Archivos de Entrevista en grupo en El Canasto tag:canasto.es,2009-12-28://3 2011-01-18T18:00:45Z Getting Things Done© y Productividad Personal y Profesional Movable Type Pro 5.12 Hábito productivo tag:canasto.es,2011://3.3416 2011-01-18T06:58:26Z 2011-01-18T18:00:45Z Pregunté a los expertos de productividad personal por sus hábitos productivos. Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Si quieres mejorar tu productividad personal, hay que cambiar tus hábitos. Todos sabemos que cambiar hábitos es difícil y requiere mucho tiempo. Pensaba que sería interesante saber cuáles son los hábitos claves para tener éxito en la vida. Así que pregunté a los expertos de productividad personal:

¿A qué hábito productivo debes tu éxito?

A tener todo siempre a mano, llevar un buen control de mis ideas y mis prioridades y ser eficiente con lo que hago.
David Topi

La productividad es algo que afecta a toda tu vida y no solo en el trabajo. Necesitas un sistema que siempre sea accesible.

Creo que el hábito que más me ayuda es organizarme bien. Organizar implica en una primera fase pensar en lo que hay que hacer y cómo optimizarlo (por contexto, contacto…) pero en una segunda fase posibilita no pensar cuando estás en la fase “Hacer”, lo cual permite hacer mucho más en el mismo tiempo y compensa con creces el tiempo invertido anteriormente.
José Miguel Bolívar de Optima Infinito

La mayoría de la gente no piensa mucho sobre su trabajo. Hay que pensar sobre tu trabajo más que piensas ahora, pero no tanto como te imaginas.

Creo que más que un hábito ha sido la forma de pensar que me inculco mi papá desde pequeña y es pensar en soluciones en vez de problemas.

Todo sistema de productividad empieza básicamente en definir lo que tienes que hacer y si no lo sabes puedes trabajar por horas sin conseguir nada. Por eso, el hábito de definir claramente la solución a la que debes llegar y los pasos que debes tomar para llegar a esa solución creo que es la pauta principal para una vida más productiva donde el accionar realmente da resultados.
blpgirl de Lo que le diga es mentira

Sólo si sabes a dónde quieres ir puedes buscar la mejor ruta.

Al de levantarme cada vez que me caigo o desfallezco. Me he propuesto conseguirlo, por todos los medios, cueste lo que cueste. La caída, el error, no es un lastre, no es un castigo, es una forma de aprender, es una forma de crecer y enriquecerme.
Alex Bergonzini de GTD Bergonzini

Como ya he dicho en la introducción, cambiar tus hábitos no es nada fácil. No debes perder la esperanza ni la motivación.

Considero que muchas de las cosas que he logrado se las debo al hábito de la retrospectiva, llámese Mejora Continua (según la filosofía Lean) , Kaizen (según la TPS) o Afilar la sierra (según 7 Habits de Stephen Covey), en suma, ese hábito que invita a alzar la mirada hacia el horizonte y redefinir el camino hacia el objetivo me ha hecho muchas veces no dejarme llevar y tal vez perderme en el mar de actividades y posibles proyectos en los que uno puede incursionar y que tal vez no lo lleven hacia el cumplimiento de las metas realmente importantes.

Incluso, podría decir que la productividad real no se enmarca en el simple hecho de hacer bien y en el tiempo propuesto las cosas, se trata (antes que nada) de escoger las actividades que aportan real valor hacia el cumplimiento de nuestros objetivos de fondo. La productividad radica allí, en la toma de decisión de un norte y el mantener el foco hacia él, en el día a día.
Raúl

Para mí el segundo consejo es esencial: muchas veces pasamos el día haciendo cosas que no aportan valor, como por ejemplo leer el correo.

Si con “éxito” te refieres a vivir según tus principios, hacer lo que de verdad te gusta, estar satisfecho con tu trabajo y abrazar cada nuevo día como un regalo, entonces sí. Por fin lo he conseguido después de 20 ó 25 años intentándolo. Y sólo lo achaco a mi propia voluntad, a empeñarme en querer vivir así.

En mi caso personal la “fórmula” incluye estos ingredientes: el cambio de hábitos (más positivos y productivos), valorar las cosas pequeñas, cierta disciplina en los horarios y, sobre todo, tener MUY claros y MUY presentes tus prioridades, lo que de verdad me importa.
Berto Pena de Think Wasabi

Me gusta esta definición de tener éxito.

De todos los hábitos productivos que he desarrollado a lo largo de los años, el que más me ha ayudado, sin ninguna duda, es la constancia. Por supuesto, hay muchos otros hábitos que han marcado la diferencia, como actuar con perspectiva, simplificar, recopilar-procesar-organizar, revisar mi sistema periódicamente, y un larguísimo etcétera. Pero la constancia siempre ha sido el eje.

Con constancia puedes adquirir cualquier otro hábito. Sin constancia, hasta el cambio más pequeño supone un esfuerzo enorme, y estarás condenado a un fracaso casi seguro.
Jero Sánchez de El Gachupas

La constancia o perseverancia es un hábito de muchos líderes. ¿Tú lo tienes también?

El hábito más importante a la hora de hacer crecer mi productividad es el de la revisión. Después de tomar conciencia de los beneficios de la productividad y de poner en práctica el método GTD, lo que ha conseguido mantenerme en línea ascendente han sido las revisiones diarias y semanales de mis progresos. Al final de cada día anoto todo lo aquello que creo que desvía mi eficiencia, al mismo tiempo intento buscar una corrección. Cada fin de semana realizo una revisión semanal al estilo GTD incluyendo una valoración en base a mis anotaciones diarias, lo que me permite detectar si voy bien encaminado o que aspectos debo trabajar.
David Torné

Igual que Raúl, David practica la mejora continua.

Quiero dar las gracias a los expertos de productividad por haber tomado tiempo para contestar mi pregunta.

]]> Retos de productividad personal tag:canasto.es,2010://3.3237 2010-10-13T05:49:36Z 2010-10-13T16:01:07Z ¿Cuál es el reto de productividad más grande y cómo lo has solucionado? Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Ya lo he comentado antes en este blog: mejorar la productividad personal y profesional no es nada fácil. Mejorar tu productividad implica cambiar tus hábitos y para hacer esto necesitas tiempo y disciplina.

Aunque parezcan siempre productivas, los expertos de la productividad personal también han encontrado (y todavía encuentran) dificultades con la gestión de sus acciones, proyectos y metas. Hoy nos explican cómo han solucionado estas dificultades contestando la pregunta:

¿Cuál es el reto de productividad más grande y cómo lo has solucionado?

Llevar proyectos en paralelo de áreas completamente diversas, que no tenían relación entre ellas. Tener que cambiar de chip mental cada pocas horas me hacia perder mucho tiempo. Conseguí mejorarlo dedicándome por completo un día, o dos si era necesario, a una sola cosa, hasta conseguir una de las metas propuestas, y luego pasaba a otra. Estar centrado en un tema es importante para alcanzar los objetivos propuestos.

David Topi

El cambio de chip es muy costoso, aunque dudo que hay mucha gente que puede permitirse dedicar un día entero a solo un proyecto. No obstante, hay que intentar reducir los cambios de contexto y/o proyecto.

El reto más grande para mí es el abandono definitivo de hábitos improductivos y su sustitución por otros productivos. Al final, cuando estás bajo presión, aparece el síndrome de “querencia” y vuelves a caer en esos malos hábitos que creías ya superados. Aún no lo he solucionado y no sé si algún día lo lograré. Tampoco me preocupa en exceso. Lo importante cuando “te descuelgas” es no dramatizar, saber que es algo que le pasa a casi todo el mundo y que lo importante es reengancharse lo antes posible porque cuesta mucho menos y el daño al sistema es mucho menor. No sirve de nada flagelarte mentalmente ni autocompadecerte. Si te caes, te levantas y sigues andando. No pasa nada.

José Miguel Bolívar de Optima Infinito

Los dos hábitos esenciales que necesitas es reconocer cuando no estás en forma óptima y saber cómo puedes volver a tomar el control de tu vida. Habitualmente solo hay que apuntar todo lo que tienes ahora en tu cabeza y hacer un Repaso Semanal rápido para actualizar tu sistema.

