Esta semana he creado calendarios adicionales para Guatemala, México, Perú, Valencia (gracias a Miguel F. B.) y Venezuela.
Ahora, casi al final del año, es el momento perfecto para imprimir el calendario compacto y planificar las grandes líneas del año 2012. ¿Cuándo vas de vacaciones? ¿En qué día quieres acabar tu proyecto grande? ¿Qué semana es mejor para hacer este viaje de negocios?
¡Descarga ahora tu calendario compacto para 2012!
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Hay un montón de software para ayudarte a gestionar tus tareas. Casi cada semana descubro una nueva aplicación y habitualmente publico una breve reseña en la categoría Software explicando las posibilidades y limitaciones de cada solución.
Algunos de mis lectores creen que el hecho que yo publique una reseña en El Canasto implica que recomiendo el uso de esta aplicación. No es así.
Si alguien me pregunta por el mejor gestor de tareas, siempre le contesto lo mismo:
El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando
Gestionamos nuestras tareas en una lista agrupadas por contexto. Una aplicación para gestionar tareas solo debe cumplir dos requerimientos:
Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. ¿Cumple estos dos requerimientos? Entonces ya tienes un buen gestor de tareas.
En los últimos 20 años sólo he usado dos aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook cuando trabajaba en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Solo he utilizado estas dos.
Obviamente he investigado un montón de soluciones para los artículos en El Canasto, pero nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere demasiado trabajo.
No solo hay que pasar todas las tareas del sistema antiguo al nuevo —cosa que probablemente hay que hacer manualmente—, también debes personalizar y aprender la nueva solución.
Mi sistema de productividad es transparente, es decir, casi nunca pienso en él. Si tengo una idea nueva, mis dedos automáticamente aprietan las teclas Ctrl+Espacio para abrir la pantalla de captura. Además, una vez capturada la idea, mi mente está tranquila, porque la experiencia de varios años usando este sistema ha creado una confianza enorme.
Si cambiara de aplicación, necesitaría muchos meses para volver a crear esta confianza y para aprender a usar el software con fluidez. Este es el verdadero coste de cambiar de gestor de tareas.
A veces un cliente todavía no tiene ninguna herramienta para gestionar sus tareas. Este cliente probablemente está empezando a aprender los principios de la productividad personal. En este caso, mi recomendación mencionada anteriormente no le sirve, pero tengo una alternativa:
Si empiezas a aprender GTD, el mejor gestor de tareas es una hoja de papel
Lo primero que mucha gente hace al empezar con GTD es buscar el software perfecto. Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que también limita tu manera de pensar a solo la funcionalidad ofrecida por la herramienta elegida.
Siempre aconsejo trabajar con listas simples en papel durante al menos seis meses. Sólo cuando estás cómodo con el método y cuando has desarrollado tus hábitos productivos, sabes cuáles son tus requerimientos para tu gestor de tareas. Además, ser capaz de trabajar en papel también es muy útil en el momento que la tecnología falla.
Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu manera de funcionar y no al revés.
Después de haber trabajado en papel durante seis meses, tienes suficiente experiencia para elegir el mejor gestor de tareas. Esta elección tienes que hacerla tu, porque solo tu sabes cuál es tu forma de trabajar.
Para ayudarte a seleccionar entre los cientos de posibilidades que hay en el mercado, publicaré en las próximas semanas mis recomendaciones para Windows, OS X, linux, la nube, iOS y Android.
Pero recuerda: estas recomendaciones sólo son para la gente que todavía no tenían ningún gestor de tareas y que han usado una hoja de papel durante al menos seis meses. Mi recomendación para el resto de los lectores es: El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando.
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El tiempo pasa volando, ya casi estamos al final del año 2011. Para mi, las fiestas de navidad siempre son el momento idóneo para planificar el año que viene. ¿Cuándo vamos de vacaciones? ¿Qué puentes hay? ¿Cuándo estaré trabajando en proyectos grandes?
