Archivos de Herramientas - El Canasto

Field Notes

2010-03-12T06:29:48Z

Field Notes es el nombre de una libreta en estilo retro para tomar notas, diseñado por las empresas Draplin Design Company y Coudal Partners. Si todos tus amigos usan un Moleskine, los Field Notes pueden ser una buena alternativa por su alta calidad de papel (incluso mejor que el papel del Moleskine) y acabado. La versión básica tiene el color gris/marrón, pero también producen ediciones limitadas como por ejemplo el Packet of Sun mostrado en el imagen arriba, que viene con un paquete de semillas de caléndula.

Un paquete de tres libretas (con regalo) cuesta $9.95 y puedes elegir entre libretas con papel cuadriculado, papel con líneas, paginas blancas o un paquete con los tres tipos de libretas. Field Notes cuenta con una red de distribuidores en todo el mundo.

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"Field Notes" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 12 de Marzo 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Mi sistema de archivar notas

2010-02-23T07:07:22Z

Ha sido un placer leer los consejos sobre la organización de ficheros de los expertos de productividad. Al leer estos consejos me he dado cuenta de que nunca he explicado cómo tengo organizado los ficheros en mi ordenador.

La estructura básica
Dentro de la carpeta Documentos en mi macbook he creado dos carpetas: Proyectos con material de soporte para mis proyectos y Temas con el material de referencia general. He etiquetado estas carpetas con el color verde para poder distinguirlas de las otras carpetas en Documentos usadas por varias aplicaciones.

Dentro de la carpeta Temas he creado una carpeta por tema (tesorería, inspiración, idiomas, etc.) y en la carpeta Proyectos tengo una carpeta por proyecto.

La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica, aunque también tengo documentos hechos por ejemplo en iWork y Scrivener.

Documentos actuales
Los documentos en los que todavía estoy trabajando (como mi famoso Jardín de Ideas) están en otro lugar, para tenerlos siempre a mano. Esta carpeta está sincronizada con SimpleText, un servicio similar a Dropbox para ficheros de texto, para tener los documentos actuales siempre accesibles. Además, esta carpeta sirve como base para Notational Velocity, la herramienta que uso para buscar y crear notas. Por defecto Notational Velocity trabaja con una base de datos encriptado y propietario, pero yo lo he configurado para usar ficheros de texto.

Mi herramienta favorita para escribir textos es WriteRoom. Puedo abrir cualquier texto en WriteRoom usando un atajo de teclado configurado con la aplicación QuickCursor. Además tengo WriteRoom instalado en mi iPhone, sincronizado también con SimpleText.

Parece complicado, pero como estas aplicaciones están todas sincronizadas tengo un flujo de trabajo altamente eficaz. Puedo crear una nota en WriteRoom en mi iPod y al llegar a casa encontrarla en Notational Velocity en el macbook y fácilmente abrirlo en WriteRoom para finalizar el texto. Además puedo editar todas estas notas directamente desde la web de SimpleText.

Nomenclatura
Para facilitar la búsqueda de ficheros, intento usar un esquema fijo de nombres. El texto que estás leyendo ahora, por ejemplo, todavía está en Notational Velocity y tiene el nombre 20100215 I3 Sistema de archivos.txt. 20100215 es la fecha (no necesariamente la fecha de creación del documento), I es el tipo de documento -- Idea en este caso, 3 es el subtipo -- artículo y Sistema de archivos es su nombre.

He definido los siguientes tipos de documentos, y cada uno tiene varios subtipos:

D: Diario
Textos, pensamientos y filosofías que simplemente quiero registrar, pero que no son la base de un producto final. Hay dos subcategorías: diario personal (D1) y log de sistemas D2).
I: Ideas
Textos e ideas para desarrollar productos finales. Aquí apunto mis procedimientos (checklists I1), posibles proyectos (I2), ideas para artículos (I3), sueños (I4), etc.
N: Notas recopiladas
Material creado por otros. En esta categoría tengo, entre otros, documentos de investigación (N1), notas tomadas desde libros (N2) y muchísimo material de referencia general (N4).
C: Comunicaciones
La categoría para notas de conversaciones y reuniones.
E: Escritos
Trabajo finalizado. Este mismo articulo cambiara de I3 (idea para un artículo) a E3 (artículo finalizado). También cambia de ubicación, porque ya no es necesario de guardarlo en Notational Velocity. Su ubicación final será Temas/El Canasto/Herramientas.

