El ABC de la externalización de servicios en un blog

Hace poco tiempo encontré una encuesta en un blog muy popular, en la que se preguntaba a los lectores si externalizaban algunas de las tareas de su blog. Los resultados demostraron que casi 1 de cada 3 sí lo está haciendo. Está claro que estamos hablando de un blog de habla inglesa y que la situación en esta blogósfera es muy distinta a la de la blogósfera española.

Pero también es cierto que, hoy en día, pocas tendencias se resisten a la globalización. En este artículo, voy a intentar presentarte los elementos clave del outsourcing de servicios para ver como podrías aplicarlo de forma ventajosa para ti en tu propio blog.

¿Qué es el outsourcing de servicios?

Si haces una búsqueda en Google sobre “outsourcing de servicios”, encontrarás—como muy a menudo—en la primera página de resultados a una página de Wikipedia.

Subcontratación: La subcontratación es el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato. En otras palabras, el outsourcing no es nada nuevo. Sólo es un término que se ha puesto de moda en el sector Informático, impulsado por las grandes consultorías de negocio.

Para centrar un poco el debate, vamos a limitarnos a los casos de la contratación de una empresa externa (Proveedor) para la realización de una tarea de otra empresa (Cliente) con las siguientes características:

• No se trata de contratar personal ajeno para completar estas tareas dentro de la organización, sino la contratación de un servicio llave en mano (personal + recursos) ejecutado fuera de la organización.
• Puede tratarse de un proyecto (tiene principio y fin) o de una tarea repetitiva permanente.
• El proveedor puede encontrarse cerca del cliente (nearshore) o lejos de él (offshore).

Beneficios del outsourcing de servicios

Son 4 los principales beneficios:

1. Permite abaratar los costos de producción.  Una empresa especializada en ciertas tareas es más eficiente que otra no tan especializada, y este eficacia debe repercutir directamente en el precio de compra (Horas necesarias * Precio hora).
2. Permite obtener productos de mejor calidad.  En promedio, una empresa especializada ofrecerá a sus clientes soluciones de mayor calidad.
3. Reduce el número de tareas rutinarias.  Suelen ser tareas que consumen mucho tiempo y generan poco valor. Son de las primeras que conviene externalizar.
4. Permite a la empresa dedicarse a tareas de mayor rentabilidad.  Los recursos de une empresa son limitados. Cualquier cosa que una persona hace es otra cosa que no puede hacer. Coste de oportunidad

En otras palabras, no me conviene hacerlo yo; hay otros que lo hacen igual de bien e incluso mejor que yo, además a un precio más competitivo. Como corolario muy interesante, el outsourcing de servicios te permite además pasar tus gastos fijos a variables, aligerando tu estructura de costes y haciendo tu organización más flexible.

¿Qué tareas podrías llegar a externalizar en tu blog?

