Un famoso refrán holandés dice que “Un buen comienzo es medio trabajo hecho”. Lo que haces durante la primera hora del día determina el éxito de todo el día. Si eres capaz de empezar el día con un buen ritmo de trabajo, verás que podrás mantener este impulso durante casi todo el día. Este principio es la base de mi servicio El Impulso de la Mañana.

Para poder empezar tu rutina de la mañana, tendrás que finalizar la tarea más difícil del día: despertarte. Tu planificación del día no vale nada si se te han pegado las sábanas. Una vez que empiezas a correr, llegarás tarde a todos los sitios. Hay algunas cosas que puedes hacer para despertarte a la hora:

• Busca ritmo: Si cada día —incluso los fines de semana— te despiertas a la misma hora, al final te acostumbrarás. Si mantienes un ritmo estricto durante bastante tiempo es incluso posible que ya no necesites ningún despertador.
• Pon dos despertadores: Esto es el método que yo uso. Mi primera alarma es la radio. Mientras escucho la música, me despierto poco a poco. Cuando, un cuarto de hora más tarde, suena la segunda alarma, ya estoy bastante consciente y sé que ha llegado la hora de levantarme. Si esto no es suficiente, puedes optar por colocar la segunda alarma al otro lado de la habitación, para obligarte a levantarte si quieres apagar esta alarma.
• Enciende las luces o abre las cortinas: Luz —preferiblemente natural— es el mejor estímulo para despertar nuestro celebro. Existen despertadores especiales que emiten luz en lugar de emitir sonido, pero también puedes simplemente hacerlo a mano.

Si algún día te despiertas demasiado tarde, puedes tomar algunas provisiones para disminuir los daños:

• Prepara todo el día anterior: no solo si se te han pegado las sábanas es útil preparar el material necesario. La noche anterior ya puedes prepararte un bocadillo para desayunar. También ya puedes preparar la ropa y las cosas que tienes que llevar a la oficina.
• Todo en su sitio: Asegúrate siempre de guardar tus llaves, la cartera, el móvil, etc. en el mismo sitio, para no tener que buscarlas antes de salir de casa.
• Sigue cada día la misma rutina: si siempre haces las cosas en el mismo orden, no solo podrás hacerlas más rápidas, pero además podrás hacerlo sin pensar.

Cada persona tiene su propio método paga agilizar la primera hora del día. Estoy muy interesado en leer vuestros consejos y trucos en los comentarios.

Para los lectores que crean que tienen más problemas que los demás al despertarse, siempre hay alguien que está en peores condiciones:

Una persona verdaderamente productiva tiene una característica muy importante: hace cosas.

Puedes planificar todo lo que quieres, usar el mejor gestor de tareas, tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar tus objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizas ninguna acción.

Pero esto no es todo: como hay más trabajo que horas, no es suficiente solo finalizar las tareas. Hay que hacer una elección: cuáles son las cosas que harás y cuáles son las cosas que dejarás de hacer. Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que te dan más beneficios a largo plazo y dedicar tus esfuerzos a estas tareas.

Lea todo el artículo en Un CIO como tú en una Cloud como ésta…

Cada vez tenemos menos tiempo para pensar, una actividad esencial para nuestro desarrollo personal. Para poder aprovechar mejor los pocos momentos que tenemos para reflexionar, he creado esta lista de preguntas que nos pueden ayudar a evaluar la planificación de la semana. Estas preguntas podemos usarlas en la revisión semanal o simplemente cuando tenemos un momento de tranquilidad.

• ¿Qué he aprendido durante la última semana? Si no sé cómo contestar a esta pregunta, hay que cambiar algo, porque nunca hay que dejar de aprender cosas nuevas.
• ¿Cuál fue mi mayor logro de la semana pasada? Esta pregunta sirve para evaluar el progreso.
• ¿Qué momento de la semana pasada fue el más memorable y por qué? Para identificar nuevas pasiones y objetivos.
• ¿Cuál es la tarea más importante para llevar a cabo la semana que viene? Todas las demás tareas las debes tratar como tareas secundarias.
• ¿Qué puedo hacer ahora para facilitar el trabajo de esta semana? Llenar el depósito de gasolina del coche, programar alarmas en el calendario para reuniones importantes, llenar el bloc de notas con hojas nuevas, etc.
• ¿Qué problemas del pasado pueden volver a manifestarse durante la semana que viene? Aprende del pasado para estar preparado para el futuro.
• ¿En qué tarea he perdido más tiempo en la última semana? Busca una estrategia para evitar que vuelve a pasar.
• ¿Qué tarea he estado evitando? Planifica esta tarea en tu agenda, si es posible el lunes a la primera hora de la mañana.
• ¿A quién puedo ayudar la semana que viene? La mejor manera de recibir ayuda es ayudar a los demás para que se acuerdan de ti cuando necesites ayuda.
• ¿Cuáles son mis tres objetivos para los próximos dos años? Si tengo mis objetivos presentes, tendré más posibilidades de avanzar durante la semana que viene.
• Alguna de mis acciones de la semana pasada me han acercado a mis objetivos? Si la respuesta es negativa, algo hay que cambiar durante la semana que viene.

