Automatizar la lista de espera en Outlook

3 dic.

Outlook es una aplicación enorme, con muchísimas posibilidades para personalizarlo. En otros artículos ya he hablado de usar las reglas de correo para archivar el correo automáticamente basado en tus propios criterios. Así puedes separar correos importantes (de tu jefe o pareja) de las notificaciones de las redes sociales.

Outlook es una de las pocas aplicaciones que también pueden ejecutar reglas al correo que envías. Estas reglas las podemos usar para automatizar la lista de espera.

Primero, debes crear una carpeta para guardar los mensajes de delegación. Luego creamos una nueva regla (‘Herramientas’ > ‘Reglas y alertas…’ > ‘Nueva Regla…’. Entonces eliges la plantilla ‘Comprobar mensajes después de enviar’ y haces clic en ‘Siguiente’.

Marca la condición ‘Con cierto texto en el cuerpo del mensaje’ y click en el texto subrayado en azul en la parte inferior de la pantalla. Ahora tenemos que entrar la ‘palabra clave’ para identificar el mensaje como un mensaje de delegación. Yo uso ‘[ee]’ (en espera).

Clic en ‘Ok’ y en ‘Siguiente’ para ir al segundo paso. Ahora debes elegir la acción ‘mover una copia a la carpeta especificada’ y usar la palabra subrayada en azul para seleccionar nuestra carpeta de correo delegado. En mi caso, esta carpeta es ‘@Waiting for’. Clic en ‘Finalizar’ para guardar la regla nueva.

Si ahora envías un correo para delegar una tarea, solo tienes que escribir tu palabra clave ‘[ee]’ en algún lugar en el cuerpo del mensaje — yo habitualmente lo pongo al final del mensaje — y Outlook guarda automáticamente una copia en la carpeta de correo delegado.