Por supuesto tengo un documento con la definición de la nomenclatura, aunque solo he necesitado algunos días para recordar estos códigos. Como ya he dicho anteriormente, parece un sistema complicado, pero no lo es. Tengo todas las funcionalidades de aplicaciones como Evernote o Yojimbo sin tener que almacenar mis datos en una base de datos cerrado. La idea original para este sistema de archivos es de Dougal Barone.

¿Qué sistema usas tu para almacenar tu material de referencia digital?

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"Mi sistema de archivar notas" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 23 de Febrero 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

GearGripper

2010-02-19T07:09:05Z

Cada vez tenemos más dispositivos electrónicos: teléfono móvil, camera de fotos, MP3, Nintendo DS... ¿Dónde dejas estos aparatos? GearGripper puede ser la manera perfecta de organizar todos tus gadgets.

Hecho de una espuma en forma de ola, GearGripper se adapta a tus dispositivos y los protege. Parece que es muy popular, porque está agotado en todas tiendas que he encontrado. Si alguien lo encuentro, por favor deja un comentario.

¿Qué usas para organizar tus gadgets?

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"GearGripper" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 19 de Febrero 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Requerimientos para un gestor de acciones

2010-01-12T06:59:00Z

Existen muchísimas herramientas y programas para gestionar tus tareas y acciones. Antes de elegir una opción debes al menos comprobar si la herramienta tiene todas las funcionalidades necesarias para una gestión eficaz:

La lista puede ser agrupada u ordenada por contexto o categoría
Una lista completa es demasiado grande para poder elegir tareas. Los contextos te ayudan a limitar las opciones disponibles como por ejemplo sólo las tareas para la oficina.
La herramienta permite opcionalmente especificar una fecha
La mayoría de las tareas simplemente hay que hacerlas lo antes posible, pero a veces tienen una fecha límite.
No es obligatorio especificar la prioridad
La prioridad es una característica relativa a las otras tareas, y por lo tanto puede variar mucho durante el día. No tiene sentido fijar prioridades para cada tarea.
La lista no solo muestra las tareas agrupadas por día
Hay herramientas que en su interfaz principal solo muestran las tareas agrupadas por fecha (hoy, mañana, esta semana, etc.). Como resultado de los puntos 1 y 2, este tipo de interfaz no funciona.
Hay un campo para añadir notas al proyecto o a la acción
Para trabajar con eficacia necesitas toda la información a mano si vas a hacer algo. En las notas puedes apuntar por ejemplo el número de teléfono y las temas a tratar de una llamada.
No es obligatorio asignar un proyecto a cada tarea
Hay muchas cosas que puedes hacer con solo una tarea. Crear proyectos para todas estas acciones no es eficaz.
Finalmente: la lista debe ser fácil de acceder, fácil de consultar y fácil de editar
Es una herramienta que vas a usar cada día y durante todo el día.

Ahora mira a la herramienta que estás usando. ¿Cumple con los requerimientos?

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"Requerimientos para un gestor de acciones" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 12 de Enero 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Calendario Compacto de Asturias, Gijón y Oviedo

2009-11-24T09:29:35Z

Javier Laiz me ha enviado los calendarios compactos para Asturias, Gijón y Oviedo, que desde ahora están disponibles para descargar en la página de los calendarios compactos del año 2010. Como siempre puedes elegir entre tres formatos diferentes: Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc y PDF. Gracias Javier.

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"Calendario Compacto de Asturias, Gijón y Oviedo" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 24 de Noviembre 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Más calendarios compactos

2009-11-10T09:28:22Z

He añadido los calendarios para Murcia (gracias a Emilio Cano), Galicia (gracias a Mon Lopez), Guatemala y Uruguay al la lista de calendarios compactos para 2010. Los nuevos calendarios están disponibles en los formatos Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc y PDF.

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"Más calendarios compactos" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 10 de Noviembre 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Molecover

2009-11-02T06:28:05Z

El Moleskine es la libreta favorita de mucha gente productiva, pero a veces el negro es un poquito aburrido. Anteriormente he hablado de los Innskines, pero he visto que ya no están disponibles. La empresa Molecover ofrezca dos alternativas. Los MoleCovers son fundas de piel en los colores negro, blanco y canela que cuestan $39.99. Otra opción son las cintas adhesivas MoleTape para fortalecer la espina del Moleskine, disponibles en los colores bermejo, amarillo, rosa, violeta, verde oliva, rojo, naranja, gris y marrón. Las cintas cuestan $20 por 5 unidades.