Comprender que el tiempo no existe, carece de importancia, lo que importa es el espacio o el contexto, he de ser productivo allí donde esté, evaluando las necesidades de cada momento. La vida personal y la laboral es la misma, es mi vida.

Alex Bergonzini

No se puede gestionar el tiempo, solo puedes gestionar tus acciones.

El reto de productividad más grande que he tenido ha de ser manejar múltiples proyectos al mismo tiempo y la verdad creo que aún lo estoy solucionando. Sin embargo, algunas de las técnicas que me han ayudado a volver a tener vida social son:

  • Manejar una lista de tareas diarias limitada a 2 o 3 acciones importantes que debo realizar a final del día. (Con esto me obligo a reflexionar sobre cuales son las tareas que realmente agregan valor y asegurar que avance en algún proyecto)
  • Mantengo una plantilla en una hoja de cálculo de google docs con los siguientes campos: nombre del proyecto, criterio de terminado (cuando se da por finalizado el proyecto), categoría, próxima acción, fecha límite para realizar la próxima acción indicada.(Con esto conozco el estado de cada proyecto y los objetivos semanales de cada uno)
  • Siempre hago al menos 1 de las acciones importantes en mi lista a mi hora más productiva, es decir, a primera hora de la mañana. (Con esto se me facilita trabajar el resto del día y estoy más tranquila porque al menos ya acabe algo importante)
  • Empece a decir NO a nuevos proyectos para los que no tengo tiempo así sean buenas oportunidades porque finalmente no podré responder por estos a menos que renuncie o postergue a algún proyecto en curso.

blpgirl de Lo que le diga es mentira

Muy buenos consejos para gestionar múltiples proyectos.

El reto de productividad más grande que he tenido fue el tener a cargo el diseño y la implementación de un planeamiento estratégico y un Balanced ScoreCard en una conocida empresa del medio. Acepté el proyecto por la envergadura del mismo y el significado que tenía en mi carrera profesional.

Era consciente que el tiempo para finalizar el proyecto era el justo y necesario, tenía que dedicarme al 100% y sin distracciones. Lo más interesante fue que el trabajo no dependía enteramente de mi, si no que existía un equipo de personas que lideraba, al mismo tiempo tenía que reunirme con el cliente, buscando invertir la menor cantidad de tiempo, generando la mayor cantidad de valor para con el proyecto.

Utilicé todas las técnicas/metodologías de productividad y relacionadas que conocía en ese momento, conceptos como timebox, pomodoro, niko niko calendar, kanban, etc. Las actas de reunión eran mapas mentales que se elaboraban en el momento de la reunión (para no invertir tiempo luego de ellas). Confronté cada documento a elaborar con el cliente, y él decidió cuales realmente aportaban valor al producto.

Coloqué a las personas y su interacción por encima de los proceso y las herramientas (fiel al manifiesto ágil) y finalmente, trabajé iterativa e incrementalmente, dando entregas del mapa estratégico cada dos semanas, afinándolo y mejorándolo en conjunto con el cliente en reuniones de retrospectiva.

Podría decir que el resultado fue exitoso, aunque soy consciente que existen un sin fin de cosas que haría diferente el día de hoy, creo que vale como un reto de productividad el cual solucioné con las herramientas que tenía en ese momento.

Raúl

La mejor manera de aprender los métodos de productividad es… usarlos.

Me incomoda mucho la pérdida de tiempo que supone la impuntualidad ajena. Luchar contra este hábito, que además en nuestro país es socialmente aceptable, cuesta mucho pero no es imposible!

A riesgo de que se me tilde de rígida, empiezo mis reuniones puntualmente, si como mínimo están presentes una o dos personas. La verdad es que si no hay nadie, nunca he probado empezar a hablar sola!!! Igual un día me animo, pero tendría que tener la autoestima muy alta…

No muestro mi desaprobación directamente (prefiero reirme de mi escaso poder de convocatoria), pero empiezo igualmente pasados 5 minutos de cortesía, para no jugar con el tiempo de aquellos que acudieron puntualmente y sentar así las bases de futuras reuniones.

He podido comprobar que las personas se adaptan a la micro-cultura que estableces y se dan más prisa en tus reuniones que en las de otras personas “más flexibles”.

Eva Cantavella de Reuniones Eficaces

Creo que en España aún tenemos mucho que aprender para mejorar el funcionamiento de las reuniones.

No sabría decir uno solo. He tenido y tengo varios. Destacaría la Procrastinación y las distracciones en Internet.

Aunque siempre activo solía ser una persona indolente y pasota con ciertas tareas. Siempre terminaba por procrastinar por pereza. Eso lo he ido corrigiendo (que no eliminando) interpretando las tareas, descomponiéndolas en pequeñas partes y viendo esas pequeñas guerras como grandes victorias.

Las distracciones en Internet sólo he logrado reducirlas analizando todo lo que me estaban robando y poniendo un “firewall” mental. Es decir, poniendo muros y barreras para cuidar y mimar una de las cosas más valiosas que tengo: la atención y mi concentración.

Berto Pena de Think Wasabi

La procrastinación tiene varias causas, pero en muchas casos la principal razón es ver un proyecto como una tarea enorme.

A lo largo de los años uno se enfrenta a muchos retos productivos, pero quizá el más complicado para mi fue vencer la tentación de probar cada nueva herramienta que aparecía en el mercado. Recuerdo que, especialmente al principio, tenerlo todo bien organizado en listas me daba una sensación de control que confundía con la productividad misma. Por eso siempre buscaba la forma de tenerlo todo cada vez más estructurado, mejor clasificado, más estético…

Lamentablemente, perdí muchísimo tiempo en migrar mis datos de un sistema a otro, una y otra vez. Aún ahora me resisto a calcular todas las horas que “perdí” durante aquellos primeros meses :-\

Conseguí salir del “”hoyo”” productivo tomando una postura pragmática. Me obligué a mi mismo a utilizar la herramienta con la que pasaba más tiempo a lo largo del día, el PIM del trabajo —Lotus Notes—, y adaptarla para trabajar según GTD. Si notaba que algo faltaba, buscaba una manera creativa de hacerlo, pero siempre cumpliendo la regla: prohibido utilizar otra cosa que no sea Lotus Notes. Después de un tiempo me di cuenta de que en realidad no necesitaba utilizar ningún software especial: cualquiera es bueno si estoy dispuesto a aprender cómo funciona y sacarle el máximo partido.

Jero Sánchez de El Gachupas

Creo que la adicción a las herramientas es algo muy común entre los bloggers de la productividad personal :-)

Eliminar las distracciones. Ya sean las furtivas conexiones a internet durante el trabajo, las llamadas, los correos, las consultas de los compañeros… Aggggh! Parece que nunca se acaban. En primer lugar he eliminado todas las notificaciones de mis aplicaciones y todas las potenciales distracciones físicas como llamadas (por lo menos durante 2 o 3 horas durante la jornada). En segundo lugar segmento mi tiempo, distribuyo mi jornada en franjas y cada una la dedico a un tipo de tareas, tareas del trabajo, tareas personales, contestar llamadas y correos. Finalmente restrinjo el uso de Internet a temas de consulta, es una cuestión de voluntad, diariamente vas reduciendo el tiempo de conexión y encasillándolo en sesiones a unas horas determinadas.

David Torné

Saber gestionar interrupciones es un hábito esencial en un mundo cada vez más conectado.

]]> Perder el tiempo tag:canasto.es,2010://3.3094 2010-08-09T05:15:28Z 2010-08-09T10:36:47Z ¿En qué actividades la gente pierde el tiempo sin darse cuenta? Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Seguramente estás leyendo El Canasto porque te sientes poco productivo. Probablemente conoces el sentido de haber trabajando todo el día y al final del día no saber a dónde han ido todas las horas. Te has esforzado mucho, pero has logrado muy poco. Muchas veces no queda claro a dónde han ido las horas perdidas.

Este mes he preguntado a los expertos de productividad:

¿En qué actividades la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?

