiki para implementar GTD. No es mi primer intento, pero creo que al fin he podido dar con la clave para manejarme con ello.

Preparación

Antes de nada, doy por sentado que sabéis que Tiddly Wiki es una especie de wikipedia para usos múltiples. Asumo también que sabéis donde descargarla. Y doy por hecho que me entendéis cuando digo GTD

Además de Tiddly Wiki

Hace tiempo que he abandonado la carrera por buscar la herramienta de productividad definitiva. En vez de eso uso una combinación de herramientas tanto tradicionales como digitales.

Herramientas tradicionales

La inmensa mayoría de mis inputs de trabajo son en papel. Por ello tengo dos bandejas: entrada y salida. Entrada está reservada a los documentos y solicitudes nuevas hasta que tengo tiempo de tramitarlas. Salida para todo aquello que en esencia queda pendiente de archivar o que voy a agrupar en una tarea común como enviar notificaciones por correo tradicional.

Herramientas digitales

Para calendario uso el de google, sincronizado con mi teléfono android. Además este mismo aparato dispone de notas y una grabadora de voz que funciona de ‘bandeja de entrada digital’.

Dropbox me permite sincronizar todo lo demás, incluido Tiddly Wiki.

Una secuencia práctica de trabajo

Antes que nada abro mi tiddly wiki, que está en mi carpeta dropbox. De esa manera queda siempre sincronizada y con una copia de respaldo automática. Después voy a options donde ajusto mi nombre de usuario y pico en la casilla autosave. Ahora vigilo mi bandeja de entrada. Examino el primer documento y decido que hacer.

Decidido lo que hacer voy a mi mi tiddly wiki y le doy a New Journal. Esto abre un elemento cuyo título es la fecha de hoy y etiquetado como journal (diario). Anoto la tarea que voy a emprender de esta guisa:

[[Hacer Tal Cosa Apellido Apellido Nombre  DNI*]]

Esto reserva un tiddler (pececito) vacío. El tiddler, para que lo entendáis viene a ser como un artículo de la wikipedia. Sólo que ahora usamos un tiddler para cada proyecto. Ahora abro ese tiddler y escribo en él las tareas que voy a emprender:

Ejemplo: Una certificación

Recibido [[8 July 2011]]
Fecha límite [[15 July 2011]]
[x] Escanear Instancia
[x] Redactar Certificación 
[x] Subir Certificación a firma [[8 July 2011]]
!! Esperar por firma 
[ ] Registrar Certificación
[ ] Redactar Oficio de Remisión
[ ] Subir Notificación
!! Esperar por firma oficio
[ ] Registrar Oficio
[ ] Ensobrar y correos
!!! Dirección
Calle Tal, número Cual, etc…

Además de esto le asigno las etiquetas EsperandoPorDirector y Certificación.

[ ] Tarea por hacer
[x] Tarea hecha

!! ó !!! son encabezados en el lenguaje de marcado que usa tiddlywiki.

[[8 July 2011]] Es una referencia a un tiddler de tipo ‘journal’ que son los que forman el calendario. Desgraciadamente las referencias no modifican automáticamente los tiddlers, son sólo un enlace. Por eso tengo que escribir a mano su contenido. Nada es perfecto.

En este ejemplo ya habría emitido la certificación y puesto a firma, pero normalmente empezarían todas las tareas sin completar y la etiqueta en vez de EsperandoPor sería PorHacer.

La clave está en la etiqueta

Las etiquetas son lo que permiten que una wiki funcione como herramienta GTD. Las que más uso son PorHacer y EsperandoPorAlguien y si es necesario todas las que indiquen un contexto. Antiguamente usaba la etiqueta Proyecto, pero dado que la inmensa mayoría son proyectos sólo etiqueto las que no son proyectos: por ejemplo mi lista de teléfonos con la etiqueta información.

Cada vez que hago una revisión de mis tareas puedo ir viendo los tiddler ‘journals’ para saber que hice cada día y que tengo que hacer los días siguientes. Una consulta de las ‘etiquetas’ me permite revisar rápidamente todas mis listas. Si por ejemplo veo que en EsperandoPorLentorrín hay 374 proyectos puedo mandar un email a Lentorrín para que se ponga las pilas.

Las plantillas te solucionan la vida

Dado que el trabajo administrativo supone realizar muchas tareas más o menos estandarizadas es bueno estandarizar también los procesos de trabajo. De hecho el ejemplo que tenéis arriba está sacado de una plantilla al que he añadido unos adornos. Las plantillas también son un tiddler con la etiqueta plantilla y que tengo convenientemente enlazadas en la primera página de mi wiki para poder cortar y pegar enseguida.

Debo confesar que empecé utilizando plantillas meramente para evitar tener que estar copiando siempre lo mismo, pero me ha venido mejor que eso. Las plantillas me sirven para mejorar mi aprendizaje e ir refinando mi actuación; añadiendo tareas que son conveniente por seguridad o simplificando las innecesarias.

El mejor secreto de tiddlywiki

Son las tiddlytools, pequeños plugins para tiddlywiki cuya instalación no es difícil si no tenéis miedo y os leéis las faq (básicamente es crear un tiddler con el código fuente del plugin y añadir la etiqueta systemConfig). Yo uso el CalendarPlugin, CheckboxPlugin y TableofContents plugin, que os recomiendo vivamente, porque aunque no son imprescindible os facilitarán mucho la vida.

Poquito a poquito

Sé que todo esto suena muy complicado, pero como toda wiki mi sistema está en construcción. En realidad empecé con poco más que una journal y los cinco proyectos con los que estaba trabajando ese día. Luego he ido añadiendo día a día, según voy haciendo cosas y sigo aprendiendo.

Esto es todo por ahora, si gusta, por favor dejad un comentario para seguir explorando esta fascinantemente simple herramienta.