Frecuentemente me dicen que la parte más difícil de Getting Things Done es el Repaso Semanal. La mayoría de los seguidores de GTD lo han hecho alguna vez, pero casi nadie lo hace con frecuencia. Desde mi punto de vista, la falta de rutina para revisar todo el sistema de productividad personal es la mayor causa de fracaso en la implementación de los hábitos de este método.

Para ayudar a todos los que no hacen el Repaso Semanal con frecuencia, he recopilado esta lista con 11 consejos prácticos:

1. Planifica el Repaso Semanal en el calendario para acordarte de hacerlo. Obviamente, solo funciona si realmente usas el calendario y si además tratas a cada cita como un compromiso.
2. Haz la Revisión Semanal junto con una compañera. Si has quedado con otra persona, no será tan sencillo posponer la actividad. Además, juntos es más fácil de reservar una sala de reuniones para poder trabajar sin interrupciones.
3. Convierte el Repaso Semanal en una actividad más divertida: escucha tu música favorita, enciende unas velas, toma una copa de vino o come un poquito de chocolate.
4. Si trabajas horas extras esta semana, ¿porque no añadir una hora más? De este modo, al menos tendrás una visión general de lo que tienes pendiente para la semana que viene.
5. Haz un Repaso Semanal corto. Es mejor hacerlo más breve que no hacerlo porque no tienes suficiente tiempo disponible. Empieza con la lista de proyectos y revisa tus listas de acciones. Si aun queda tiempo, también puedes revisar el calendario.
6. Sal de la oficina para hacer la Revisión Semanal, hazlo por ejemplo en un bar. Allí seguramente puedes trabajar sin interrupciones y con menos distracciones. Una taza de café también ayuda.
7. Si has llevado a tu hijo a su clase de música o al entrenamiento de fútbol, tendrás una hora para escapar de la rutina diaria. ¿Porque no usas este tiempo para revisar tu sistema de productividad?
8. Haz el Repaso cada dos semanas en lugar de cada semana.
9. Un día a la semana puedes poner el despertador a las 6:00 en lugar de las 7:00. La primera hora de la mañana habitualmente es más tranquila.
10. Haz el Repaso Semanal en el tren usando el tiempo para viajar hacia la oficina.
11. Divide la Revisión Semanal en pasos más pequeños para poder hacerlos en varios momentos durante el día.

Uno de los temas centrales en mis cursos de productividad personal es el concepto del Resultado Deseado. Siempre explico que hay que visualizar un éxito rotundo como resultado, porque motiva mejor que un resultado menos espectacular. Si realmente has visto y sentido como de grande puede ser el resultado, estarás más motivado para trabajar hacia este resultado. Además, un éxito rotundo funciona mejor para entrenar tu sistema de activación reticular.

Las emociones causan movimiento. La propia palabra ya lo dice: emoción viene de la palabra latina movere, que significa mover. Curiosamente, la palabra motivación tiene el mismo origen: movere. La motivación (ponerte en movimiento) está relacionada a las emociones. Por lo tanto, es importante estar en contacto con tus emociones cuando trabajas en una acción.

La tarea “Revisar las listas de control” en el proyecto “Nuevo curso” no parece tan interesante como esta misma tarea (“Revisar las listas de control”) como parte del proyecto “Curso con participantes altamente entusiastas”. La tarea puede ser aburrida, pero en el momento que me doy cuenta que estoy haciendo algo para organizar un curso con participantes altamente entusiastas, sabré que estoy haciendo una cosa muy importante.

En mis cursos de productividad personal siempre hablo de la importancia de tener nuestros objetivos bien definidos. Tener un mapa de nuestra vida, con nuestros destinos y las rutas hacia estos destinos es importante para motivarnos y para poder avanzar.

Sin embargo, cualquier objetivo que marcamos, cualquier plan que creamos, no debe ser demasiado fijo, porque nunca sabemos que podemos encontrar en el futuro. El éxito viene de una constante reevaluación y actualización de nuestros planes.

Los mapas son una herramienta imprescindible para planificar viajes largos, pero no son el paisaje real, ya que son sólo representaciones. A veces tenemos que desviarnos de la ruta planificada, porque la situación real que hemos encontrado no se parece en nada a nuestras expectativas basadas en el mapa.

El mapa no es el paisaje…

No viajo mucho en tren, pero la última vez que iba en tren a Barcelona notaba que todos los pasajeros estaban muy ocupados: llamando por teléfono, repasando notas, escribiendo en el portátil… Parece que el tren es una extensión de la oficina.

Yo habitualmente hago lo mismo, pero esta vez no tenía ganas de trabajar. El curso que iba a presentar en Barcelona ya estaba bien preparado, ya había escrito todos los artículos de El Canasto para esa semana y antes de salir de casa había procesado mi e-mail. Como todo estaba bajo control, podía permitirme de relajarme y disfrutar del paisaje. ¿Cuando ha sido la última vez que te has fijado en el paisaje?