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En organizarse!! Nos pasamos más tiempo tratando de organizar lo que debemos hacer (a veces) que realmente poniéndonos manos a la obra para ejecutar las tareas y obligaciones que tenemos por delante.
David Topi

Es difícil encontrar el equilibrio entre planificar tus tareas y hacerlas. Si nunca planificas, seguramente trabajas en las tareas equivocadas, aunque también es posible que planifiques tanto que ya no te queda tiempo para trabajar en tus tareas.

En lo que yo llamo “transiciones de estado”, es decir, situaciones en las que pasas de estar haciendo algo a estar haciendo algo distinto. Dentro de las transiciones de estado estarían por ejemplo las esperas, algo que con la impuntualidad española puede alcanzar dimensiones importantes. Otro ejemplo es el de la mayoría de las reuniones, que son espacios de tiempo improductivo “de transición” entre estados en los que haces algo productivo. Otro serían los atascos o desplazamientos (a no ser que aproveches para oír música, leer…) Un ejemplo más son todas esas situaciones en las que transcurre un tiempo entre el “voy a hacer…” y haces realmente eso que “ibas a hacer…”: despedirte, acostarte o levantarte, dejar de twittear… :-P Puede no parecer tan importante, pero estamos hablando de varias horas al cabo de la semana en la que no has hecho nada que te aporte realmente algún valor.
José Miguel Bolívar de Optima Infinito

Un truco para minimizar las transiciones de estado es agrupar tareas similares. Si mantienes una lista de llamadas puedes hacer todas las llamadas de un tirón para ganar tiempo.

Lo más común es perder el tiempo en las redes sociales como twitter y facebook donde es muy fácil que nos entretengamos hablando con alguien más o simplemente “chismoseando”.
Además, otro tipo común de pérdida de tiempo es la de realizar tareas que no agregan valor por ejemplo, la excesiva planeación y organización de las tareas a realizar en un día o demasiado énfasis en el diseño de una plantilla de reporte super bonita cuando al gerente solo le interesa leer un número para continuar con su trabajo, etc.
blpgirl de Lo que le diga es mentira

Para las redes sociales, hay una solución fácil: antes de entrar debes fijar el tiempo que quieres dedicar a las redes sociales y configurar una alarma de cocina para que te avise cuando se acabe el tiempo.

No existe una manera de perder el tiempo, sencillamente la gente lo malgasta sin ser plenamente consciente de ello o en el mejor de los casos sabiéndolo y utilizándolo. Forma parte de la naturaleza humana. No me gusta el concepto del tiempo, prefiero pensar que estoy perdiendo acciones, tareas, oportunidades, ideas. El tiempo, al ser infinito no tiene valor, pero las acciones, los proyectos, las oportunidades son cosas tangibles que si que pierdo.
Bergonzini

Si estás perdiendo el tiempo, estás perdiendo oportunidades: la oportunidad de lograr tus metas, la oportunidad de hacer algo útil, la oportunidad de marcar la diferencia,…

La gente pierde tiempo siguiendo rutinas equivocadas que repite una y otra vez, sin parar a intentar mejorarlas. Hay cosas que no es necesario hacerlas, se pueden hacer de otra forma o encontrar un mejor momento para llevarlas a cabo.
Dos ejemplos:
“Las colas” en horas punta en centros comerciales y supermercados. Sería mejor organizarse para comprar en otro momento o vía Internet.
“Los olvidos”. Generan mucha pérdida de tiempo y otros problemas. Proveerse de una agenda y seguir un sistema recordatorio a base de listas, nos evitará contratiempos.
Montse Vila de Buenhabit

Nuestros hábitos pueden ayudarnos haciendo cosas sin tener que dedicar tiempo pensando cómo hacerlas. Como indica Montse, es importante revisar nuestros hábitos frecuentemente para volver a ser consciente de la utilidad de las cosas que haces.

Existen dos grandes maneras de perder tiempo sin darse cuenta:
1. Procastinando.
2. Con una mala gestión de las interrupciones.
A lo largo del tiempo en el que he aplicado y he sido consciente de lo poco o muy productivo que puedo ser en mis actividades, me he dado cuenta que la forma más efectiva de atacar la procastinación es eliminando de manera consciente todo aquello que pueda invitarnos a procrastinar. Por ejemplo, tengo un utilitario que desde el momento en el que lo programo no me permite entrar a páginas de redes sociales, etc por 25 minutos.
Considero que la estrategia en general debe ser identificar aquellas cosas en las que procastinamos con mayor porcentaje e idear una forma de eliminarlas completamente de nuestro entorno (al menos por el tiempo en el que no deberíamos de procastinar).
Otra de las formas más habituales de perder tiempo sin darse cuenta es la mala gestión de las interrupciones, considero que con cualquier metodología (ya sea GTD, Pomodoro, o alguna a la medida) uno no puede llegar a un nivel alto de productividad si no contempla y es consciente que las interrupciones tienen un alto nivel de impacto en nuestra productividad. Para esto me parece que no hay mejor cosa que la implantación de una cultura de interrupción oportuna (4 x 10 , Pomodoro) en nuestra organización. Considero que las interrupciones son la principal causa de que muchas personas planeen hacer una serie de actividades en el día y finalmente se den cuenta que no pudieron terminar con nada.
Raúl

Una interrupción de solo dos minutos te hace perder mucho más que solo estos dos minutos, porque después de cada interrupción necesitas al menos diez minutos para poder volver al estado de concentración que tenías antes de la interrupción. Ya te puedes imaginar qué pasaría si recibes más que seis interrupciones por hora (algo bastante habitual en muchas empresas).

El e-Mail es una herramienta de doble filo. Es muy eficiente para muchas cosas, pero a la vez la gente pierde tiempo en el de dos maneras, principalmente.
1- Remisiones (Forwards). Te mandan chistes, pensamientos, cadenas y noticias; pero si te dieras cuenta cuánto tiempo te quita, tal vez los manejarías diferente. Hace meses en mi cuenta hice una regla que todos los e-mails con adjuntos PPS se archivaran en una carpeta “LecturaLuego”, fuera de mi buzón de entrada. Muy de vez en cuando entro allí y paso un rato leyendo algunos que me llaman la atención, pero ya no me interrumpen el pensamiento. Es como darse cuenta que el café que compras en Starbucks cada día te está costando más de cien Euros cada mes. De vez en cuando disfruto un café lujoso, pero no tengo presupuesto para hacerlo todos los días.
2- No Procesar a Cero. El correo electrónico sentado en tu buzón es como un escritorio sin ordenar. Al igual que todos tomamos y limpiamos nuestro escritorio regularmente para poder trabajar tranquilos, deberíamos limpiar también nuestro buzón de entrada.
Personalmente, en el momento en que tengo el buzón en cero, es el momento que siento que ya puedo ir a trabajar creativamente. Lea en los blogs bajo el tag: Inbox Zero para convertirse en maestro de esta disciplina.
Paul de Tecnología Eficaz

El uso de las reglas o filtros de correo puede reducir el tiempo necesario para procesar el correo. ¡Úsalas bien!

Para mí, las reuniones son la asignatura pendiente de este país y una fuente improductividad sin igual.
Los moderadores de reuniones inútiles y absurdas, sin darse cuenta, hacen perder el tiempo a los víctimo-participantes. El problema es que éstos, SI, SE DAN CUENTA!!!. La gente acude a las reuniones sin saber a qué va y sale sin saber a qué ha ido…
Por otro lado, haré una confesión: a nivel personal admito “dedicar mucho más tiempo del realmente necesario” en búsquedas por internet…
Eva Cantavella de Reuniones Eficaces

Una reunión es una actividad carísima. Solo hay que multiplicar el coste por hora de cada participante por el número de participantes y la duración de la reunión para ver las enormes cantidades de dinero que gastamos en reuniones. ¿Realmente son necesarios?

Creo que otros compañeros productivos estarán de acuerdo conmigo en que uno de los mayores roba-tiempo de nuestra era es Internet, en cualquiera de sus facetas. Es muy fácil abrir el navegador para hacer una investigación, y terminar leyendo blogs, subscribiéndote a un nuevo servicio o red social, o dejarte llevar por los mensajes emergentes del Messenger o Twitter.
Utilizar Internet requiere de mucha disciplina, una cualidad que lamentablemente brilla por su ausencia en la mayoría de nosotros.
Jero Sánchez de El Gachupas

A veces he aconsejado pegar un Post-it con la razón de la búsqueda a la pantalla. Así siempre tendrás visible qué debes estar haciendo en internet.