La herramienta perfecta para hacer esta planificación es el calendario compacto. Su diseño permite ver todo el año mientras todavía queda mucho espacio para notas.
He implementado los últimos cambios que David Seah ha realizado en la versión original del calendario compacto. En lugar de trabajar con una tabla con las fechas fijas de los días festivos, ahora cuenta con fórmulas que calculan la fecha de cada día festivo. El beneficio de este cambio es que el año que viene sólo tienes que cambiar la celda con la fecha base para preparar el calendario para el año 2013.
Además, si reemplazas la fecha base por la formula =HOY(), el calendario siempre mostrará las próximas 52 semanas a partir de la fecha de hoy.
He preparado el calendario en dos formatos: Microsoft Excel 2007 y PDF. Obviamente, no podrás cambiar el año de la versión en PDF. Este año no he podido crear una versión para OpenOffice.org debido a la complejidad de las fórmulas y los formatos condicionales.
Por el momento hay calendarios para Argentina, Barcelona, Catalunya, Chile, Colombia, España, Lleida y Madrid, aunque en los próximas semanas añadiré más países y versiones en catalán.
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Ya te veo pensando: “Esto es una broma, ¿verdad? Twitter es una distracción y no puedes ser productivo si estás usándolo.”
Como casi siempre, la respuesta es: depende. Twitter es una herramienta, y como cada herramienta puedes usarlo en tu favor o de una manera poca productiva. Igual que un ordenador de sobremesa, que es una herramienta muy productiva, pero no sirve para mucho si viajas toda la semana.
Lo primero que debes hacer es establecer para qué quieres usar Twitter. ¿Estás en Twitter para pasar bromas a tus amigos, para vender tus servicios o para establecer tu marca personal? El objetivo determina a quién debes seguir y qué tipo de mensajes tienes que tuitear.
Desde mi punto de vista, Twitter es como un bar dónde vas para pasártelo bien con tus amigos o para hacer networking. Si tus amigos ya están presentes cuando entras en el bar, no les pides que te expliquen de que han hablado anteriormente. Simplemente les escuchas durante un momento y luego participas en la conversación.
Yo hago lo mismo con Twitter: leo los últimos mensajes y empiezo a participar. No pasa nada si no he leído todos los mensajes anteriores. Si había algo muy importante, seguramente me enteraré más tarde.
El antropólogo Robert Dunbar ha determinado que el límite cognitivo de los individuos con los cuales se puede mantener una relación estable está alrededor de los 150. Si sigues a más que 150 personas en Twitter, puedes usar las listas para crear grupos. Yo uso varias listas para gente que conozco en la vida real y los tuiteros más interesantes. Si tengo poco tiempo, solo leo los tuits de la lista interesante.
Hablando de tener poco tiempo, es recomendable decidir cuándo te conectas a Twitter. No hay que dejarlo abierto todo el día, porque es una gran distracción. Lo mismo pasa en la vida ‘real’: si pasas todo el día haciendo networking, ¿cuando estás creando tu producto?
¿Qué consejos tenéis vosotros para usar Twitter de forma productiva?
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Este es un artículo muy especial, porque es el primer artículo que no he escrito con un ordenador. He creado este texto grabando mi voz desde el teléfono. La aplicación Dragon Dictation convierte automáticamente el sonido de la voz en texto.
Este método para crear textos no sólo sirve para escribir artículos, sino también puede servir para enviar correos o mensajes. El gran benificio es que no necesitas tus manos, lo que te permite andar por el despacho o crear textos en el coche. También ayuda a evitar enfermedades osteomusculares.
Para empezar a usar esta tecnología primero tendrás que invertir tiempo para que el programa aprenda como es tu voz, pero una vez pasado este tiempo de aprendizaje es una herramienta muy eficaz. La tecnología de reconocimiento de voz no es perfecta (o puede ser que mi castellano es difícil de interpretar), pero me cuesta menos tiempo corregir las faltas que escribirlo a mano.
