GTD y Outlook
Microsoft Outlook es con diferencia la herramienta de planificación más utilizado en empresas. Muchas empresas medianas y grandes utilizan el Exchange como plataforma de comunicación empresarial. Y por tanto los trabajadores de esas empresas utilizan Outlook.¿Esta Outlook preparado para en método de Organízate con Eficacia? Pues, por defecto faltan un par de cosas, pero se puede mejorar Outlook fácilmente.
Reconfigurar Outlook
Menos de 1% de los usuarios de Outlook utilicen las dos áreas más útiles: las tareas y las notas. Las tareas han sido diseñadas para gestionar proyectos y incorporan funciones avanzadas para el seguimiento del estado y el porcentaje de progreso, y para delegar tareas a otras personas. No obstante, la manera en que trabajamos normalmente no cabe en este modelo, y casi nadie llena estos campos con información útil y actualizada.
Las notas han sido diseñadas para 'aparcar' ideas, como hacemos con los Post-it. En contrario a las funciones para gestionar tareas, Microsoft no ha proporcionado ninguna herramienta para gestionar notas.
Si queremos utilizar las tareas y las notas para Getting Things Done, deberíamos añadir y cambiar un par de vistas. Para las tareas puedes definir tus contextos en el campo Categoría, y agrupar de este manera tus tareas por contexto: @casa, @oficina, @ordenador, etc. David Allen he escrito un documento—en inglés—lleno de ideas para mejorar Outlook y adaptarlo al GTD. Si no tienes experiencia en adaptar las vistas en Outlook, vale mucho la pena de gastar $10 para comprar este documento.
El Outlook GTD add-in
Un poquito más avanzado, pero aún más útil es el complemento GTD para Outlook. Este software es más caro que el documento de David ($69,95), pero te adapta directamente todas las pantallas. Además la barra de herramientas GTD te permite procesar los correos de manera fácil. La barra tiene botones para borrar, delegar y diferir mensajes y para pasar los mensajes a la lista de Tareas, la lista de Algún día/Quizás o el Archivador. Oficialmente este herramienta solo funcione si tienes el Outlook—hasta versión 2003—instalado en inglés, pero adaptarlo al castellano es relativamente fácil: solo hay que repasar los filtros en las vistas. Algunos categorías utilizados no se puede cambiar de nombre, como someday y @waiting for, pero además funcione perfectamente.
La policía GTD
La policía GTD es un conjunto de macros para Outlook que te permite trabajar con proyectos en una forma más ágil. Estos macros solo funcionen en conjunto con el add-in GTD. Después de haber activado la policía GTD puedes especificar para cada tarea vinculado a un proyecto que tarea se ha de generar al completar la tarea actual. Por ejemplo, si tu proyecto es "Revisión anual del coche" y el Próximo Paso es "Llamar a Juan para el numero de teléfono del garaje", ya sabes que después haber llamado al Juan vas a llamar al garaje. Entonces solo hay que poner "- Llamar al garaje para cita" en las notas de la tarea, y la policía GTD genera automáticamente esta tarea. Para descargar los macros de la policía GTD, consulte los foros de Netcentrics.