Pues si lo piensas bien, son muchos los posibles candidatos

• Administración/gestión tecnológica:
  Pese a tener una formación técnica y que haya lanzado decenas de blogs/web/portales, en este blog he externalizado el 100% de las cuestiones relacionadas con el dominio, el alojamiento web y el manejo de mi gestor de contenidos, Wordpress. Estas tareas requieren permanentes actualizaciones y suelen plantear problemas de compatibilidad que consumen mucho tiempo para buscar la solución en blogs o portales especializados. Como esta tarea de solucionar los problemas no genera ningún ingreso, no es una cuestión clave para mi negocio, pero es indispensable que todo funcione bien, he decidido externalizarla. Mi socio lo hace mejor, más rápido y a un precio muy competitivo.
• Diseño gráfico/web:
  Me refiero al logo o la plantilla de tu blog. Es un hecho que tienes que competir duro para ganar la atención de los lectores. Por eso una buena decisión es tener un blog visualmente atractivo y que invite a ser recorrido. Si compras una plantilla paga, u optas por una plantilla gratuita, te garantizo que vas a necesitar varias horas para implementar los ajustes finales. Ahora bien, ¿te parece una decisión inteligente encargarte de ello, si ésa no es tu especialidad? Mi opinión es que no, y que se trata de un área que se debe externalizar. Aún si tú fueras diseñador o desarrollador. Si estás lanzando un blog, en esta ocasión lo tuyo va por otro lado: debes enfocar tu cabeza y tu tiempo en producir buenos contenidos y ser activo en la blogósfera para conseguir incrementar tus lectores.
• Revisión/Producción de artículos:
  Muy pocos pensemos en esto, pero los beneficios de tener un periodista o un escritor en tu proyecto son enormes. Primero porque quizás no se te da por escribir. Luego porque dispones de alguien muy valioso para hacer búsquedas en Internet y darte ideas de nuevos posts. También te puede ayudar a gestionar entrevistas con personas relevantes en tu nicho. Y como si esto no fuese suficiente, con unas instrucciones claras sobre el tono/la línea editorial que buscas, 5 ó 6 puntos fundamentales y una fuente de inspiración (por caso, usar como base una artículo en inglés) te saca un artículo original de primera. Uno de los procesos más eficientes que conozco es grabar un audio breve sobre una idea, a manera de monólogo, y en pocas horas lograr que el periodista que te colabora te lo convierta en un buen artículo. 5 minutos de trabajo para ti, un par de horas como mucho para el periodista, y ya está. Muy eficaz, inténtalo.
• Publicación de tus artículos:
  Muy bien, has terminado de escribir tu post, solo o con la ayuda de profesionales. Le dedicaste tiempo y neuronas porque sabes que allí está tu valor agregado, tu ventaja competitiva con respecto al resto de los bloggers. Pero ahora viene la parte de subir ese texto a tu blog, encontrarle una buena imagen, darle el estilo correspondiente, optimizar los factores In-Page de tu blog (SEO). Pues bien, son tareas que te llevarán fácil unos 30 minutos por post si deseas que todo esté perfecto. Si se repite una vez por día, estamos hablando de valiosísimas dos horas y media a la semana que podrías dedicar a otras cosas más productivas, o simplemente para desenchufarte un rato. 10 horas al mes que puedes utilizar a otras cosas.
• Posicionamiento web en buscadores — SEO y Link Building:
  La optimización para motores de búsqueda siempre ha sido de gran interés para mí, y sigo convencido de que cada emprendedor debería dedicarle más tiempo a entender cómo funcionan los buscadores. Al fin y al cabo, si eres dueño de un blog o un negocio online, tu éxito online depende de ello. No se trata de algo complejo, pero existen tantas alternativas que se termina convirtiendo en un verdadero océano: sumisión de artículos, comentarios, optimización in-page, desarrollo de keywords, directorios, etc… En mi caso particular, yo ya he hecho el esfuerzo de estudiar estos temas, así que han entrado en mi rutina de trabajo en el blog. Pero es típicamente una tarea que puedes externalizar, porque si nunca te has preocupado del SEO, harán falta unas cuantas horas de trabajo para poder ver los primeros resultados en Google.
• Animación en las redes sociales:
  Creo que ya casi nadie discute el valor de las redes sociales para un blog: está claro que las redes sociales remiten un tráfico cualificado hacia el blog. Puedes estar presente en una red social, la que más te gusta. Pero cómo haces para estar en Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube, etc… a la vez y tener un trato individual con cada uno de tus amigos. Automatizar el broadcast de tus contenidos es una solución, pero el valor de las redes sociales está en la conversación ¿verdad? ¿Qué es mejor? ¿Una conversación mantenida por un tercero o un buzón sin respuesta? Te dejo responder solo a esta pregunta.
• Moderación/animación de comentarios:
  A medida que tu blog vaya creciendo, tendrás que dedicarle más horas a responder a los comentarios en tu propio blog y también en participar de conversaciones en otros blogs de tu nicho. En algunos casos puede ser útil tener a alguien asumiendo estas tareas.
• Venta de espacios de publicidad:
  Si no estás contento con los ingresos que te da Adsense, puedes intentar contactar anunciantes directamente y ofrecerles un banner en tu blog. Este proceso suele funcionar y multiplicar por 3 ó 4 tus ingresos por publicidad. Pero hay un problema: tienes que gestionarlo tú mismo. Bueno… eso es si quieres; porque otra opción es tener a un tercero haciendo este trabajo de venta de espacios de publicidad para ti.
• Creación de infoproductos:
  Si, lo has leído bien. ¿Subcontratar la creación de un producto que vas a vender en tu web? Claro. Te dejo un ejemplo obvio: Si quieres poner a la venta una serie de vídeos o audios, hacerlo con una productora audiovisual te asegura una mayor calidad, y podrás así destacarte en comparación con tu competencia. Pero también puedes ir un paso más allá y tener preparada por tu periodista una versión texto de tu producto multimedia y vender el pack (pdf+audio) o (pdf+video) como un bundle a un precio mayor. Pero la mayor ventaja que puede tener esta estrategia es que vas a reducir tu Time-to-Market. Tendrás tu producto listo antes, lo que implica que tus ingresos también llegarán antes. Como ves, otra vez tiene sentido recurrir a la externalización de servicios para el desarrollo de tu portfolio de productos.
• Desarrollo de aplicaciones y Software:
  Desarrollar aplicaciones para iPhone o Facebook o un plug-in para Wordpress, es una forma muy interesante de generar buzz, conseguir enlaces entrantes, y según el modelo de negocio que decides implementar, generar algo de dinero. La mayoría de nosotros no sabemos desarrollar; así que en este caso la subcontratación más que una opción natural es una opción necesaria. Céntrate en definir lo que quieres, y deja la realización en manos de un tercero.
• Soporte/Administración:
  Leer emails, recepcionar peticiones, asignarles una prioridad, resolver un asunto es una tarea que puede llegar a consumir mucho tiempo. Cualquier optimización que lograras en este ámbito te liberará muchas horas.
• Contabilidad:
  Una vez por trimestre, paso el listado de gastos e ingresos a mi contador, y él se encarga de todo. Viene a verme para la firma de los documentos más importantes y ya está. Asunto resuelto. Una preocupación menos.