Algunas personas creen que mejorar la productividad personal significa que hay que llenar todos los rincones del día. Yo creo que es al revés. Gracias a un buen sistema de productividad personal tengo la libertad de pasar mi tiempo libre sin preocuparme del trabajo. GTD me da la posibilidad de no hacer nada (o hacer cosas no-productivas) sin sentirme culpable.

Porque para mi, este espacio en blanco sin trabajar es muy importante. Si mantienes una goma elástica todo el tiempo estirado, se romperá más pronto. No puedes siempre estar trabajando, porque también necesitas tiempo para relajarte y — aun más importante — para reflexionar. A veces pienso que trabajamos tantas horas para no tener que pensar. En lugar de evitar reflexionar, vale más la pena sentarte, ser consciente de tus pensamientos y de tus preocupaciones, apuntarlas y luego procesarlas. Solo entonces podrás relajarte de verdad.

Es similar al diseño de los páginas en un libro. El espacio en blanco en los márgenes y entre los párrafos da estructura al texto y facilita la lectura. Además puedes usar el espacio en blanco para tus notas relacionadas con texto. En nuestra vida, el espacio en blanco también da estructura y ritmo.

Hazte un favor, y deja algo de espacio en blanco en tu vida.

Como ya he explicado muchas veces, es importante sacar las cosas de nuestra cabeza. La mejor manera de hacerlo es siempre llevar algo para capturar ideas nuevas. Creo que todos nosotros reconocemos esta situación: estamos en la cola del supermercado y de repente nos acordamos de un correo que tenemos que enviar. Luego a casa lo acordamos una vez mas, pero el día siguiente en la oficina ya lo hemos olvidado. Obviamente, cuando estamos en la oficina nos acordamos de las cosas que tenemos que comprar en el supermercado.

Parece que nuestra mente no tiene sentido de lugar ni del momento perfecto. El cerebro está hecho para solucionar problemas y para ser creativo, pero no nos sirve mucho para recordatorios. Para esto necesitamos un sistema externo; un sistema en que podemos fiar.

Entonces necesitamos un dispositivo para tomar notas. Con diferencia, la mejor herramienta para esta tarea es el papel. Si siempre llevamos un pequeño bloc de notas, podemos capturar nuestros pensamientos lo más rápido posible. Lo mejor es usar una hoja por idea, así podemos más tarde procesar las ideas una por una. Cuando llegaremos a casa ponemos las notas en la bandeja de entrada para procesarlas más tarde.
También podemos usar un dispositivo electrónico como el smartphone, aunque casi siempre será más lenta de usar. En este caso también tenemos que asegurarnos de poner las notas (o todo el dispositivo) en una bandeja de entrada.

Hablando de la bandeja de entrada, esta bandeja no solo sirve para nuestras ideas y notas. Cualquier cosa que no está en su sitio definitivo deberíamos poner en la bandeja de entrada: correo, facturas, publicidad, artículos de revista, el manual del móvil nuevo, el botón que ha caído de la camisa‚… todas las cosas con que todavía debemos hacer algo van en la bandeja de entrada. Necesitamos al menos dos bandejas: una en la oficina y una a casa. Así siempre tendremos una bandeja cerca.

También tenemos bandejas de entrada digitales. La bandeja del correo electrónico es la bandeja más conocida, pero seguramente hay más sitios en el ordenador dónde se acumulan cosas: pensamos por ejemplo en la carpeta de ficheros descargados. Luego hay las redes sociales: Facebook tiene una bandeja de entrada, Twitter tiene sus mensajes directos, lo que también es una bandeja de entrada; creo que cada red social tiene su propia bandeja de entrada.

Hay que intentar de minimizar el número de bandejas de entrada, porque tenemos que procesar cada bandeja frecuentemente. Si hay demasiadas bandejas, corremos el riesgo de olvidar de procesar una bandeja.

El proceso de recopilar también es la mejor manera de tratar con interrupciones. Si estamos trabajando en un informe y alguien nos interrumpa, solo hay que apuntar el mensaje en el bloc de notas y poner la hoja en la bandeja de entrada. Esto solo cuesta unos segundos y luego podemos volver a concentrarnos en la tarea actual, y el subconsciente está tranquila porque sabe con seguridad que gracias al sistema de productividad realmente vamos a hacer lo que hemos apuntado.

Tengo una tarea para ti. Esta semana debes buscar un momento para sentarte con tus listas. Da igual si tienes solo una lista de tareas o si sigues GTD y tienes tus tareas divididas en varias listas de acciones por contexto.