Un consejo para los lectores que quieran probar este tipo de software: es importante tener claro lo qué quieres decir antes de empezar a grabar para tener un buen resultado.
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Habitualmente apunto mis notas en un pequeño bloc de notas que siempre llevo conmigo. No obstante, hay situaciones en que no es la mejor opción para esta tarea, por ejemplo, cuando estoy en un curso, un seminario o en una reunión.
El problema no es el volumen de las notas, que puedo solucionar simplemente usando un bloc de notas de tamaño A5 o A4, sino el uso posterior de estas notas. Una nota normal tiene una vida muy limitada: apunto una cosa, dejo la nota en mi bandeja de entrada y casi siempre el mismo día proceso la nota y la tiro en la papelera.
Las notas de cursos y reuniones importantes son diferentes: quiero guardar estos apuntes para poder consultarlos en el futuro. Además, en el caso de los cursos, quiero aprender lo que he oído y apuntado.
Para este tipo de anotaciones, uso desde hace mucho tiempo el sistema desarrollado en los años 50 en la universidad de Cornell. Se trata de usar un formulario especial con dos columnas. La columna más grande al lado derecho sirve para apuntar las ideas más importantes de la clase o la reunión, usando frases cortas, símbolos y abreviaciones.
Para ayudarme a procesar los apuntes en el futuro, uso la columna pequeña al lado izquierdo para palabras clave y preguntas relevantes relacionadas a las anotaciones.
Un día después del evento, reviso las notas. Obviamente, siempre paso las acciones a mi lista de tareas, pero además escribo un resumen de mis notas en el espacio al final de cada página para aumentar la comprensión del tema. Habitualmente, si quiero consultar los apuntes de una reunión o clase del pasado, solo miro las palabras claves y/o el resumen para refrescar mi memoria.
Os dejo una plantilla para imprimir hojas divididas según el método Cornell: plantilla-cornell.pdf.
Obviamente, en lugar de imprimir este formulario también puedes crear las tres secciones dibujando dos rayas en cualquier hoja de papel.
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En la foto de arriba muestro el escritorio de mi ordenador después de arrancar. Como podréis ver, es bastante minimalista.
En la Barra de Menú solo tengo algunas aplicaciones:
Invisibles, pero siempre activos tengo algunas aplicaciones más:
El Dock lo tengo por defecto sin iconos (solo el Finder y las Preferencias de Sistema) y está al lado derecho de la pantalla para poder aprovechar mejor el espacio vertical. La imagen de fondo de pantalla cambia automáticamente cada día. Esta foto en concreto es de Wallbase.
Un escritorio limpio es muy bonito, pero al final hay que usar el ordenador para trabajar. Abajo podéis ver mi ordenador en plena acción:
Cómo veis, estoy editando este texto en Byword; los ficheros de mi tarea actual están en el escritorio. Además, tengo Skype, OmniFocus, Notational Velocity y DEVONthink abiertos, pero con sus ventanas escondidas para poder enfocarme mejor.
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No sé si lo sabéis, pero existen aplicaciones que permiten introducir un texto largo usando solo un atajo de teclado. Esta funcionalidad es muy útil para los fragmentos de texto que repitas a menudo. Unos ejemplos de estas aplicaciones son TextExpander y Typinator en el Mac (yo uso Typinator), Fingertips, Phrase Espress y ActiveWords para los usuarios de Windows y Snippits y AutoKey para Linux.