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"Molecover" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 2 de Noviembre 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Ya están listos los calendarios compactos de 2010

2009-10-27T05:09:40Z

Acabo de publicar los primeros calendarios compactos para el año 2010. Como siempre están disponibles en tres formatos: Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc (ODF) y PDF.

Los primeros calendarios son para Argentina, Barcelona, Cataluña, Chile, Colombia, España, Lleida, Madrid, México, Perú y Venezuela.

¡Ya podéis planificar vuestras vacaciones!

Actualización 28/10/2010: Gracias a Albert Campo he podido añadir el calendario de Valencia.

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"Ya están listos los calendarios compactos de 2010" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 27 de Octubre 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

OmniFocus en papel

2009-09-07T06:28:12Z

OmniFocus es, en mi opinión, el mejor software para gestionar tareas disponible, pero hay momentos en que no estoy delante mi macbook y que no tengo acceso a mis listas. Gran parte de estos problemas he podido solucionarlos con OmniFocus para el iPhone, que me permite consultar, modificar y crear las tareas en cualquier lugar.

Pero a veces no quiero trabajar con este teclado tan pequeño (aunque funciona muy bien), por ejemplo si quiero definir muchas tareas para un proyecto nuevo o al hacer un 'mind dump'. En este caso habitualmente vuelvo a trabajar en papel, para luego copiar la lista desde la hoja de papel a OmniFocus.

Parece que no soy el único que hago esto, porque este fin de semana he encontrado el OmniFocus Quickest Entry Form. Desde esta página puedes descargar dos formularios: en el primero puedes apuntar los datos del proyecto en la cabecera y los datos de 25 tareas (estado, contexto y fecha de vencimiento) en la hoja, mientras el segundo formulario tiene espacio para 17 acciones con proyecto/meta, estado, contecto y fecha de vencimiento.

Aunque los formularios llevan el nombre de OmniFocus, son útiles para usuarios de todo tipo de software. Hay veces que es mejor trabajar en papel.

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"OmniFocus en papel" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 7 de Septiembre 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Herramientas de calidad

2009-07-20T06:19:34Z

Cuando voy por allí siempre llevo un bloc de notas de Liderpapel y un Pilot G2 conmigo. Y en el despacho hago mis mapas mentales con una pluma de Yves Saint Laurent en un Moleskine Large Plain Soft Notebook.

He mencionado expresamente las marcas, porque no uso cualquier bloc de notas o cualquier bolígrafo. He elegido específicamente estos productos, porque son herramientas de calidad. Me gusto el tacto y el brillo del papel del Moleskine y disfruto cuando veo como se queda la tinta de mi pluma en el papel.

Claro, también puedo usar una Bic y papel reciclado para hacer mis notas o la lluvia de ideas, pero como entonces las herramientas no dan tanto satisfacción, los resultados no serán los mismos. Herramientas de calidad invitan a trabajar: coges las herramientas y casi ya estás buscando algo para hacer con ellos.

Herramientas de calidad no siempre son caras. Una pluma como la Lamy Safari cuesta menos que 20 euros, algo que cualquier persona puede pagar. Y con un poquito de mantenimiento puedes usarla durante muchos años.

Por cierto, hablo aquí de blocs de notas, bolígrafos y plumas, pero el principio es universal. Cualquiera herramienta que usas muy a menudo debería ser de calidad: la grapadora, la bandeja de entrada, el ordenador, el software, el teléfono móvil, ... herramientas de calidad te invitan a trabajar col ellas.

Foto cortesía de hisks.

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"Herramientas de calidad" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 20 de Julio 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Twitter puede aumentar tu productividad personal

2009-04-30T06:29:53Z

En las últimas semanas he enviado esta pregunta a los followers de @ElCanasto en Twitter:

¿Ya sabes cómo Twitter puede mejorar la productividad?

La mayoría de las reacciones mostraban sorpresa: ¿Cómo es posible que usar Twitter aumente la productividad? Y Yo solo pierdo tiempo con Twitter. ¿Qué debo hacer para poder mejorar mi productividad con Twitter?