Quiero dar las gracias a los expertos de la productividad por haber tomado el tiempo para contestar las preguntas. Me ha sorprendido mucho que nadie ha mencionado la televisión, una actividad a que dedicamos muchas horas por semana.

]]> Hora productiva tag:canasto.es,2010://3.3007 2010-06-15T05:52:57Z 2011-09-01T16:19:37Z Cada persona tiene su propio distribución de energía durante el día. Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Todos sabemos que existen dos tipos de gente: los que viven por la mañana y los que son más activos durante la noche. Cada persona tiene su propia distribución de energía durante el día. Me parece un tema muy interesante, así que pregunté a los expertos de productividad:

¿A qué hora del día te sientes más productivo y por qué?

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Sin duda por la mañana, debe ser cosa de la luz del sol! :) Resuelvo muchas cosas a primera hora, lo cual me deja ya mas tranquilo para el resto del día.
David Topi

Sin duda el sol tiene una gran influencia en nuestra productividad. Está comprobado que la luz natural es el mejor despertador.

No tengo una hora en particular sino que va más asociado a mis niveles de energía. Noto que mi productividad se dispara cuando he descansado bien y mi mente esta despierta. Otra cosa que también potencia mi productividad es disfrutar de períodos largos sin interrupciones, porque permiten fluir con mucha más facilidad.
José Miguel Bolívar de Optima Infinito

Tiene sentido, el nivel de energía en un momento dado depende mucho de las cosas que has hecho anteriormente. No es lo mismo escribir una propuesta complicada después de una reunión agotadora que escribirla después de una pequeña pausa.

Usualmente a penas que me levanto, entre las 6am y las 10am porque es cuando estoy más descansada, con la mente despejada y con toda la energía a full. Además, ayuda que la casa esté silenciosa y no tenga distracciones porque mi familia está durmiendo o trabajando.
blpgirl de Lo que le diga es mentira

Como ha dicho José Miguel, poder trabajar sin interrupciones es muy productivo, así que si tu horario no coincide con el horario de los demás tendrás más posibilidades de finalizar cosas.

Cuando no hay interrupciones. Normalmente a primera hora de la mañana, cuando somos cuatro gatos y todos tenemos sueño o a ultima hora de la tarde, cuando todos ya se han ido. La productividad no entiende de horarios, sólo de lo que seamos capaces de desarrollar en el contexto.
Bergonzini

Alex también ha notado que hay horas con poca gente activa donde se puede trabajar con mayor tranquilidad.

Mis horas más productivas son entre las 8 y las 15 horas. Siempre he sido matutina. Me levanto despejada y con energía. Sabiéndolo, intento hacer las tareas que son más laboriosas y requieren más concentración en esta franja horaria. Por la tarde, después de comer bajo un poco el ritmo. Dedico un tiempo a mi blog, voy al gimnasio o a clase de inglés. Por la noche rendida, leo un poco.
Sincronizar nuestras tareas con nuestro reloj biológico nos permite sacarle jugo a nuestras horas más productivas.
Montse Vila de Buenhabit

Es muy importante saber cuándo tienes tus horas productivas para poder optimizar la planificación del día.

Las horas del día en las que me siento más productivo es desde el medio día hasta el final del día, porque en general invierto las primeras horas de la mañana en planificar las actividades importantes que realizaré durante ese día y en apagar ciertos incendios que surgen, es decir, prácticamente durante la mañana estabilizo y planifico mi día.

Las actividades planificadas surgen en función al día anterior y a los proyectos en curso. Digamos que realmente el sentimiento de productividad es perenne y siempre y cuando uno no decaiga ante las promesas que se hace a uno mismo, no debería desaparecer por completo, pero si deseo segmentarlo por horas, diría que las primeras horas de la mañana las utilizo para planificar y estabilizar mi día, para luego por la tarde y la noche empezar a dar en el check de terminado a las actividades planificadas.

Es por eso que intento agendar reuniones / citas por la tarde o noche, debido a que en la mañana ya las tengo mapeadas y puedo colocar otras actividades alrededor logrando no cruzarlas.
Raúl

Me gustaría destacar la definición de ‘productividad’ que usa Raúl: aunque seguramente hace muchas cosas por la mañana, solo se siente productivo si está trabajando en las tareas importantes que pertenecen a sus objetivos.

A primera hora de la mañana.

Entre 6 y 10 de la mañana es cuando hago el 80% del trabajo de todo el día y donde concentro las tareas Clave. Mi atención, energía, estado de ánimo y creatividad están intactas y es cuando más uso hago de todo ello. Y, jamás, por nada del mundo, abro el Email hasta transcurridas una hora y media o dos horas. De ese modo me aseguro de dedicarme a mi trabajo. A mi verdadero trabajo.
Berto Pena de Think Wasabi

Como ya he mencionado anteriormente, una vez que sabes cuando tienes tus horas con más energía, debes usarlas para las tareas más importantes. Para Berto leer el correo no es una tarea importante y no abre el correo durante las primeras horas.

Quiero dar las gracias a los expertos de productividad que han tomado el tiempo para contestar esta pregunta. A los expertos que todavía no han contestado: aún quedan algunas preguntas para contestar en la página de las entrevistas.

]]> Gestión de papel tag:canasto.es,2010://3.2749 2010-03-17T05:14:33Z 2010-03-17T06:15:06Z ¿Cuál es el consejo más importante que darías a alguien que tiene problemas con la gestión de todo el papel en su vida? Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Creo que, después del e-mail, la gestión de papel (facturas, notas, correo, etc.) es la segunda problema de productividad de la gente. La mayoría de nosotros tienen varias pilas de papeles distribuidas por casa (en el despacho, en el comedor, en la cocina, en la entrada…) que seguramente no pertenezcan allí. Nuestros expertos de productividad ayudan contestando la pregunta:

¿Cuál es el consejo más importante que darías a alguien que tiene problemas con la gestión de todo el papel en su vida?

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El papel es un soporte efímero que siempre acaba por perderse: los memos, facturas, tickets, informes, etc. Lo principal es pasar del soporte papel al soporte electrónico. Para ello un buen compañero es un escaner. Yo escaneo toda la documentación que aparece en la bandeja de entrada, una vez en soporte électrónico, reciclo el papel en caso de poder aprovechar alguna cara o va directo al contenedor de reciclaje de papel.. Si tengo que realizar alguna accion con lo escaneado, es fácilmente añadible a la PDA o al gestor de correo y cuando hay que hacer busquedas siempre tienes herrameintas mucho más rápidas que revolver en un archivo.
Alex Bergonzini

Una opinión interesante, aunque no estoy completamente de acuerdo. La gente que pierden papeles probablemente tampoco tiene sus documentos electrónicos organizados. En mi caso personal, es más rápido archivar una factura en una carpeta que escanear esta factura y guardarla en mi sistema de ficheros electrónicos. Yo creo que la clave está en desarrollar un sistema que funciona para ti.

Deja de usar papel. Escanea todo, conviertelo en archivos informáticos, y usa herramientas de gestion para organizarlo (indices, tablas, listas de tareas, etc).
David Topí

Es verdad que documentos electrónicos son más fáciles de encontrar con las buscadores actuales.

Personalmente intento minimizar al máximo el uso de papel. Mi consejo es utilizar la versión electrónica siempre que sea posible. Si por ejemplo lees un artículo que te gusta en una revista, puedes escanearlo y guardarlo digitalmente en lugar de conservar la revista. En los casos en que no hay más remedio que conservar el papel, es indispensable contar con un buen sistema de archivo y mantenerlo al día tirando regularmente lo que deja de tener utilidad.
JM Bolivar de Optima Infinito

El mantenimiento es el punto débil de muchos sistemas de archivo. ¿Cuándo ha sido la última vez que has revisado tu archivo y tirado documentos que ya no son relevantes?

En primer lugar le diría que cualquier persona puede cambiar y mejorar su vida pero que no todo el mundo logra hacerlo. Hay que seguir un plan definido, con cambios pequeños, tener persistencia, motivación, probar, equivocarse, seguir probando, reforzar la motivación, etc. Yo logré cambiar una vida que era un desastre por una nueva. Pero me costó mucho. Berto Pena de Think Wasabi

Cambios grandes están construidos por muchos cambios pequeños.

