El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más usados. No obstante, hay muy poca gente que disfruta de su correo. Para todas estas personas publico hoy 20 consejos para usar esta herramienta con más inteligencia y más eficacia.

1. Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo, sino es posible que leas algunos mensajes 10 veces o más. Marcar el mensaje como no leído para indicar que aún debes hacer algo con el mensaje no es la solución; para eso existen las listas de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos días.
2. Copia cada mensaje que requiere acción al sito adecuado: si estás esperando a otra persona guárdalo en la carpeta ‘en espera’, y todo lo que no requiere ninguna acción para ahora, lo aparcas en la carpeta ‘algún día/quizás’. Citas van al calendario y tareas a la lista de acciones. Así te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.
3. Luego, mueves cada mensaje a la carpeta ‘archivo’. Así puedes fácilmente reencontrar cada mensaje.
4. Intenta almacenar todos los mensajes en solo una carpeta para evitar tener que tomar una decisión sobre dónde guardar cada mensaje. Si es necesario puedes crear sub-carpetas, pero intenta reducir el número de carpetas.
5. Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto. Muchas veces puedes encontrar un mensaje rápidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.
6. Usa software para abreviar textos largos. Outlook tiene por defecto una funcionalidad de autocorrección, pero también puedes usar un software externo como ActiveWords o Typinator. Con estas herramientas ya no es necesario buscar la ruta hacia la oficina y pegarla en el correo; con tres teclas tendrás el mismo resultado en una fracción de segundo.
7. Usa atajos de teclados. Según estudios, trabajar desde el teclado es un 50% más rápido que usar el ratón.
8. Aprende mecanografía. En esta era de ordenadores ya no hay excusa; teclear con diez dedos es mucho más rápido.
9. Apaga las pantallas y los sonidos que te avisan de correo nuevo. Configura también el programa de correo para que no descargue el correo continuamente. Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierre el programa de correo durante el resto del día.
10. Contesta el correo directamente si puedes hacerlo dentro de dos minutos. No lo debes hacer cuando llega (vea el consejo anterior), pero solo cuando estás procesando el correo. Cada correo que has podido contestar mientras estas procesando puedes olvidar y no hay que apuntar nada en tu sistema de productividad personal.
11. Toma 12 minutos para contestar el correo y luego continuas con otras tareas. Así puedes estimularte de procesar el correo de manera más eficaz mientras reservas tiempo para el otro trabajo.
12. Usa listas de tareas. Si copias un correo a la lista de tareas tendrás la posibilidad de cambiar el asunto para que quede claro qué hay que hacer exactamente con el mensaje. Es mucho más fácil elegir una tarea desde una lista de acciones con descripciones claras que elegir desde una carpeta de correo con asuntos varios.
13. Usa una lista ‘En Espera’. Usando esta lista estás seguro de que no olvidas nada (si revisas esta lista al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos mensajes fuera de la vista.
14. Si es posible, contesta los correos durante el próximo día laboral. A un lado no debes contestar los mensajes demasiado rápido para no crear expectativas imposibles, mientras tampoco puedes esperar mucho tiempo.
15. Escribe tus respuestas en 5 líneas. Si no puedes hacerlo en cinco líneas, es probablemente más eficaz usar el teléfono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos largos y además pierdes mucho tiempo escribiéndolos.
16. Especifica un asunto claro para cada correo que envías. ¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario?
17. Cuida con los CC y CCO. La atención y el tiempo de los otros también tiene valor.
18. Configura el programa de correo para que no envía los correos directamente. Así te puedes permitir hacer fallos sin consecuencias desastrosas.
19. No discutas por correo electrónico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
20. Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.

¿Cuál es tu mejor consejo para gestionar el correo?

Si prometas hacer demasiadas cosas tienes un problema muy grave. Te falta tiempo para hacer todo (¡estrés!) y poco a poco pierdes la credibilidad. ¿Pero cómo solucionarlo si es tan fácil de decir "sí"?

Una promesa es una promesa
¿Quién no tiene su agenda y lista de tareas llenas? Cada día debes finalizar cientos de acciones antes de tener un poquito de tiempo de libre elección. Esto puedes hacer mejor, por ejemplo por prometer menos cosas.

¿Por qué la gente promete tanto?

• Te gusta ayudar a la gente. Si puedes ayudar alguien con una cosa que es fácil para ti, lo harás con gusto. Pero si cada vez recibes más peticiones para estas cosas pequeñas, ya no sabes separar "me gusta hacerlo" y "esto es demasiado para mí". La solución habitualmente empieza con pensar sobre quién eres y qué quieres hacer con tu vida. Sino, empezará con un burn-out.
• No sabes decir 'no' si alguien te pide algo. Para mucha gente, decir "sí" es más fácil que decir "no". Para poder decir "no" de manera elegante necesitas mejoras habilidades de comunicación. Si no aprendas cómo decir no, nunca saldrás de esta situación con demasiado trabajo dónde te sientes infravalorado y manipulado.
• No sabes cuánto tiempo necesitarás. Especialmente para gente optimista es difícil estimar cuánto tiempo y energía son necesarios para hacer algo. No necesitas mucho tiempo para decir "si", probablemente menos tiempo que decir "no". ¿Pero sabes en este momento cuanto tiempo necesitarás?
• No sabes cuánto tiempo te queda. Con dinero es más fácil de saberlo: en cada momento puedes consultar el extracto del banco para ver tu saldo. Si una amiga te pide 1.000€ sabes si los tienes o no. Pero si te pide ayudarla pintar su casa, ¿dónde está tu saldo de tiempo?

