Tampoco piensas cómo cepillar tus dientes
Si siempre haces algo en exactamente la misma manera, resulta cada vez más fácil hacerlo. Después hacerlo varias veces entras en una rutina y ya no piensas en como hacerlo. Por tanto necesitas menos energía y muchas veces acabes más rápido. Este no solo te sirve al cepillar tus dientes, pero también cuando estás procesando tus asuntos. Si siempre planificas las acciones en la misma manera, ahorras tiempo y energía por que no debes pensar cada vez que apuntas algo en tu sistema externo. Y por tanto tienes más tiempo disponible para trabajar en una manera creativa en la ejecución sus acciones.
En mi artículo "Asuntos para resolver" escribió sobre las tres preguntas para cada objeto que entra en tu vida.
Todos los objetos sin acción puedes mover directamente a tus archivadores, a tu lista de Algún Día/Quizás o a la papelera. Vamos a ver que debes hacer si el objeto necesita una acción. Al menos te haces dos preguntas: "¿Que resultado deseo?" y "Entonces ¿cuál es el próximo paso?". Si puedes hacer este próximo paso en menos de 2 minutos, hazlo directamente, según la Ley de Dos Minutos. Pero si esperas necesitar más tiempo, todavía existen varias opciones:
Delegar
Puede pasar que hay cosas que no puedes o no quieres hacer. Quizás quieres delegarlo a tu compañero, a tu jefe o a una empresa externa. También es posible que necesitas más información para continuar esta tarea.
En todas estas situaciones puedes delegar la tarea -- o enviar un correo pidiendo información adicional -- y apuntas el hecho en tu lista de 'En Espera'. O si el objeto es de papel puedes escribir una nota en este papel y ponerlo en la bandeja 'En Espera'.
Frecuentemente revisas todos los artículos en esta lista o bandeja. De esta manera puedes ver que has delegado y puedes controlar el progreso. ¡Lo importante es que nada de esto queda en tu cabeza!
En tu calendario
Otras tareas están vinculadas a una fecha específica o una hora específica. Si haces una cita para una reunión, lo apuntas en tu calendario con fecha y hora.
Muchos calendarios disponen de un espacio para notas relacionadas al día, pero que no tienen hora. Si por ejemplo debes llamar el garaje en martes, y no importa a que hora llamas, puedes apuntarlo en esta sección de tu calendario.
Además de estas cosas, no hay nada más en tu calendario. Mucha gente apunta sus listas de tareas en el calendario. Pero estas tareas pertenecen a la lista de Próximos Acciones, y no en el calendario. Solo en esta manera puedes ver en una mirada lo que absolutamente tienes que hacer hoy -- que son las 'citas duras'. El resto del día tienes tiempo para trabajar desde tu lista de Próximas Acciones.
Próximas Acciones
En tu lista de Próximas Acciones (en la bandeja con el mismo nombre) pones todas las tareas que no están relacionadas a una fecha u hora y que no has delegado. Esta lista sirve como un menú de tareas: mientras trabajas puedes elegir sus tareas del menú.
Si empiezas a trabajar, eliges la tarea que en este momento tiene la prioridad más alta, o la tarea que puedes hacer con la energía que tienes en este momento, o la tarea que simplemente prefieres hacer ahora.
La lista consiste de acciones muy concretas, por que ya has pensado en la Próxima Acción cuando el objeto ha entrado en tu vida. La descripción de la tarea deja claro que debes hacer y como lo tienes que hacer. Si leas en tu lista 'Planificar proyecto XYZ', no sabes que debes hacer, mientras 'Enviar correo a Jorge para proponer fecha reunión' es mucho mas claro.
Proyectos complejos con varias acciones requieren mas estructura -- escribo más sobre este tema en unas semanas. Pero si dominas bien las acciones básicas, trabajas más ágil y eficaz, sin tener que pensar mucho en como procesar un objeto. Igual a cepillar tus dientes.