Hacer exactamente lo mismo que hacen las grandes organizaciones. Reducir el número de papeles. Hacer un escrutinio inmediatamente y desechar todo lo que se sepa innecesario. Lo que no esté seguro puede ir al desván o trastero, en archivo de definitivos, ordenado por fechas. Si no son necesarios los originales, sino sólo la información, una simple fotografía digital puede servir de escaneo rápido en documentos que se sabe no se van a usar mucho.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida

Usando una cámara de fotos en lugar de un escáner ganas tiempo, pero pierdes legibilidad. ¿Qué prefieres?

Para mí básicamente se resume en digitalizar todo lo que más puedo. En mi caso, uso una multifuncional (escáner, impresora, copiadora) y allí digitalizo todo lo que me llega: facturas, recibos, cartas, etc., no me toma mucho tiempo. Aquello que es de una sóla página lo guardo como .jpg (más facil de manipular y visualizar, al menos en pc) y lo de dos páginas o más lo guardo como .pdf. Nombro los archivos iniciando con la fecha (del día en que digitalizo o la que tenga el documento) siguiendo con una ‘keyword’ para identificarla fácil y una muy breve descripción en una o dos palabras. De allí generalmente la llevo a una carpeta general de ‘Reference’ aunque últimamente he pensado en crear carpetas específicas pues aún con la función de búsqueda se me ha hecho más largo encontrar archivos que de la forma tradicional. De esta forma puedo decir que permanezco 100% digital con mi trabajo.
Javier Ferrand de Vida en orden

Aunque no uso el escáner mucho, este sistema de archivar ficheros digitales parece mucho a mi sistema para ficheros digitales.

Tener una bandeja de entrada en la mesa de trabajo tan grande como sea necesaria y accesible en todo momento.

No hace demasiado que he descubierto la metodología GTD y esta ha sido una de las recomendaciones más sencillas que han tenido mayor impacto en mi organización diaria: la presencia y accesibilidad de esta bandeja facilita en todo momento la entrada de tareas y actúa como recordatorio permanente de la necesidad de procesar las tareas pendientes.
Yoriento

Una simple bandeja de plástico puede marcar la diferencia, porque mantiene todos los papeles sueltos en un lugar y además da información sobre cuánto material aun queda para procesar. La altura de los papeles es como el numero de correos nuevos en tu aplicación de correo.

Yo le aconsejaría que simplificara al máximo, y es algo que se puede aplicar a cualquier área, no sólo a la gestión del papel. Guardar información, sea en papel o digital, es una fuente de carga mental para recordar qué es cada cosa, cómo la tenemos guardada, para qué sirve, etc. De nada sirve enfrentarnos a toda esa información si necesitamos más energía para gestionarla que para sacarle provecho.

La simplificación supone varios niveles, empezando por filtrar qué debemos (no lo que queremos) guardar y qué no; después pasar por archivar esa información de la forma más sencilla (en carpetas separadas por temas más bien genéricos, y de forma alfabética) y rápida (de forma que tardemos menos de un minuto en hacerlo). A partir de aquí hay muchas más sugerencias, como convertirlo a digital, pero eso son mejoras a un sistema que ya hayamos simplificado.
Daniel Aguayo de Du Tudú

Si es posible, hay que mirar si es posible evitar que las papeles entran en tu vida. Finaliza suscripciones a revistas en que ya no estás interesado, pide facturas electrónicas, etc.

Daría dos consejos. Para todo lo que es administrativo (impuestos, bancos, etc.) hacer lo máximo posible por internet y pedir a los organismos respectivos que no envíen más documentación en formato papel. El segundo es: si no queda más remedio, comprar carpetas, clasificadores, guardar todo en carpetas APENAS RECIBA el documento. No dejarlo en un montón diciéndose: la semana que viene organizo mi papeleo…
Luis Argento

Aquí actúa la teoría de las ventanas rotas: si tienes tu mesa de trabajo completamente limpiado, veras que también procesas tus papeles más a menudo.

]]> Organizar el ordenador tag:canasto.es,2010://3.2675 2010-02-12T07:06:08Z 2010-02-12T07:06:09Z Para muchos, el ordenador es la herramienta central para hacer su trabajo. Asi que he preguntado a los expertos de productividad por sus consejos en la organización del ordenador: Jeroen Sangers http://canasto.es/

Para muchos, el ordenador es la herramienta central para hacer su trabajo. Asi que he preguntado a los expertos de productividad por sus consejos en la organización del ordenador:

¿Cuál es tu mejor consejo para mantener la productividad en la organización del ordenador?

En la organización de los ficheros, suelo poner nombres bastante largos, con tags identificativos, añadiendo un número de versión a cada uno de ellos por si hay que hacer revisiones. Los suelo meter en carpetas por proyectos, aunque esto último es indiferente, pues siempre acabo buscando con el buscador nativo del OS o del programa catalogador para disco externos. A falta de un DMS, lo mejor son las descripciones lo más larga posibles. A nivel de OS, tres particiones: OS, Programas y Datos y muchos, muchos, muchos backups en DVD.

Alex Bergonzini

Si habitualmente usas el buscador para encontrar tus documentos, es mejor usar nombres de ficheros muy descriptivos. Además, algunos sistemas operativos permiten etiquetar ficheros y buscar por estas etiquetas. Finalmente, creo que es mejor automatizar las copias de seguridad con un servicio como Carbonite en lugar de hacerlo manualmente en DVDs o un disco duro externo.

Tener una estructura mental clara de las diferentes areas de tu vida. Si tienes claro como separas trabajo de estudios de aficiones, tu disco duro se puede organizar de la misma forma. Tu ordenador ha de representar tu estructura mental, la forma en la que tu concibas tu mundo. Asi te sera facil siempre saber donde esta cada cosa :-)

David Topi

Si tienes la estructura de lo que haces claro, es mejor usar esta misma estructura para todo: para agrupar tus listas de tareas, para guardar ficheros, para organizar tu correo, etc. Con una estructura única no hay que pensar dónde guardar las cosas.

Uso Windows por no mantener varios sistemas distintos. Tengo todo en Mis Documentos, en distintas carpetas. Hago uso intensivo de las subcarpetas e intento que no haya un gran volumen de documentos por carpeta. Borro mucho y con frecuencia. En los documentos susceptibles de cambio añado la fecha al nombre del documento. Uso el formato "aammdd". Si hay más de un cambio por día uso versiones: v.1, v.2...

JM Bolivar de Optima Infinito

Es muy importante revisar los documentos frecuentemente y borrar documentos antiguos. Ahora que todos tenemos un disco duro enorme, pensamos que no hay ninguno coste asociado al guardar muchos documentos e información. Pero eso no es la verdad: con cada documento que guardas en el sistema de referencia será más difícil encontrar y recuperar un documento en concreto.

Simplicidad, coherencia y limpieza regular.
Simplicidad: no multipliques carpetas, no instales aquello que de verdad no vas a utilizar y cuida sobre todo los archivos y aplicaciones que más utilizas. Coherencia: utiliza una nomenclatura y sistema de ordenación igual para todos tus ficheros (texto, audio, etc.) Limpieza regular: entre la "instalodependencia" que tenemos unos y la capacidad de almacenaje de los discos duros todos tendemos al hacinamiento digital. Revisa con frecuencia y elimina todo lo que no utilices (aplicaciones, ficheros, feeds, etc.). Todo lo que no suma, resta.

Berto Pena de Think Wasabi

Creo que el Berto ha hecho un buen resumen de las respuestas de los otros expertos de produtividad.

Como te conté, también esto hace parte de un post que estoy preparando. Actualmente uso mucho la función de búsqueda aunque planeo hacer unos cambios pues se me está haciendo lento encontrar ciertos archivos. Tengo los ficheros usuales de Windows (en una partición del disco aparte) y entre otros, los más importantes son:

media: adentro tengo música, videos, podcasts, imágenes
docs: adentro tengo cm (la de trabajo), reference, finanzas, databases (bases de datos de ciertos programas)
bak: respaldo
descargas: instaladores de todo tipo

Es usual encontrar varios ficheros que diferentes programas instalan por defecto. Aquellos que no me son muy importantes o que no guardan información sensible como bases de datos, etc, los marco como ocultos.