Hoy quiero daros 15 ejemplos de fragmentos para insertar usando estas aplicaciones:
ec para El Canasto.bcn → Barcelona mad → Madrid lle → Lleidaeem→ en este momento psi → para su informaciónjs para insertar Jeroen Sangerstel → Tu número de teléfono dir → La direcciónhor → El horario de tu oficinasc → Saludos cordiales, Jeroen att → Atentamente, Jeroen Sangerscnt → El número de la cuenta bancariadni→ Tu número de DNIli → http://es.linkedin.com/in/sangers fb → http://www.facebook.com/jeroen.sangers tw → http://twitter.com/JeroenSangerssoc → Una explicación de las razones porque no aceptas una invitación para una red social: Solo acepto peticiones de personas que realmente conozco.per → Un texto en que pido permiso para usar una foto en el bloggpm → Gracias por su mensajehrtm → He recibido tu mensaje. Ahora mismo no tengo el tiempo para darle la atención que se merece, pero intentaré contestarte mañana.Creo que ya tenéis una idea del uso de este tipo de aplicaciones. Simplemente hay que verificar los textos que escribimos habitualmente e identificar las partes que repetimos muchas veces.
¿Que abreviaturas utilizáis vosotros?
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Empecé con el sistema GTD para dominar todas las tareas del día a día según su contexto. Poco después me pasé a autofocus, reduciendo el número de listas a una sola lista. Pero tener todas las tareas en una lista también me distraía, especialmente cuando una u otra tarea se quedaba sin hacer por diversas razones.
Necesitaba un sistema que funcionara como una lista, pero con más agilidad a la hora de reagrupar tareas. Probé varios sistemas online, pero para mi anotar una tarea en lapiz y al terminarla poder tacharla cuando la termino no tiene precio.
Los requerimientos para mi autofocus adaptado por lo tanto era: - capacidad de anotar las tareas en papel - opción de reagruparlas según las necesidades - opción de cerrar la lista al final del día para pasar del trabajo a la vida privada (crucial para autónomos)
La solución me llegó en forma de una cajita de mini-tarjetas de visita. Esta caja ya vino con tres divisores, supuestamente para guardar otras tarjetas en la misma caja. ¿Y sí estos divisores me indicarían mis prioridades?
Basado en el tamaño de las mini-tarjetas originales, llené la caja con papeles del formato (7x2,7cm). Los divisores ganaron los títulos “Hoy”, “Mañana”, y “otro día”. Además hay un divisor final que divide los papeles vacíos del apartado de tareas.
Cada vez que me llega una nueva tarea, la anoto en un papel vacío, junto con el proyecto y la fecha. Si la tarea se puede hacer otro día, la pongo en “mañana”. Así todas las tareas quedan anotadas, pero ninguna me genera estrés en el ahora.
La tarea que estoy haciendo siempre está en la primera posición, visible para que no me distraiga. Las otras tareas para el mismo día están atrás de la pestaña “hoy”, y los demás tareas están o en “mañana” u “otro día”. Cuando termino con la tarea actual, la cambio por la próxima tarea de “hoy”. Y cuando ya no hay nada en “hoy”, y sigo con ganas de adelantar cosas, me ocupo de alguna tarea de “mañana”. De lo contrario cierro la caja para darle a mi cerebro el mensaje de que SE ACABÓ por hoy.
Pero antes de cerrar la caja planifico el próximo día. Reviso las papeletas que están en “mañana” y las cambio a “hoy” lo que pretendo hacer el próximo día. Después hago lo mismo con las papeletas de “otro día”. Si acabo con demasiadas tareas de “hoy”, los reviso con urgencia. ¿Qué pasa si no lo termino este día? Nada? Para mañana.
Por la mañana, al abrir la caja, solo tengo que sacar la primera tarea prioritaria. Me concentro en esta tarea hasta que esté terminada. Una vez terminada, lo anoto en la papeleta y la pongo al final de la caja). Ahora puedo coger la segunda tarea prioritaria del día.
Y ahora viene la mejor parte de la caja: poqué he puesto solo en “hoy” lo que hay que terminar hoy sí o sí, suelo terminar a media tarde. Si estoy muy exhausta, cierro la caja y me dedico a otras cosas. Pero si todavía estoy con energía, entonces voy avanzando tareas del futuro. De esta forma termino el día no solo con la satisfacción de haber hecho un buen trabajo, sino además con la felicidad de haber avanzado más de lo planificado. Con esto y la caja cerrada, mi mente realmente puede relajarse.
