Un checklist muy útil para nuevos proyectos

Anteriormente ya he explicado la importancia de las listas de control o checklists. Hoy, quiero compartir una lista muy útil con todas las cosas que debes tener en cuanta al iniciar un proyecto nuevo. Esta lista sale en el último libro de David Allen, Making It All Work, y es una lista que uso muy a menudo. Como todas las listas, es un documento vivo, que cada vez que la usas debe ser actualizada y adaptada a tu situación.

Recursos

• ¿De quién necesitas aportación?
• ¿De quién podrías usar aportación?
• ¿Ya se ha hecho algo similar anteriormente?
• ¿De qué errores puedes aprender?
• ¿De qué logros puedes aprender?
• ¿Qué recursos tienes?
• ¿Qué recursos puedes necesitar?
• ¿Qué re-agrupación vas a necesitar? ¿Con qué frecuencia?
• ¿A quién necesitas?
• ¿Personal actual?
• ¿Contratación?
• ¿Subcontratistas, consultores?
• ¿Cómo obtendrás la participación?
• ¿Qué habilidades necesitas?
• ¿Quién necesita saber cómo hacer qué?
• ¿Qué capacitación necesitas?
• ¿Cómo conseguirla?
• ¿Qué otro tipo de comunicación necesitas?
• ¿Quién debe ser informado sobre el progreso?
• ¿Qué políticas y procedimientos están afectadas?
• ¿Qué pasa con la moral? ¿Diversión?

Cuestiones Ejecutivas

• ¿Cómo se relaciona el proyecto con el plan estratégico?
• ¿Cómo es su relación con otras prioridades, directivas y objetivos?

Administración

• ¿Quién es responsable del éxito de este proyecto?
• ¿Cuales son las líneas de comunicación?
• Métodos de presentación de informes
• ¿Qué estructuras necesitas?
• ¿Qué planificación probablemente falta para hacer?

Finanzas

• ¿Cuánto va a costar?
• ¿Cómo conseguirlo?
• ¿Que puede afectar los costos?
• ¿Podrías necesitar € adicionales?
• ¿Cuáles son los beneficios potenciales (€)?
• ¿Quién firma los cheques?

Operaciones

• ¿Cuál es el calendario?
• ¿Plazos fijos?
• ¿Qué podría afectar el calendario?
• ¿Quién va a hacer el trabajo?
• ¿Cómo puedes garantizar la entrega completa?

Calidad

• ¿Cómo vas a controlar el progreso?
• ¿Cómo sabrás si el proyecto está en curso?
• ¿Qué datos necesitas y cuándo?
• ¿Qué informes, a quién, cuándo?

Política

• ¿De quién necesitas aceptación?
• ¿Cómo puedes conseguirla?

Las partes interesadas

• La junta directiva
• Los accionistas
• Los empleados
• Los vendedores
• Los clientes
• La comunidad

Legal

• ¿Problemas?
• Reglamentos

Espacio/Servicios/Material

• ¿Qué espacio requiere?
• ¿Cómo conseguirlo?
• ¿Qué herramientas necesitas? ¿Cuándo?
• Teléfonos/Ordenadores

Investigación

• ¿Qué conocimientos puedes necesitar?

Relaciones Públicas

• ¿Los demás deberían saber acerca del proyecto?
• ¿Cómo se hace eso?

Riesgos

• ¿Qué puede suceder?
• ¿Podrías manejarlo?

Pensamiento creativo...

• ¿Quién se preocupa por el éxito del proyecto?
• ¿Qué dirían, preguntarían o aportarían que tú aún no has hecho?
• ¿Cuál es la peor idea que puedes imaginar acerca de la realización del proyecto?
• (¿Qué es por tanto la mejor idea que es su contrario?)
• ¿Qué es lo más indignante que puedes pensar sobre este proyecto?
• ¿Que haría este proyecto único?
• ¿Que aún no te has preguntado acerca de esto?