Cada archivo que guardo lleva en el nombre una fecha, una o varias keywords para identificarlos fácilmente y si hace falta, una pequeña descripción. Por ejemplo, una hoja de excel típica con un archivo de trabajo la nombro así: 20090713 PO3910 CFMD QUO CLIENTE donde se ve la fecha, el número de pedido, dos keywords que en este caso significan cotización confirmada y el nombre el cliente, de esta forma identifico fácilmente el archivo.

Sobre este tema hay mucho que hablar pero creo que este es un buen resumen.

Javier Ferrand de Vida en Orden

Muy bueno consejo de marcar los ficheros guardados por aplicaciones como ocultos.

Dropbox me permite sincronizar todos mis directorios y archivos de forma automática de manera que puedo trabajar con mucha tranquilidad tanto en el PC de mi casa como con el portátil. Esta aplicación realmente ha cambiado mi vida de trabajo cotidiana ;)

Suelo asignar un directorio a cada proyecto, que cuelgan del directorio raíz de Dropbox, y por otro lado tengo ficheros fijos con contenidos que uso frecuentemente: directorio de textos (con contenidos de consulta y lectura), directorio de imágenes, directorio de vídeos, directorio de casos (de orientación y coaching), etc.

Yoriento

Yo también soy fan de Dropbox. Lo mejor es la posibilidad de compartir carpetas con otros.

El uso de Google Docs y Spreadsheets para organizar mis documentos.

Luis Argento

Tener todos los documentos en la 'nube' tiene el gran beneficio de que siempre están disponibles.

Guardo muy pocos documentos localmente, la mayoría están en Evernote. En general no me preocupo mucho por la estructura de carpetas. Dejo que el ordenador trabaje para mí y no al revés: guardo el documento en una carpeta que en ese momento me parece bien (normalmente entorno / proyecto / subproyecto), pero acabo usando el buscador del sistema operativo (Google Desktop o Spotlight) para recuperarlo.

Otra cosa que valoro mucho es mantener el escritorio virtual limpio, al igual que intento con la mesa de trabajo real. Si tengo el escritorio vacío, no me distraigo cuando trabajo, y tengo un espacio donde poner los ficheros temporales de la tarea que estoy haciendo en ese momento (sin tener que buscarlos luego en un mar de iconos).

Daniel Aguayo de Du Tudú

En un buen sistema de referencia no hay que pensar dónde guardar y buscar los ficheros. Todo está en su sitio y fácil de acceder.

]]> Software de productividad tag:canasto.es,2010://3.2606 2010-01-05T06:57:54Z 2010-03-12T06:18:19Z Si haces una lista del software que te ayuda a mantener la productividad, ¿qué crees que sorprende más a la gente de encontrar en esa lista? Jeroen Sangers http://canasto.es/

La tecnología se ha convertido en una parte importante de nuestras vidas, pero el problema es que hay tantas herramientas que resulta imposible encontrar la herramienta perfecta. Por eso he preguntado a los expertos de la productividad cuál es su arma secreta:

Si haces una lista del software que te ayuda a mantener la productividad, ¿qué crees que sorprende más a la gente de encontrar en esa lista?

]]> Lo que más sorprende es siempre el programa para tomar notas en la PDA, ya que es muy versatil: puedes tomar notas desde el teclado, con el stylus, desde la camara, por audio. La ventaja es que me permite perder o olvidar los bolígrafos y papel. Yo he adoptado una política de cero papel así que a todas las reuniones llevo la PDA para tomar las notas. Aunque ultimamente me estoy acostumbrando a utilizar el papel (que la gente abandona en la impresora) para crearme una minilistas con PocketMod y apuntar todas aquellas tareas insignificantes que no acabaran en la PDA.
Bergonzini

Uno de los hábitos productivos es apuntarlo todo para sacarlo de tu cabeza. Yo creo que el papel y un lápiz son las mejoras herramientas para esta tarea, pero también te puede servir las notas en el PDA o móvil.

Mi movil. Uso la funcionalidad de tomar notas en cada instante, como recordatorios o como lista de cosas a hacer. En cuanto llego a casa, las paso al ordenador, pero se ha convertido en mi herramienta perfecta para no olvidar nada, no importa lo que este haciendo o donde me encuentre.
David Topí

El beneficio del móvil es que seguramente siempre lo llevas contigo.

Supongo que casi todo en mi caso. La solución que yo uso para GTD es propia, aunque se basa en herramientas comerciales. En cualquier caso conozco a muy poca gente que use ResultsManager+MindManager como solución GTD.
JM Bolivar de Optima Infinito

José Miguel ha publicado un excelente artículo en El Canasto explicando cómo trabaja con estas herramientas: GTD: Control y Perspectiva con MindManager.

A pesar de llevar hablando y escribiendo de software desde hace 15 años cada vez me doy cuenta que sólo es una mera herramienta. La verdadera productividad no está en tal o cual aplicación o PDA, sino en unos sólidos y productivos hábitos. Yo animaría a la gente a empezar con un lápiz y papel.
Berto Pena de Think Wasabi

El papel es una herramienta muy versátil, que además no te obliga trabajar en una cierta manera. Solo cuando realmente dominas un método de productividad sabes cuáles son tus requerimientos para una herramienta. Hasta entonces también mi consejo es trabajar en papel.

Java Dark Room y el excel. El primero va muy bien cuando uno intenta concentrarse exclusivamente en la redacción del texto, al crear un entorno simple y aislado.
El excel (u otra hoja de cáculo) tiene más usos de los que pueda preverse a primera vista. ¿Quieres una base de datos simple? Basta dedicar cada columna a cada campo y cada fila un registro. Siempre que la base de datos no sea muy grande ni muy compleja (es decir sin datos relacionados) funcionará mejor.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida

A veces las herramientas más productivas son las más sencillas o simplemente las herramientas que ya tenemos a mano.

He pasado por muchos (Thinking Rock, Tasks, Outlook, RTM, etc.) y no me he quedado con ninguno. Siempre hay algo que no me es del todo cómodo. Actualmente uso una combinación de Google Apps (Gmail) adaptado a mis necesidades - hay un post al respecto en mi blog: GTD con GMail - y las aplicaciones por defecto de una Palm Treo 650. Es simple y funciona para mi.
Recientemente estoy usando una aplicación muy interesante, con mucho potencial: The Brain. Es muy poderosa para aglutinar todo en un solo lugar. La versión gratuita tiene ciertas limitaciones molestas y la versión completa me parece algo costosa pero... como van las cosas, creo que merece la pena la compra. Me parece que sorprenderá porque he visto que no es muy popular en Internet.
Javier Ferrand de Vida en Orden

A veces es mejor pagar un poquito para una herramienta que realmente te gusta. Si realmente tienes ganas de usar la herramienta, recuperas la inversión en seguida.

Pues seguramente un documento Word llamado "ORIENTABITS" que siempre tengo abierto y en vista "mapa del documento" donde voy anotando todas las ideas, relatos, citas, artículos, inicios de proyectos y otros contenidos breves.
Los contenidos del doc "Orientabits" los utilizo para preparar los próximos artículos del blog, para hacer anotaciones en Twitter y Facebook y para fundamentar inicialmente los proyectos.
Otra herramienta reciente es ASTRID, un gestor de tareas que corre en Android y que permite aplicar GTD de una forma muy sencilla. Ideal para iniciados en la productividad que así pueden poner a prueba su formar de organizarse. Tiene mucho éxito entre mis conocidos por su simplicidad, multietiquetaje y, sobre todo, por su funcionalidad en el HTC Magic, con accesos directos de listas en la pantalla principal, por ejemplo, Next (próximas acciones), Llamadas (lista contextual), etc.
Yoriento

Lo del documento para apuntar cosas es un buen consejo. No es necesario utilizar aplicaciones especiales para capturar como EverNote o Yojimbo, un fichero de texto es suficiente.
Hace unos meses ya escribí sobre la aplicación Astrid en El Canasto.

