¿Cuantas veces al día debo procesar el correo?

Hay muchos lectores que me envían preguntas relacionadas con los temas de El Canasto. Si recibo una pregunta que ya había contestado anteriormente, planifico un post en el blog sobre este tema. Una de estas preguntas es la frecuencia para leer y procesar el correo electrónico.

Según la encuesta que hice hace dos años, la mayoría de vosotros procesáis el correo entre 2 y 5 veces al día, aunque uno de cada cinco lectores mantiene la bandeja de entrada abierta durante todo el día. En internet puedes encontrar una amplia gama de consejos, desde cada 5 minutos hasta una vez cada dos días, pero personalmente creo que no es posible dar una frecuencia genérica que valga para todos.

Antes de dar mi consejo, supongo que usas listas de tareas y que no trabajas directamente desde la bandeja de entrada. Así que no puedes justificar tener la bandeja de entrada abierta durante todo el día como hace el 20% de los lectores que han participado en la encuesta (con la excepción de las personas cuyo trabajo consiste específicamente y únicamente en contestar correos uno por uno en el orden en que han llegado).

La frecuencia para procesar el correo depende del trabajo que estás haciendo, pero en general debes procesarlo tantas veces como sea necesario para hacer tu trabajo. Sé que esto no es lo que queráis oír, pero es así.

La mejor manera de encontrar tu propia frecuencia es mirar las citas y las tareas planificadas para hoy y estimar las posibilidades de recibir un correo que puede cambiar tu planificación por completo. Si, por ejemplo, trabajas como desarrollador de software en una aplicación grande, es poco probable que la planificación del día cambie debido a un correo y puede ser que tienes suficiente con procesar el correo una vez al día. Por otro lado, alguien quién trabaja en el departamento de marketing de una empresa y está preparando un evento grande para la semana que viene, seguramente basa gran parte de sus tareas en correos y llamadas que acaban de llegar. Esta persona necesita procesar su correo más a menudo.

Busca y sigue tu propia frecuencia para procesar el correo y luego trabaja desde el calendario y las listas de tareas. Para evitar distracciones es mejor cerrar la aplicación de correo completamente después de haber procesado el correo, o si tienes las listas de acciones en la misma aplicación, al menos desactivar las notificaciones de mensajes nuevos.