Cómo mantenerte organizado una vez que has pasado por el esfuerzo inicial

Has leído un libro o un blog sobre la productividad personal, y como sabes que debes organizarte mejor has empezado a implementar un sistema de productividad. Luego has creado tus listas de acciones, has apuntado tus citas en el calendario y has organizado los papeles en carpetas.

Si empiezas con un sistema de productividad estás motivado porque notas una mejora en la eficacia. Pero en muchas casos esta motivación no dura para siempre. Poco a poco, vuelven las pilas de papeles en tu mesa, ya no apuntas todo en tus listas de acciones, y durante una emergencia dejas de usar el sistema por completo.

Es algo que he visto pasar muchas veces, y tengo curiosidad por la solución a este problema. Los expertos de productividad personal me han contestado a esta pregunta:

¿Cuál es el mejor consejo para ayudar a alguien a mantenerse organizado, una vez que ha pasado por el esfuerzo inicial?

La constancia para la creación del hábito. Comenzar un nuevo proyecto siempre es divertido y siempre hay muchas ganas de hacerlo, más aún si es un proyecto dónde puedes ir obteniendo resultados. El problema es mantener el proyecto vivo y transformar ese primer esfuerzo inicial en un hábito que te acompañará durante largo tiempo.
Alex Bergonzini de GTD Bergonzini

Implementar un sistema de productividad requiere cambiar tus hábitos, lo que no es fácil de hacer. Necesitas constancia y disciplina.

Convertirlo en una rutina o habito, de forma que tu estado ‘natural’ sea estar organizado, y cuando las cosas se desmadren, por propia iniciativa, te pongas las pilas para recuperar el control de lo que se te ha ido de las manos.
David Topí

Nadie es productivo y organizado durante 100% del tiempo. Lo que distingue una persona productiva es saber como retomar el control de su vida.

Hacer. No hay nada que supere en mi opinión al estímulo que supone darte cuenta de que realmente haces más cosas que hacías antes, que eres realmente más productivo. Otra cosa muy importante es no pasar por alto las revisiones semanales y no desmoralizarte si el sistema no está permanentemente actualizado. Hablamos de cambiar y adquirir hábitos y eso rara vez sucede de la noche a la mañana. Es esencial mantener la perspectiva a largo plazo.
JM Bolivar de Optima Infinito

El Repaso Semanal es una herramienta importante para asegurarte que tu sistema de productividad está actualizado y completo.

Rutinas — Repetición — Hábito. La mejor organización y productividad es la que sale de dentro, sin esfuerzos y de forma natural. Eso sólo se consigue a base de hábitos y a ellos se llega con la repetición de rutinas. Plantéate gestos sencillos que repitas diaria o regularmente y todo será más espontáneo.
Berto Pena de ThinkWasabi

Los hábitos son la clave, pero desarrollar un hábito cuesta tiempo y esfuerzo.

Como usuario de GTD, creo que el mejor consejo es ‘revisar’ es decir, hacer ‘mantenimiento’ al sistema cada cierto tiempo periódico. En mi caso, para ciertas tareas hago revisión diaria y para otras semanal. Es aquí es donde radica el éxito del GTD o cualquier sistema de información adoptado pues es donde comienza la retroalimentación de todo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada.
Javier Ferrand de Vida en Orden

Si revisas tu sistema obtendrás pequeñas pistas sobre cómo puedes mejorarlo. Al final, todos estos pequeños cambios marcan la diferencia.

Crear hábitos y regularidades y prevenir los factores antiproductividad:

• Hacer las mismas cosas a las mismas horas
• Revisar tareas y proyectos una vez a la semana, y si es posible una vez al día aunque sea brevemente
• Asignar el momento adecuado en la semana para las tareas repetitivas y periódicas, como la realización de copias de seguridad, la limpieza de la mesa de trabajo y del despacho, etc.
• Determinar el timing diario que incluya periodos de trabajo y descanso, y el tiempo que se dedica a las redes sociales y las actividades 2.0

Yoriento

Hay un momento para todo y una buena planificación de la semana y de tus días aseguran que las diferentes áreas de la vida estén en equilibrio.

Lo primero, felicitarle por hacer el cambio. Lo siguiente es pararse un rato a pensar qué nos aporta estar organizado, en qué hemos mejorado. ¿Tenemos más tiempo para nosotros? ¿Estamos más relajados, menos estrésados? ¿Disfrutamos más del trabajo? Es decir, ¿somos conscientes de la mejora que está suponiendo en nosotros estar más relajados? Pues bien, esto lo hemos de grabar a fuego en nuestra cabeza, y pensar que hemos de mantener el hábito de mantenernos organizados por todo lo que nos da, y para no volver a la situación anterior en la que estábamos. Esto es lo que nos tiene que empujar, en un momento de debilidad, a mantener nuestro sistema de organización.
Daniel Aguayo de Du Tudú

Este consejo no solo vale al implementar un sistema de productividad, pero también para tus otros proyectos: primero debes definir el 'por qué' y siempre debes tener la meta a la vista.