Tampoco se trata de externalizarlo todo. Pero según qué caso, podría serte de gran utilidad subcontratar 2 ó 3 actividades. A mí me encanta hacer lo que hago en mi blog. Pero eso no quiere decir que deba estar a cargo de absolutamente todas las tareas que trae aparejadas, desde los anuncios hasta el marketing, desde la redacción de los artículos al mantenimiento aplicativo del blog. No hay forma de hacerlo todo y hacerlo bien. Y aún poniendo todo nuestro empeño en esto, nos será imposible cumplir con nuestros hitos y terminaremos atascados y quemados. Con lo cual la mejor solución es buscar gente que nos ayude y distribuir las tareas para que se vayan cumpliendo en paralelo.

¿Cómo decidir qué externalizar?

No hay una respuesta estándar a esa pregunta. Depende de:

• Lo que hace cada persona.
  Dime qué haces y te listaré las posibles tareas para externalizar. Cada caso es distinto.
• Las habilidades de cada persona.
  A veces compensa centrarse en lo que mejor haces, otras veces es mejor centrarse en la generación de valor añadido. No es lo mismo.
• Los objetivos de cada persona.
  Si lo que buscas es excelencia tecnológica y crees que eres la mejor persona para lograrla, entonces no tiene sentido las externalización de ese tipo de tareas.
• Tu presupuesto.
  Claro, las horas de trabajo de terceros tienen un precio, al igual que las tuyas.

De forma general, podemos decir que debes definir las tareas estratégicas para ti y céntrate en ellas, buscando una externalización de todas las demás tareas. Sé selectivo en tus criterios al momento de definir tus prioridades estratégicas, ya que si no lo eres, es más que probable que el resultado del ejercicio no sea muy útil:

1. No tengo nada que externalizar: Todos tenemos tareas no estratégicas.
2. Lo que podría externalizar no me compensa: Algunas de ellas nos consumen mucho tiempo, son las tareas ideales para un ejercicio de Outsourcing.

Te planteo otro escenario. Piensa que tienes sólo dos horas al día para dedicarte a tu blog. ¿Qué cosas elegirías hacer en esas dos horas? Es mi caso en Ingresos Al Cuadrado y tengo muy claro que ahora que estoy en fase de lanzamiento, debo enfocarme en producir contenidos de altísima calidad y entablar conversaciones en la blogósfera/redes sociales. Todo lo demás, a día de hoy, es anecdótico para mí.

¿Dónde puedo encontrar a proveedores para externalizar tareas?

Yo conozco dos sitios fiables donde puedes encontrar a un montón de profesionales de todo el mundo que te pueden ayudar en tu blog:

1. Elance
2. ODesk

Ambos sitios actúan de intermediarios y ofrecen una mayor seguridad tanto para el comprador como para el proveedor. Puedes publicar tu proyecto y recibir cotizaciones, o bien buscar a un profesional a una tarifa por hora. Hay una sección de datos económicos en Odesk que te recomiendo consultar. La globalización ya es una realidad.