La respuesta es fácil, aunque decepcionante para algunos: Twitter es una herramienta de comunicación que te permite enviar un mensaje a tus followers. Y como cualquier herramienta, un buen uso te ayuda a lograr tus objetivos.

Es similar a un martillo, que es una herramienta que puede mejorar tu productividad si tienes que colgar un cuadro con un clavo, pero no te ayuda nada al escribir una oferta. Si no tienes nada para comunicar pierdes el tiempo con Twitter, pero si tienes algo que decir sobre los servicios de tu empresa o sobre la fiesta del fin de semana, Twitter te ayuda.

Antes de empezar a usar Twitter es importante saber para qué lo quieres usar. Es muy diferente usar Twitter para comunicarte con tus amigos que usarlo para establecer tu marca personal. Guy Kawasaki lo ha dicho así en Productive! Magazine:

Para mucha gente Twitter es una manera de encontrar amigos, para entretenerse, y para divertirse. Para mí, Twitter es una arma. En este sentido, Tiger Woods tiene otra forma de ver el golf que un jugador de fin de semana. Para él es un negocio -- probablemente disfruta del golf, pero es un negocio. Yo disfruto de Twitter, pero es de negocios.

Twitter aumenta la productividad si lo que debes y/o quieres hacer en este momento es comunicarte con tus followers.

Para no decepcionaros demasiado, aquí os ofrezco unos consejos para usar Twitter con eficacia:

Twitter es como un río: no tiene sentido seguirlo todo el día, pero es muy refrescante entrar a veces para dejarte llevar por el corriente.
Usa una herramienta como Tweetdeck o Nambu que te permite agrupar tus contactos.

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"Twitter puede aumentar tu productividad personal" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 30 de Abril 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Muji Chronotebook

2009-03-19T06:29:24Z

El calendario es una parte imprescindible de cualquier sistema de productividad. Los calendarios normalmente vienen con los días y las horas imprimidas en sus hojas, lo que a veces resulta un problema. Si quieres apuntar algunas notas en una cita puede ser que no hay suficiente espacio, mientras al mismo momento hay mucho espacio para otros días y/u horas.

El Muji Chronotebook (resultado de la competición de diseño del año pasado) te da más libertad al planificar tus citas. Cada página del Chronotebook tiene un reloj pequeño en el centro de la página y el resto del espacio está disponible para tus notas. Es una manera innovadora y creativa de planificar tu día.

El Chronotebook ~~está~~estaba disponible en las tiendas de Muji (en Barcelona y Madrdid), pero si no quieres gastar dinero puedes descargar unas plantillas no oficiales desde chrononotebook.com. Creo que son etiquetas para convertir cualquier bloc de notas (Moleskine) en un Chronotebook.

Vía Jack Cheng

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"Muji Chronotebook" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 19 de Marzo 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Buscando la herramienta perfecta

2009-03-13T06:26:24Z

Uno de los obstáculos más grandes en la productividad personal es la búsqueda para obtener herramientas perfectas. Vamos a ver una analogía:

Juan es carpintero y quiere ser el carpintero más productivo. Por eso piensa que necesita las mejores herramientas y empieza a buscar el martillo perfecto. Juan visita todas las ferreterías de la cuidad, para probar diferentes martillos. Todos funcionan bien, pero cada uno es un poquito diferente de los otros. Al final compra un martillo y lo usa durante una semana, pero nota que el martillo no encaja perfectamente en su mano. Juan vuelve a buscar un martillo mejor...

Es posible que Juan nunca vaya a encontrar el martillo perfecto. Además, el incremento en la productividad entre un 'buen' martillo y el martillo 'perfecto' es muy pequeño. La búsqueda de este martillo perfecto cuesta más tiempo que el incremento en la productividad puede justificar.

]]> Mucha gente hace lo mismo con las listas de tareas. Todos buscamos la lista de tareas perfecta. Hay software, listas impresas en papel, aplicaciones en internet y otras cosas que permiten hacer un seguimiento de las cosas para hacer. Aunque cada herramienta tiene sus beneficios, una lista de tareas solo es una herramienta. Si gastas más tiempo buscando la herramienta perfecta, tendrás menos tiempo disponible para completar las tareas de la lista.