Todas las herramientas Google.
Luis Argento

Cada día dependemos más de Google.

Tengo un setup muy normal, quizá lo más sorprendente es que no use una aplicación muy especializada en GTD. Al contrario, procuro buscar aplicaciones muy sencillas que con algunos tags me permita adaptarla. Y, sobretodo, que pueda trabajar con ella por Internet o en varios dispositivos distintos. Por ejemplo, tengo el correo y calendario en la nube, el lector de blogs también; la lista de acciones en Toodledo y el material de referencia digital, junto con mis listas, en Evernote. Como ves, Puedo acceder desde cualquier ordenador a todos los datos, incluso desde el teléfono móvil.
Daniel Aguayo de Du Tudú

El beneficio de aplicaciones en la nube es que siempre están disponibles. Su problema es que el uso no siempre es tan fácil y rápido como aplicaciones normales.

Hasta aquí la entrevista en grupo de este mes. Muchísimas gracias a los expertos de productividad por haber tomado tiempo para responder a mis preguntas. Si hay algún experto de productividad que también quiere participar en futuras encuestas, puede contactar conmigo vía este formulario.

]]> Hacerte más inteligente y más valioso tag:canasto.es,2009://3.2555 2009-11-30T07:49:53Z 2010-04-19T08:27:41Z Esta vez he preguntado una cosa a los expertos de productividad que no está directamente relacionado a la productividad personal: ¿Cuál es la mejor manera que has encontrado para hacerte más inteligente y más valioso? Jeroen Sangers http://canasto.es/

Esta vez he preguntado una cosa a los expertos de productividad que no está directamente relacionado a la productividad personal:

¿Cuál es la mejor manera que has encontrado para hacerte más inteligente y más valioso?

]]> No sé si me he hecho más inteligente, pero si que he aprendido mucho de las experiencias de los demás. Leyendo, preguntando, experimentando, afrontando. He adquirido el hábito de aprender siempre cosas nuevas y dedicar un tiempo para experimentar con ellas, eso hace que pueda aportar más soluciones y darle diferentes enfoques a las situaciones. Siempre es necesario dedicar un tiempo a aprender. Obviamente GTD te ayuda a ser valioso, controlando más las cosas que te rodean y haciéndoles un seguimiento digno, resaltando del caos que nos rodea.
Bergonzini

El aprendizaje es un factor muy importante al hacerte más inteligente y valioso.

Mas inteligente y valioso no se. Pero usar parte de tu tiempo libre para tu desarrollo personal es lo que te hace crecer y mejorar. Leer libros, asistir a seminarios, conversar con personas afines que te proporcionen buena informacion, etc.
David Topi

Leer es la parte fácil; más difícil es aprender de las conversaciones con personas. Puedes aprender de cualquier persona.

Como decía Merton: "Avanzamos a hombros de gigantes". Intento aprender algo todos los días y, como recomienda Punset, desaprender algo también todos los días. Estoy abierto a otros puntos de vista y no me aferro a mis creencias. Me gusta leer y aprender de otros. Intento mantener siempre un sentido crítico y cuestionarme las cosas. Contrasto mis puntos de vista con otras personas y pido feedback frecuentemente. Intento eliminar de mi rutina las tareas que no aportan valor.
JM Bolivar de Optima Infinito

Me gusta el punto de desaprender cosas.

Un lápiz y una libreta. Y mi mente. Después de tantos años rodeado de tecnología por todas partes mis mejores ideas han surgido cuando utilizaba esas herramientas. Nos han enseñado a despreciar estas pequeñas cosas y creemos equivocadamente que detrás de lo grande y ostentoso están las claves de los proyectos, los problemas o los retos.
Cuando acudes a lo sencillo te despojas de todas las "chorradas" y el ruido que te rodea y te concentras en lo que de verdad cuenta: las ideas.
Berto Pena de Think Wasabi

Estoy de acuerdo. La tecnología no es la solución para todo. Para realmente entrar en mi modo creativo no hay nada mejor que una buena pluma y una libreta Moleskine de calidad.

Daria tres consejos para ser más valioso (e inteligente):
  1. Identificar posiciones claves y mostrar iniciativa para tomarlas.
  2. Dedicar un tiempo diario al estudio. Revisar los libros que contienen los conceptos claves del campo donde trabajas.
  3. Tomar consciencia de la manera en la que mejor aprendemos nuevos conceptos (¿Leyendo? ¿Escribiendo? ¿Enseñando esos conceptos?)
Gracias Jeroen por tu trabajo,
Rafael
Rafael de Simplicidad

¿Como aprendemos cosas? Yo creo que podemos aprender de todo lo que hacemos y vemos.

Jeroen,
No entiendo muy bien esta pregunta pero si te refieres a lo valioso que puedo resultar para los demás tanto en lo personal como lo laboral, te puedo decir dos cosas:
  1. Nunca confío nada a la memoria, todo lo escribo.
  2. Trato de tener a mano todo este material de referencia.
Con lo anterior me aseguro de ofrecer información y acciones rápidas y confiables a quien sea que requiere de mi tanto personal como laboralmente, esto mejora la calidad de mis acciones y mis decisiones.
Javier Ferrand de Vida en Orden

Un buen consejo: extender las capacidades de nuestra mente con herramientas externas.

Creo que hay dos formas especialmente eficaces que nos ayudan a ser más valiosos:
  1. relacionarse continuamente con personas inteligentes e interesantes; y
  2. recopilar y organizar los contenidos valiosos a nivel personal y profesional que vamos encontrando. Esto nos permitirá tenerlos siempre a mano para aplicarlos en nuestra vida personal y profesional.
Las redes sociales permiten desarrollar estos dos tipos de actividades muy fácilmente, siempre que nuestra participación sea constructiva y acorde a nuestros intereses y objetivos.
Yoriento

Yoriento es, como sabemos todos, un maestro en "networking". Gacias por estos consejos.

Encontrar interés en personajes o temáticas que tienen poco que ver con mi historia y mi vida personal. Soy una persona muy conservadora por naturaleza y por educación. El buscar intencionadamente escritores o pensadores fuera de mi escuela, mi tradición filosófica y religiosa ha hecho de mí una mejor persona.
Luis Argento

Si quieres mejoras hay que salir de tu "zona cómoda" y buscar cosas nuevas.

Para crecer como persona lo primero de todo es definir bien los objetivos a medio y largo plazo. Hay, por tanto, un trabajo importante definiendo esos objetivos, y las razones que te llevan a ellos, y creo que es la parte más difícil de todo lo que comprende la productividad personal. Una vez clarificados los objetivos – y revisados regularmente, sin procrastinar por exceso de revisión – el resto es mucho más sencillo si usamos un buen sistema de productividad personal: planificación, definición de próximas acciones, y seguimiento de los proyectos que nos acerquen a los objetivos.
Daniel Aguayo de Du TuDú

Si no sabes el "porque", es difícil de crecer.

]]> Cómo mantenerte organizado una vez que has pasado por el esfuerzo inicial tag:canasto.es,2009://3.2477 2009-10-29T06:09:11Z 2009-10-27T16:18:06Z Has leído un libro o un blog sobre la productividad personal, y como sabes que debes organizarte mejor has empezado a implementar un sistema de productividad. Luego has creado tus listas de acciones, has apuntado tus citas en el calendario y has organizado los papeles en carpetas. Si empiezas con un sistema de productividad estás motivado porque notas una mejora en la eficacia. Pero en muchas casos esta motivación no dura para siempre. Poco a poco, vuelven las pilas de papeles en tu mesa, ya no apuntas todo en tus listas de acciones, y durante una emergencia dejas de usar el sistema por completo. Jeroen Sangers http://canasto.es/

Has leído un libro o un blog sobre la productividad personal, y como sabes que debes organizarte mejor has empezado a implementar un sistema de productividad. Luego has creado tus listas de acciones, has apuntado tus citas en el calendario y has organizado los papeles en carpetas.

Si empiezas con un sistema de productividad estás motivado porque notas una mejora en la eficacia. Pero en muchas casos esta motivación no dura para siempre. Poco a poco, vuelven las pilas de papeles en tu mesa, ya no apuntas todo en tus listas de acciones, y durante una emergencia dejas de usar el sistema por completo.