Estas son solo algunas de las posibles preguntas de evaluación que puedes usar cada semana. ¿Utilizáis este tipo de preguntas para evaluar la semana? ¿Cuáles son?

He publicado un nuevo articulo en el blog Un CIO como tú en una Cloud como ésta….

Existen muchas definiciones de la productividad, pero yo lo explico así:

Conseguir los objetivos con el uso óptimo de recursos.

Verás que mi definición de la productividad consiste de dos partes. Primero hay que lograr los objetivos, es decir producir algo. La segunda parte habla del uso de los recursos. No solo producimos algo, lo hacemos eficazmente. Así obtendremos margen para producir más cosas - o para hacer otras cosas. Observa que en esta definición encontramos los dos aspectos eficiencia y eficacia.

Lea todo el artículo La productividad personal.

¿Quien no ha olvidado alguna vez de adjuntar un fichero al mensaje de correo? Otro problema que tengo es que a veces, mientras escribo el mensaje, uso accidentalmente las teclas ⌘+↩ (o ^+↩ en Windows), el atajo de teclado para enviar el mensaje. En ambos casos, el resultado es que he enviado un mensaje incompleto y poco profesional.

Hoy quiero compartir un truco que uso para evitar enviar emails incompletos. El truco es muy sencillo: escribo los mensajes al revés. Normalmente, cuando creo un nuevo mensaje, el cursor está posicionado en el primer campo de la pantalla: el destinatario. Este campo es el único campo obligatorio para poder enviar el email. Es decir, en el momento que relleno el destinatario tengo un correo técnicamente válido que ya puedo enviar. Dicho de otra manera: mientras no rellene este campo, no podré enviar el correo.

Siempre sigo este orden al redactar mis correos:

1. Ficheros adjuntados: Si tengo que enviar un fichero por correo —¡solo ficheros pequeños!—, lo mejor es adjuntarlo primero. Además, la mayoría de las aplicaciones como Word, Acrobat Reader, etc. permiten enviar el fichero abierto directamente desde la aplicación sin necesidad de crear el email previamente.
2. Texto: Una vez tengo un correo nuevo con los ficheros adjuntados, escribo mi mensaje.
3. Asunto: No tiene sentido rellenar el asunto si aún no he escrito el texto. El asunto debe explicar al destinatario de qué va el texto y es más fácil crearlo a partir del contenido del mensaje.
4. Destinatario: Después de haber revisado el mensaje, relleno el campo destinatario y envío el correo.

Bonus

Algunas aplicaciones como Microsoft Outlook tienen la posibilidad de aplicar reglas a los mensajes salientes. Esta función me permite crear una regla que retrasa el envío del mensaje, por ejemplo, tres minutos más tarde. Usando esta regla, cada mensaje que envío queda durante este tiempo en la bandeja de salida, dónde todavía puedo aplicar correcciones.

Frecuentemente me dicen que la parte más difícil de Getting Things Done es el Repaso Semanal. La mayoría de los seguidores de GTD lo han hecho alguna vez, pero casi nadie lo hace con frecuencia. Desde mi punto de vista, la falta de rutina para revisar todo el sistema de productividad personal es la mayor causa de fracaso en la implementación de los hábitos de este método.

Para ayudar a todos los que no hacen el Repaso Semanal con frecuencia, he recopilado esta lista con 11 consejos prácticos:

1. Planifica el Repaso Semanal en el calendario para acordarte de hacerlo. Obviamente, solo funciona si realmente usas el calendario y si además tratas a cada cita como un compromiso.
2. Haz la Revisión Semanal junto con una compañera. Si has quedado con otra persona, no será tan sencillo posponer la actividad. Además, juntos es más fácil de reservar una sala de reuniones para poder trabajar sin interrupciones.
3. Convierte el Repaso Semanal en una actividad más divertida: escucha tu música favorita, enciende unas velas, toma una copa de vino o come un poquito de chocolate.
4. Si trabajas horas extras esta semana, ¿porque no añadir una hora más? De este modo, al menos tendrás una visión general de lo que tienes pendiente para la semana que viene.
5. Haz un Repaso Semanal corto. Es mejor hacerlo más breve que no hacerlo porque no tienes suficiente tiempo disponible. Empieza con la lista de proyectos y revisa tus listas de acciones. Si aun queda tiempo, también puedes revisar el calendario.
6. Sal de la oficina para hacer la Revisión Semanal, hazlo por ejemplo en un bar. Allí seguramente puedes trabajar sin interrupciones y con menos distracciones. Una taza de café también ayuda.
7. Si has llevado a tu hijo a su clase de música o al entrenamiento de fútbol, tendrás una hora para escapar de la rutina diaria. ¿Porque no usas este tiempo para revisar tu sistema de productividad?
8. Haz el Repaso cada dos semanas en lugar de cada semana.
9. Un día a la semana puedes poner el despertador a las 6:00 en lugar de las 7:00. La primera hora de la mañana habitualmente es más tranquila.
10. Haz el Repaso Semanal en el tren usando el tiempo para viajar hacia la oficina.
11. Divide la Revisión Semanal en pasos más pequeños para poder hacerlos en varios momentos durante el día.