Si buscas una herramienta que te ahorra 10 segundos cada día, te ahorras media hora al año. Si gastas 4 o 5 horas buscando la herramienta, es muy probable que nunca recuperes el tiempo invertido.

Es mejor usar las herramientas más simples que tienes disponibles y simplemente empezar a trabajar. Yo siempre recomiendo usar un bloc de notas para la lista de tareas. Si, después de un tiempo, notas que tu lista de tareas es un cuello de botella, entonces es hora de cambiar la herramienta.

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"Buscando la herramienta perfecta" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 13 de Marzo 2009. Todos los derechos reservados © 2009 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Libreta de dos anillos

2008-12-23T08:22:11Z

Un lector me ha enviado esta idea fantástica para construir una libreta de tareas y notas con dos anillos:

Para construirla solo hacen falta dos anillas (venden en cualquier papelería de diferentes tamaños), unas tapas de plástico (sirve cualquier cosa que se os ocurra que tengas por casa o también de cartón) y folios.

Se recorta cada folio en 8 partes iguales (si se quiere se puede cortar a mano doblando o más profesional llevándolo a alguna imprenta a que lo corten), se le hacen 2 agujeros con un taladro, luego los plásticos o cartones se recortan un poco más grandes que el papel y también se le hacen agujeros. Luego se pasan las anillas y ya está.

Luego la podemos perfeccionar imprimiendo sobre cada hoja plantillas ya preparadas con el Word configurando el tamaño de la página a las hojas que utilizamos y ahí ya podemos escribir y crear plantillas como queramos (calendarios, notas, tareas, índices, esquemas, lo que queramos) o simplemente dejar las hojas en blanco y utilizarla así.

Las ventajas que le veo respecto a otras libretas es el tamaño de bolsillo y lo fácil que es añadir hojas y ordenar lo que apuntamos, nos sirve como libreta archivador, también se puede usar pegatinas adhesivas como separadores.

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"Libreta de dos anillos" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 23 de Diciembre 2008. Todos los derechos reservados © 2008 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.

Grabadora de voz

2008-12-22T08:44:51Z

El trabajador de conocimiento moderno no llega lejos sin bolígrafo o lápiz, bloc de notas o teléfono móvil. Son herramientas imprescindibles para la recopilación de buenas ideas y pensamientos inteligentes. Pero hay momentos en que esas herramientas no están disponibles.

Por ejemplo en el coche o en la bici. Normalmente no tienes un boli y papel a mano. Además, escribir en el coche es una actividad con mucho riesgo. Sin embargo sería una pena si pierdes las ideas que tienes mientras conduces el coche.

¡Es hora para una grabadora de voz! Es la herramienta idónea para entrar todas tus ideas, soluciones y acciones. Y como las grabadoras modernas son digitales, cada grabación está numerada y no pierdes tiempo rebobinando cintas para buscar. Cuando vuelves a la oficina puedes escuchar tus pensamientos y apuntarlos para tomar acción.

Generar más ideas

Una grabadora de voz no solo es útil para recopilar ideas. También te ayuda a tener más ideas. De una manera u otra hablando de tus ideas hace que tendrás más. En el momento que tu subconsciencia sabe que has grabado esa idea fantástica, éste se atreve a liberar la y así tendrás espacio en tu cabeza para nuevas ideas

Si quieres puedes intentarlo ahora. Al hablar con voz alta te saldrán ideas nuevas. Y si no puedes hablar en voz alta, por ejemplo porque viajes en tren, puedes intentar apuntar tus ideas en papel, aunque solo son borradores pequeños o esbozos.

Lluvia de ideas

Una grabadora de voz también te ayuda a hacer una lluvia de ideas. Simplemente debes definir el asunto, como por ejemplo: Busca 20 posibles soluciones para problema X.

Si usas una grabadora de voz no hay que recordar nada. Puedes continuar pensando y 'tirar' ideas. Porque estás hablando eres más consciente de la lluvia de ideas y por tanto no te distraerás tan rápido. Tendrás más posibilidades de que te salgan docenas de ideas mientras conduces el coche.

Procesar

La única desventaja de una grabadora de voz es que posteriormente tienes que procesar todas tus notas. No tienes ninguna vista general de lo que has pensado y es más difícil recuperar tus notas. En este sentido notas en papel son más fáciles porque puedes hojear.

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"Grabadora de voz" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 22 de Diciembre 2008. Todos los derechos reservados © 2008 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.