Urgente e importante 2
El mes pasado pregunté por la urgencia y la importancia de tus tareas. La figura abajo es un gráfico del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. Para el resto de este artículo uso la numeración de este libre:
- I: Urgente e importante
- II: No urgente e importante
- III: Urgente y no importante
- IV: No urgente y no importante
IV
Empiezo con el cuadrante más obvio. En este cuadrante están todas las tareas no urgentes y no importantes, como surfear por internet, mirar la televisión, etc. Normalmente son cosas que no tienes planificado y que no salen en tu lista de tareas o calendario. Cuando haces tareas de este cuadrante, seas consciente de que no puedes usar ese tiempo para tareas más importantes. En algunos casos no hay problema, por ejemplo si has tenido un día de trabajo duro y no quieres pensar más, pero normalmente es mejor buscar una tarea poca intensiva en los cuadrantes I o II.
III
El cuadrante III es un cuadrante peligroso, porque muchas veces confundimos la urgencia como importancia. Cuando un compañero entro en el despacho con una pregunta, normalmente dejamos lo que estamos haciendo para responder. Cuadrante III consiste principalmente de distracciones: el aviso de correo nuevo, Twitter, mensajería instantánea, etc. Tareas en cuadrante III deberíamos delegar a otra persona o simplemente borrar de nuestra lista, el flujo de trabajo de Organízate con Eficacia te ayudaré al encontrar y procesar estas tareas.
II
Otro cuadrante importante pero ignorado por mucha gente son las tareas importantes pero no urgentes. Si cuides de las tareas en el cuadrante I tendrás menos tareas urgentes. En cuadrante II encontrarás tareas de mantenimiento pero también tareas relacionado a nuestras metas a largo plazo. Si estás pasando los días apagando fuegos tendrás que trabajar más en tareas de cuadrante II.
I
Normalmente pasamos mucho tiempo haciendo tareas del cuadrante I, como también la encuesta ha mostrado. Tareas en este cuadrante son importantes, es decir, esas tareas están relacionadas a nuestras responsabilidades y/o las metas a corto y largo plazo. Además son urgentes, tenemos que finalizar esas tareas en corto plazo. Tareas en cuadrante I incluyen la atención al cliente, contestar correo electrónico, siempre vale la pena trabajar en tareas de cuadrante I, solo tenemos que vigilar que también queda tiempo para tareas en el cuadrante II.