Ahora, lo que te pido es que repases todas las tareas, una por una, y que contestes esta pregunta para cada tarea:

¿Realmente voy a hacerlo?

Sé honesto contigo mismo. ¿Estás seguro que esta tarea no es simplemente un deseo? ¿Realmente vas a intentar aprender chino? ¿De verdad crees que algún día vas a hacer este viaje a Australia? Si es algo que teóricamente suena bien, pero si piensas un poquito más sabes que nunca pasará, debes eliminar la tarea de tu lista.

Incluso la lista de “Algún día/quizás” no está hecha para este tipo de deseos, sino la llamaríamos “Algún día/Nunca”, ¿verdad?

Para mi, las tareas en mis listas son compromisos: compromisos con clientes, compromisos con mi familia y compromisos conmigo mismo. Al añadir una tarea a mi lista me comprometo a finalizarla lo antes posible.

Es importante ser honesto con uno mismo y con las intenciones. Si hay una tarea que ya hace mucho tiempo que está en tu lista de tareas, pero nunca la haces, es posible que esta tarea simplemente no pertenezca a la lista.

El movimiento Slow Food nace como reacción a la apertura de un restaurante de McDonalds en la Piazza di Spagna en Roma. Su objetivo es intentar que la gente —especialmente los jóvenes— vuelvan a tomar el tiempo para comer, disfrutando de platos con ingredientes frescos y locales. El movimiento reúne a más de 80.000 miembros en 50 países, que están organizados en 800 grupos locales. Después del éxito del movimiento Slow Food, esta filosofía también ha sido aplicada a otros sectores de la sociedad, como por ejemplo las CitasSlow.

Las ideas del Movimiento Slow también se pueden utilizar a nuestro trabajo. ¿Cómo sería un Trabajo Slow?

• El enfoque es la base del Slow Work. Si trabajamos en una tarea, dedicamos el 100% de nuestra atención a esta. No exista la multi-tarea e intentamos evitar todas las interrupciones.
• En el Slow Work, trabajar más horas no es equivalente a producir más. El trabajador Slow sabe que debe descansar frecuentemente para revitalizar su creatividad. Además, sigue su ritmo natural: trabaja en las tareas complejas durante las horas en las que tiene más energía y guarda para las horas bajas las tareas más fáciles.
• Para un trabajador Slow, las relaciones a largo plazo son más valiosas que ventas rápidas y productos mediocres. La calidad es más importante que la cantidad.
• Hacer Slow Work también implica hacer trabajo significativo: tener los objetivos claros y priorizar las tareas que mejor ayudan a lograr estos objetivos.

¿Estás haciendo Slow Work o te pasas el día corriendo?

¿Sabes cuál es el peor momento de las vacaciones? El momento que vuelves a la oficina y encuentras la bandeja de entrada del correo con 10.000 mensajes sin leer…

Si antes de salir de vacaciones tomas unas medidas sencillas, puedes mejorar bastante la reincorporación al trabajo. Obviamente, no lees tus mensajes durante las vacaciones, sino, ¿cómo piensas desconectar? Deja la BlackBerry de la empresa en casa y solo abre tu móvil personal una vez al dí­a para ver si hay algo importante. Solo así­ tendrás tiempo para relajarte.

Esta puede ser una forma útil para evitar el montón de mensajes después de las vacaciones:

1. Evita los mensajes innecesarios. Anula las suscripciones a la publicidad y las listas de correo. También hay que desactivar las notificaciones de las redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn. Cada red social y lista de correo tiene una opción en su configuración para decir que no quieres recibir e-mails.

2. Informa con tiempo a tus compañeros de trabajo y clientes de tu ausencia e intenta, si es posible, avanzar el trabajo y contestar las preguntas antes de irte de vacaciones. Asegúrate de que todos saben quién te sustituye.

3. Configura el software de correo para que enví­e automáticamente una respuesta con un mensaje claro. Por ejemplo:

   Estoy ausente hasta el dí­a 7 de setiembre. Para temas urgente puedes contactar con juan@empresa.es. No procesaré los mensajes que has enviado durante mis vacaciones. Si requieres una respuesta, por favor vuelve a enviarme un mensaje a partir del 5 de setiembre.

   (Vuelves a la oficina el dí­a 5 de setiembre, pero para poder empezar con tranquilidad usas una fecha dos dí­as más tarde…)

4. Al volver de tus vacaciones creas una nueva carpeta en tu programa con el nombre ‘Recibido durante las vacaciones’ y mueves todo el correo de la bandeja de entrada a esta carpeta. ¡Ya tienes la bandeja de entrada vací­a! Tu compañero se ha ocupado de los temas urgentes y el resto vuelves a recibirlo, poco a poco, durante los dos siguientes dí­as.

¡Disfruta de tus vacaciones!