¿Cuáles son tus retos con las listas y cómo los resuelves?
]]> http://valedeoro.es donde escribe sobre la importancia de vivir de forma sostenible y eficiente. Convencida que siempre existe una manera más fácil y menos compleja, últimamente también se ha aventurado en el mundo del minimalismo. También puedes seguirle en http://twitter.com/valedeoro.]]>
El número de aplicaciones de productividad es enorme y casi cada día encuentro una herramienta nueva. Lo que he notado, es que cada vez más se trata de aplicaciones que viven completamente en internet - las aplicaciones 2.0.
Como consultor de productividad ayudo a mis clientes con la selección y configuración de sus herramientas y debido a esto, tengo una amplia experiencia usando software 2.0. Pero yo todavía no he hecho el giro, aún creo que una aplicación instalada localmente tiene más beneficios para mi.
Obviamente, cada persona es diferente y yo exijo mucho a mis herramientas. Me gusta tenerlo todo integrado y accesible, especialmente para mis tareas clave, como procesar y escribir correo, investigar en internet, archivar información, escribir textos y planificar mi tiempo. Todas estas tareas puedo hacerlas más eficazmente usando aplicaciones instaladas en mi portátil. Os doy algunos ejemplos:
Estoy buscando información en internet y encuentro una aplicación nueva para comentar aquí, en El Canasto. Selecciono el texto y mediante un atajo de teclado creo una nueva nota en Notational Velocity con el texto y un enlace a la página. Este atajo de teclado funciona incluso si no tengo Notational Velocity abierto. Solo algunas aplicaciones web como Evernote te permiten hacer esto mediante bookmarklets.
Si mientras estoy escribiendo este texto para El Canasto me acuerdo que tengo que escribir un correo, puedo capturarlo en OmniFocus con solo un atajo de teclado y luego continuar escribiendo. Si usas un gestor de tareas basado en internet, tienes que abrir primero esta herramienta y hacer un clic para abrir la pantalla de captura. Esto es más fácil hacerlo con una aplicación local.
Finalmente, si tengo un documento o PDF delante, puedo hacer un montón de tareas con este fichero sin tener que abrir ninguna aplicación primero: enviarlo por correo, archivarlo en DEVONthink, convertirlo en una tarea, etc.
Solo para tareas específicas e infrecuentes uso herramientas web, porque no vale la pena instalar una aplicación. Por ejemplo, no utilizo muchos Diagramas de Flujo, pero si alguna vez tengo que hacerlo uso Gliffy.
Si no uso habitualmente las herramientas 2.0 no quiere decir que no uso la nube. Al contrario, mucho de lo que hago está en la nube, simplemente para tener mis dispositivos sincronizados y para tenerlo siempre accesible. Mi correo está en la nube, aunque leo y escribo mensajes desde una aplicación. Los calendarios de todos mis dispositivos están sincronizados vía la nube y si quiero, puedo consultarlo también desde un navegador. ¿Mis tareas? También sincronizadas vía internet. Y por supuesto, tengo todo el material de mis proyectos actuales en Dropbox.
¿Qué preferís vosotros? ¿Una aplicación web o una aplicación nativa?
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Para los fans del Muji Chronotebook he encontrado otro bloc de notas optimizado para planificar tu tiempo. Donde el Chronotebook tiene un dibujo de un reloj para planificar tu día, el Watch Diary contiene un reloj de verdad en el centro del libro. Igual al Chronotebook puedes apuntar tus notas relacionadas a una hora concreta alrededor del reloj del Watch Diary.
Watch Diary ha sido diseñado por Wonjune Song en Corea y está disponible en los colores blanco, naranja, marfil, verde y negro. Además del bloc de notas, también hay un paquete de recambio para las agendas tipo Franklin.
El precio del Watch Diary es $17 (más gastos de transporte desde Corea). ¿Alguién sabe dónde comprarlo por aquí?