También puedes intentarlo con algunos foros verticales como los de Domestika o Foros de Maestros del web. En este caso, no hay intermediario, el riesgo puede ser mayor, sobre todo por parte del proveedor que va a realizar el trabajo.

Los 10 mandamientos para un outsourcing de servicios exitoso

1. Externalizarás todo lo que no es estratégico para ti:
   Tienes que identificar lo que es estratégico para tu caso. En el mío, son tareas prioritarias todas las relacionadas con las conversaciones (blogs, redes sociales) y la generación de ingresos (productos para vender, tráfico, conversiones). Me voy a centrar en ello, e intentar externalizar todo lo demás.
2. No externalizarás algo que no entiendas:
   Es la mejor forma de meter la pata y perder mucho dinero sin ningún resultado. Muchos empiezan su experiencia de outsourcing con un proyecto de desarrollo a medida de un SW, y es lo más difícil que hay, porque muy a menudo, el comprador no sabe lo que quiere. Empieza mejor con tareas repetitivas que dominas perfectamente y te consumen mucho tiempo. Poco a poco, irás incorporando más actividades en tu plan de Outsourcing.
3. Buscarás a profesionales expertos:
   Buscarás personas con experiencia demostrada (al menos 100 horas de servicios vendidos), feedbacks positivos (de 4 a 5 estrellas) y con un dominio del inglés muy alto (cuando fuera necesario). Huye de los amateurs; te harán perder el tiempo.
4. No dependerás de una sola persona:
   La productividad de los recursos suele bajar con el tiempo. Si te parece que los resultados ya no acompañan, al colaborar con una empresa, podrás obtener un recurso nuevo. Además, depender de un individuo es un riesgo para tu negocio.
5. Tomarás decisiones con criterios:
   Haz un prueba corta con 2 ó 3 posibles proveedores; es la única forma de saber cuál es el mejor. Por supuesto, tendrás que pagar la prueba realizada a todos los candidatos.
6. Tendrás expectativas justas:
   2 principios básicos: Bien es suficiente y Céntrate en los resultados que te entregan, no en el cómo se hacen las cosas. Cada uno trabaja de forma distinta. Respétalo.
7. No serás impaciente:
   Dale tiempo a tu nuevo socio. No midas el retorno de una acción a los 2 días de implementarla. Si decides ir por la vía del outsourcing, hazlo bien. El primero que tendrá que aprender a trabajar con este nuevo entorno eres tú.
8. Controlarás tu presupuesto:
   No te interesa el precio por hora de una persona, sino más bien el precio/tarea completada, o lo que viene a ser lo mismo, las horas que se van a tardar en completar una tarea. Con la experiencia, te será fácil lograr estimar tareas repetitivas. Te ayudará a tener un control absoluto de tu presupuesto. Si la tarea no es repetitiva, debes marcar un tope de horas a no superar, ya que de lo contrario las horas se te pueden disparar rápidamente (podría ser el caso de un trabajo de búsqueda de información en Internet, por ejemplo)
9. Tendrás una mentalidad Win-Win:
   No te olvides de que la rotación de proveedores tiene un coste transaccional muy alto. Ya que has hecho una prueba real con el proveedor que has seleccionado, por qué no lo incentives a dar lo mejor de sí. Déjale resolver problemas para ti sin consultarte, prémialo con un Success Fee de vez en cuando, si se cumplen ciertos criterios de calidad que habéis acordado entre ambas partes. Hazle feliz y contento de participar en tu proyecto.
10. Creerás lo increíble:
    Menos es más, es un principio clave del GTD que deja boquiabiertos a los todavía inexpertos. Haciendo tú menos, acabarás cerrando más tareas.

Si tú eres un gran blogger y tienes valor para ofrecer, lo recomendable es que te enfoques en eso: lo mejor que sabes hacer. Tus lectores percibirán enseguida el valor, todos los días, leyéndote.

Detrás del escenario, hay muchas actividades no productivas pero sí fundamentales. Cosas que deben ser realizadas, pero no necesariamente por ti. Y éste es el secreto y el verdadero poder del Outsourcing de servicios.

Tu opinión me importa

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