Son las 11:39 de un miércoles. ¿Qué hago ahora?
Para poder contestar esta pregunta primero consultamos el calendario. En el calendario hay todas las acciones que deberíamos hacer en una hora y/o día en concreto. Allí vemos las reuniones que tenemos, pero también los eventos del día como los aniversarios y las tareas que hay que hacer este día.
En las horas sin cita en el calendario, podemos trabajar desde las listas de acciones, que contienen todo lo que queremos hacer lo antes posible. Si vuestra vida se parece un poquito a la mía y si realmente habéis sacado todo de la cabeza, tendréis igual que yo un montón de acciones para hacer. ¿Cómo podemos disminuir las opciones disponibles para facilitar la elección de la siguiente acción?
El primero filtro que aplicamos es por contexto. Al crear la lista de acciones ya hemos separado las acciones por contexto, para poder ver sólo las acciones que físicamente podemos hacer en nuestro situación actual. Si estamos sentados delante del ordenador en el despacho, solo tenemos que consultar dos listas: Acciones para la oficina y acciones para el ordenador. Esto ya reduce el número de opciones significativamente.
El siguiente criterio a aplicar es el tiempo disponible. No tiene sentido empezar a escribir un informe de 100 páginas si dentro de 10 minutos tenemos una reunión; en este caso sería mejor elegir una tarea más pequeña, como por ejemplo contestar un correo.
Ya hemos reducido bastante la lista, pero podemos aplicar otro filtro: la energía disponible. No tenemos el mismo nivel de energía durante todo el día. Aunque es diferente para cada persona, la mayoría de nosotros tenemos más energía al principio de la mañana y al principio de la tarde. Lo mejor es guardar estos momentos para las tareas más difíciles y usar los momentos con menos energía para tareas más sencillas.
El último criterio que aplicamos al elegir la siguiente acción es la prioridad. ¿Qué tarea nos ayudará más a llegar a nuestros objetivos?
De vez en cuando en lugar de trabajar desde las listas podemos procesar las bandejas de entrada.
Y si hay alguna interrupción podemos hacer una evaluación sencilla porque gracias al flujo de trabajo tenemos una visión general de todos las tareas. Recuerda: Si eliges hacer una tarea en concreto, también eliges NO hacer las demás tareas.
Imagen Libreta de notas cortesía de Michaela Kobyakov