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Hoy en día, el teclado es una de las herramientas de comunicación más importantes y en mi opinión es imprescindible tener una buena velocidad de mecanografía. Especialmente entre los medios y altos cargos en las empresas he encontrado profesionales que no saben teclear con eficacia.
Por medio recibimos 100 e-mails al día y escribimos unos 40 mensajes. Añadido a los informes, planes, evaluaciones, etc. pasamos gran parte del día escribiendo textos con el teclado. Si tienes una velocidad de mecanografía de 50 caracteres por minuto, puede ser que necesitas 12 minutos para escribir un correo que yo puedo escribir en 2 minutos. ¡Puedes ahorrar 10 minutos por correo!
¿Cómo puedes mejorar la velocidad de mecanografía?
Si no has aprendido a teclear bien en el colegio, vas atrasado y seguramente te costará más tiempo. Hay un montón de aplicaciones disponibles para aprender la mecanografía y si solo dedicas 5 minutos al día (por ejemplo antes de empezar a trabajar), dentro de un mes ya notarás un cambio enorme. Personalmente tengo buena experiencia con TypingMaster, pero si no quieres gastar 39,90€ también hay soluciones gratis de código abierto como por ejemplo TypeFaster.
No hay excusa, si el ordenador es tu herramienta principal de trabajo, debes ser capaz de usarla con eficiencia.
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Acabo de encontrar este soporte de madera para el iPad. Sé que existe una funda maravillosa para el nuevo iPad, pero el soporte de madera es más ecológico y más barato: solo cuesta 4€. Hay tres modelos disponibles: un modelo original, un modelo de madera de bambú (8€) y un modelo más pequeño (30€).
En la web del soporte también puedes descargar unas instrucciones para crear el tuyo propio.
Por cierto, el soporte también sirve para iPhone, iPod, Kindle y otros tablets.
Si prefieres algo más sofisticado, existe otra empresa holandesa que fabrica un smart cover de madera para el iPad 2.
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Acabo de subir los calendarios compactos para Bolivia, Ecuador, Guatemala y Perú.
Hoy, el último día del año, es un día perfecto para imprimir el Calendario compacto y planificar las grandes líneas del año 2011. ¿Cuándo vas de vacaciones? ¿En qué día quieres acabar tu proyecto grande? ¿Qué semana es mejor para hacer este viaje de negocios?
¡Feliz año nuevo!
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Outlook es una aplicación enorme, con muchísimas posibilidades para personalizarlo. En otros artículos ya he hablado de usar las reglas de correo para archivar el correo automáticamente basado en tus propios criterios. Así puedes separar correos importantes (de tu jefe o pareja) de las notificaciones de las redes sociales.
Outlook es una de las pocas aplicaciones que también pueden ejecutar reglas al correo que envías. Estas reglas las podemos usar para automatizar la lista de espera.
Primero, debes crear una carpeta para guardar los mensajes de delegación. Luego creamos una nueva regla (Herramientas > Reglas y alertas... > Nueva Regla.... Entonces eliges la plantilla Comprobar mensajes después de enviar y haces clic en Siguiente.
Marca la condición Con cierto texto en el cuerpo del mensaje y click en el texto subrayado en azul en la parte inferior de la pantalla. Ahora tenemos que entrar la palabra clave para identificar el mensaje como un mensaje de delegación. Yo uso [ee] (en espera).
Clic en Ok y en Siguiente para ir al segundo paso. Ahora debes elegir la acción mover una copia a la carpeta especificada y usar la palabra subrayada en azul para seleccionar nuestra carpeta de correo delegado. En mi caso, esta carpeta es @Waiting for. Clic en Finalizar para guardar la regla nueva.
Si ahora envías un correo para delegar una tarea, solo tienes que escribir tu palabra clave [ee] en algún lugar en el cuerpo del mensaje —yo habitualmente lo pongo al final del mensaje— y Outlook guarda automáticamente una copia en la carpeta de correo delegado.