Muchas de estos problemas son el resultado de una falta supervisión. No sabes cuánto tiempo ya tienes asignado a tareas pendientes y tampoco sabes cuánto espacio aún queda en tu agenda. Si hoy dices "si" has solucionado el problema... para hoy. Y mañana ya verás cómo vas a hacerlo.

¿Qué hacer para evitar prometer demasiado?
Muy fácil: ser consciente de todo que debes hacer. Getting Things Done es idóneo para esto: si gestiones tus compromisos en un sistema externo, no tienes que confiar en tu cerebro para recordarte de las tareas, las citas y las promesas. Si empiezas a trabajar con este sistema, ver todos tus compromisos juntos en una lista puede dar un buen susto. ¡Tienes más cosas para hacer que pensabas! Pero una vez que te has acostumbrado te sientes liberado, porque en cada momento sabes lo que aún hay para hacer.

Si sabes exactamente lo que tienes pendiente de hacer, es muy fácil decidir si esta semana tienes espacio para aceptar una tarea nueva. Toma cada promesa y compromiso en serio, y apúntalas en tu sistema de productividad.

En la última semana he hablado con varias personas que me comentaban que reciben muchísimas interrupciones en su trabajo y que no pueden concentrarse.

Concentración requiere tiempo

El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi dice que tu cerebro necesita tiempo para poder concentrase. Para poder entrar en un estado de Flujo o Flow, en que realmente trabajas con toda tu concentración, necesitas unos 20 minutos. Si recibes muchas interrupciones nunca podrás entrar en el Flow.

La mayoría de los trabajadores de conocimiento no tienen muchas posibilidades para trabajar sin interrupciones. Solo si a veces visitas la oficina durante el fin de semana, si tus compañeros están todos enfermos o si la centralita telefónica falla tienes la posibilidad de concentrarte completamente en la tarea actual.

Unos consejos

• ¡Sal de la sala de trabajo compartida! Pide un despacho solo para tí o compartida con solo un compañero. Una sala de trabajo distrae mucho con tanto ruido y movimiento de tanta gente. No entiendo cómo es posible que los arquitectos todavía diseñen oficinas con este tipo de espacios tan poco productivos. Como último recurso puedes trabajar con gafas de sol y auriculares, aunque solo sea para que la gerencia sepa que no estás de acuerdo.
• Finaliza micro-tareas. Si un compañero necesita algo de ti o cuando recibes una llamada, primero acaba la micro-tarea en que estás trabajando. Si estás escribiendo, acaba primero la frase; si estás leyendo, lee toda la sección antes de dar al compañero toda tu atención. Si dejas una micro-tarea a medias pierdes mucho tiempo.
• Desactiva la notificación de correo nuevo. Creo que el correo es el origen de la mayoría de las interrupciones en la oficina. Estás trabajando en un documento importante y blip recibes un correo nuevo. Obviamente debes mirar directamente de qué va el correo, porque podría ser importante... Es mejor apagar las notificaciones o cerrar la aplicación de correo completamente, y solo procesar el correo durante algunos momentos al día.
• No empieces el día leyendo tu correo. Así puedes empezar el día de manera productiva, y posiblemente mantienes esta productividad durante el resto del día.
• Reserva algunas horas para tareas que requieren tu concentración. Trabaja desde casa, reserva una sala de reuniones durante dos horas, haz el Repaso Semanal en un bar dónde nadie te conozca, etc. Busca la tranquilidad.

¿Y tú?

¿Cuáles son las fuentes de las interrupciones en tu trabajo? ¿Y cómo puedes desactivarlas o al menos disminuirlas?

La confianza no viene de repente; es algo que hay que ganarla. Si dices una mentira a una amiga, necesitaras años para recuperar su confianza; tampoco explicas tus secretos más intimos a alguien que acabas de conocer, porque todavía no confías suficientemente en ella.

La confianza no solo afecta tu relación con otras personas, sinó también es algo tuyo interno. Si decides hacer una cosa y luego no lo haces, tu subconsciente pierde un poquito de confianza en ti. No obstante, he visto muchísimas personas que cada día llenan su lista de tareas con acciones que al final no van a hacer nunca, con una pérdida de confianza en las listas como resultado. Luego estas personas proceden a elegir las Tareas Más Importantes, las acciones que realmente van a hacer esa semana, y asignar fechas a cada tarea. Pero tres semanas más tarde todavía hay acciones no finalizadas en las TMI y también pierden la confianza en esa lista. ¿Reconoces esta situación?

En el momento en que apuntas una acción o cita tendrás un compromiso con tu cerebro. Te has prometido de hacer una cosa, y no hay manera de no hacerla sin que tu cerebro lo sepa. No es posible mentir en la lista de acciones. Para ganar la confianza de tu subconsciente solo debes hacer dos cosas:

1. Apuntar únicamente las cosas que realmente vas a hacer.
2. Hacer estas cosas.

Cada vez que repitas estos dos puntos ganas un poquito de confianza en tu sistema, pero recuerda: una pequeña mentira hace que tengas que empezar otra vez desde cero.