Un buen archivador #2

En el primero artículo sobre archivar explicaba la importancia de tener un buen archivador. Si no tienes un buen archivador, pierdes mucho tiempo al buscar cosas y porque tardes más en procesar correo, notas y otras cosas.

Si no puedes añadir algo al archivador de forma rápida y simple, veras que poco a poco se llena la bandeja de entrada con cosas que deberías archivar, simplemente porque el esfuerzo es demasiado grande. Mira a tu alrededor para ver si tengo razón.

En este artículo doy siete principios para crear un buen archivador que funcione para ti.

1. Tiene que encajar contigo

Tú eres el trabajador de conocimiento, el profesional. En primer lugar debe apoyarte en tu trabajo. El archivador debe encajar contigo, con tu personalidad y tu estilo de trabajo.

Claro, no siempre puedes decidir cómo organizar el archivador. Si trabajas en una organización grande es muy probable que la organización del archivo haya sido estandarizada por los contables que no han leído estos artículos.

Pero si se trata de tu archivador personal vale la pena mirar cómo puedes optimalizarlo para que funcione para ti.

2. Si es posible usa solo un archivador

Claro, puedes crear varios archivadores, uno para cada área de tu trabajo o uno para cada parte de tu vida privada.

Pero un archivador general tiene claros beneficios: por ejemplo, nunca hay que pensar dónde has archivado algo («¿He puesto esta carpeta en Recursos Humanos o Inventario?»). Uno de los problemas más grandes al archivar es que siempre hay cosas que puedes archivar in dos categorías o incluso más. Si no solo tienes varias categorías, pero también varios archivadores el problema solo se aumenta.

3. Usa una carpeta por cada asunto

Cada asunto tiene su propia carpeta. Etiquetado con el nombre del asunto.

Esas carpetas pueden ser carpetas colgantes (como uso yo) o carpetas manila (aconsejado por David Allen). Pero no debes usar las carpetas con anillos o cajas para su archivador, porque con estas carpetas veras como vas a archivar material de varios asuntos en el mismo archivador.

Si tienes más asuntos por carpeta estás complicando el archivador. Porque si uno de los asuntos en la carpeta crece tanto que ya no cabe todo en la carpeta debes reorganizar la distribución de los asuntos. ¿Y sabes qué? Eso es demasiado trabajo y por tanto no lo haces.

Además, si estás trabajando en un proyecto en concreto es lo mejor tener solo la carpeta de este proyecto en la mesa. Quieres mantener la cabeza vacía, y eso es difícil si tienes material de varios proyectos en la vista. Tu cerebro funcione en una manera asociativa, y por tanto ver el material de otro proyecto te influye directamente.

Para el flujo de trabajo, el enfoque y la concentración es mejor siempre tener solo un proyecto delante de ti, y lo más fácil de conseguir eso es archivar cada asunto en su propia carpeta.

4. Ordenar las carpetas alfabéticamente

El orden alfabético es el más fácil para archivar y recuperar cosas. El momento que usas subdivisiones como clientes, proveedores y empleados trabajas en realidad con varios archivadores. Claro, eso depende también del tamaño del archivador y del número de personas que lo usan. Además existen reglas legales para algunos tipos de archivadores. Pero en general, si estás haciendo tu propio archivador de trabajo es mejor tener solo un archivador ordenado alfabéticamente.

El orden alfabético hace que puedes reencontrar cosas sin tener que pensar dónde buscar. Si estás buscando una carta sobre tu teléfono móvil, miras primero al Teléfono Móvil, y si no lo encuentras allí miras al Vodafone y en pocos segundos has encontrado la carpeta y la carta.

5. Etiquetar las carpetas

No sé cómo funcione en nivel mental y de psicología, pero si imprimes etiquetas para tus carpetas con un rotulador electrónico tu archivador parece mucho más profesional y será un placer de archivar cosas. Imagínate que tienes una reunión con un cliente. ¿Qué queda mejor?: una carpeta con una etiqueta profesional con el nombre de su empresa o el mismo nombre escrito con un bolígrafo o lápiz (especialmente si escribes como yo). Si yo hable con un proveedor o cliente siempre miro como tiene sus cosas organizadas. ¿Es solo algo mío?

Para crear tus etiquetas prolijamente te aconsejo invertir en un rotulador electrónico, preferiblemente con un teclado o mejor conectado al ordenador.

6. Tener todo el material a mano

Asegúrate que tienes todo el material necesario para hacer una carpeta nueva cerca: una buena pila de carpetas vacías, suficientes etiquetas y el rotulador. Lo más esfuerza (¡y tiempo!) te cuesta crear una carpeta nueva, lo menos probable es que realmente vas a hacerlo.

7. Limpia el archivador cada año

Si limpias el archivador cada año puedes archivar todo en cada momento sin tener miedo que desaparece en un agujero negro.