Es algo que he visto pasar muchas veces, y tengo curiosidad por la solución a este problema. Los expertos de productividad personal me han contestado a esta pregunta:

¿Cuál es el mejor consejo para ayudar a alguien a mantenerse organizado, una vez que ha pasado por el esfuerzo inicial?
]]> La constancia para la creación del hábito. Comenzar un nuevo proyecto siempre es divertido y siempre hay muchas ganas de hacerlo, más aún si es un proyecto dónde puedes ir obteniendo resultados. El problema es mantener el proyecto vivo y transformar ese primer esfuerzo inicial en un hábito que te acompañará durante largo tiempo.
Alex Bergonzini de GTD Bergonzini

Implementar un sistema de productividad requiere cambiar tus hábitos, lo que no es fácil de hacer. Necesitas constancia y disciplina.

Convertirlo en una rutina o habito, de forma que tu estado "natural" sea estar organizado, y cuando las cosas se desmadren, por propia iniciativa, te pongas las pilas para recuperar el control de lo que se te ha ido de las manos.
David Topí

Nadie es productivo y organizado durante 100% del tiempo. Lo que distingue una persona productiva es saber como retomar el control de su vida.

Hacer. No hay nada que supere en mi opinión al estímulo que supone darte cuenta de que realmente haces más cosas que hacías antes, que eres realmente más productivo. Otra cosa muy importante es no pasar por alto las revisiones semanales y no desmoralizarte si el sistema no está permanentemente actualizado. Hablamos de cambiar y adquirir hábitos y eso rara vez sucede de la noche a la mañana. Es esencial mantener la perspectiva a largo plazo.
JM Bolivar de Optima Infinito

El Repaso Semanal es una herramienta importante para asegurarte que tu sistema de productividad está actualizado y completo.

Rutinas → Repetición → Hábito. La mejor organización y productividad es la que sale de dentro, sin esfuerzos y de forma natural. Eso sólo se consigue a base de hábitos y a ellos se llega con la repetición de rutinas. Plantéate gestos sencillos que repitas diaria o regularmente y todo será más espontáneo.
Berto Pena de ThinkWasabi

Los hábitos son la clave, pero desarrollar un hábito cuesta tiempo y esfuerzo.

Como usuario de GTD, creo que el mejor consejo es 'revisar' es decir, hacer 'mantenimiento' al sistema cada cierto tiempo periódico. En mi caso, para ciertas tareas hago revisión diaria y para otras semanal. Es aquí es donde radica el éxito del GTD o cualquier sistema de información adoptado pues es donde comienza la retroalimentación de todo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada.
Javier Ferrand de Vida en Orden

Si revisas tu sistema obtendrás pequeñas pistas sobre cómo puedes mejorarlo. Al final, todos estos pequeños cambios marcan la diferencia.

Crear hábitos y regularidades y prevenir los factores antiproductividad:

  • Hacer las mismas cosas a las mismas horas
  • Revisar tareas y proyectos una vez a la semana, y si es posible una vez al día aunque sea brevemente
  • Asignar el momento adecuado en la semana para las tareas repetitivas y periódicas, como la realización de copias de seguridad, la limpieza de la mesa de trabajo y del despacho, etc.
  • Determinar el timing diario que incluya periodos de trabajo y descanso, y el tiempo que se dedica a las redes sociales y las actividades 2.0

Yoriento

Hay un momento para todo y una buena planificación de la semana y de tus días aseguran que las diferentes áreas de la vida estén en equilibrio.

Lo primero, felicitarle por hacer el cambio. Lo siguiente es pararse un rato a pensar qué nos aporta estar organizado, en qué hemos mejorado. ¿Tenemos más tiempo para nosotros? ¿Estamos más relajados, menos estresados? ¿Disfrutamos más del trabajo? Es decir, ¿somos conscientes de la mejora que está suponiendo en nosotros estar más relajados? Pues bien, esto lo hemos de grabar a fuego en nuestra cabeza, y pensar que hemos de mantener el hábito de mantenernos organizados por todo lo que nos da, y para no volver a la situación anterior en la que estábamos. Esto es lo que nos tiene que empujar, en un momento de debilidad, a mantener nuestro sistema de organización.
Daniel Aguayo de Du Tudú

Este consejo no solo vale al implementar un sistema de productividad, pero también para tus otros proyectos: primero debes definir el 'por qué' y siempre debes tener la meta a la vista.

Por cierto, mañana es el último día para votar en los Premios Bitacoras.com. ¿Ya has votado por El Canasto en la categoría Mejor Blog de Negocios?

]]> La oficina en casa tag:canasto.es,2009://3.1719 2009-08-14T05:41:24Z 2009-08-14T05:46:02Z He notado que cada vez más profesionales trabajan desde casa. Algunos autónomos hacen todo desde casa porque no tienen oficina, y otros profesionales eligen de trabajar algunos días de la semana desde casa para evitar el tráfico y para poder trabajar sin interrupciones. Si pasas muchas horas trabajando desde casa, necesitas un entorno de trabajo en condiciones. Nuestros expertos de productividad hoy dan sus consejos para organizar la oficina en casa contestando la pregunta: ¿Cuál es tu consejo más importante y no-intuitivo para la creación de una oficina en casa? Jeroen Sangers http://canasto.es/

He notado que cada vez más profesionales trabajan desde casa. Algunos autónomos hacen todo desde casa porque no tienen oficina, y otros profesionales eligen de trabajar algunos días de la semana desde casa para evitar el tráfico y para poder trabajar sin interrupciones.

Si pasas muchas horas trabajando desde casa, necesitas un entorno de trabajo en condiciones. Hoy nuestros expertos de productividad dan sus consejos para organizar la oficina en casa contestando la pregunta:

¿Cuál es tu consejo más importante y no-intuitivo para la creación de una oficina en casa?

]]> Que te apasione trabajar delante del ordenador en aquello que te gusta, porque es aqui cuando te metes en tu trabajo tanto que no te importa si estas en casa o en el bar de la esquina.
David Topí

A casa trabajas solo y necesitas estar muy motivado para mantener la disciplina.

Consigue disponer de tu propio espacio, por pequeño que sea, y no lo compartas. No por nada, sino porque una vez dispongas de él debes adecuarlo a tus necesidades y mantenlo siempre despejado y en orden.
JM Bolivar de Optima Infinito

Si trabajas mucho desde casa, nececitas un lugar físico que realmente te pone en el modo justo para trabajar. Trata este lugar igual como tratas a una oficina tradicional.

Crear una mecánica de trabajo e incluir en la misma cualquier actividad aparentemente no laboral pero sin la cual no funcionas. En mi caso idioteces como darme crema de manos antes de empezar a trabajar, preparar música para escuchar en el minidisc mientras lo hago o saludar al mundo en Twitter cuando empieza mi jornada las considero simplemente imprescindibles.
Ismael Valladolid Torres de GTD sin Outlook

Esto es como un protocolo para cambiar la mente en modo trabajo. Otros opciones pueden incluir dejar una tareas preparado para empezar directamente a trabajar, vestirte para trabajar o coger tu bloc de notas y pluma.

Ser inflexible y estricto en tu horario y tareas diarias pero muy flexible en cómo las haces.
Alberto Pena de Think Wasabi

Pon una línea muy clara en el trabajo y tu vida privado, porque al estar en el mismo sitio estas dos cosas se mezclan fácilmente.

Comienza a trabajar antes de que la casa despierte: Levántate bien temprano, cuando todo está en calma, y haz el trabajo pesado en ese momento del día. No solo encontrarás paz y tranquilidad, sino que además tendrás la cabeza fresca y dispuesta a usar todas sus neuronas.
Facundo Arena de HabitoZen

Esto requiere que tu familia no sea tan productiva como tu :-) No obstante, es un buen consejo buscar el mejor momento para el trabajo pesado.

Definitivamente, crear un horario y hacer entender a la familia que estar presente no necesariamente significa estar disponible a cualquier hora. Cuando se trabaja en casa se tiende a relajarse y a permitir que la familia interrumpa pues te tienen al lado en cualquier momento. Si no se ponen límites, horario y disciplina, se puede perder mucho tiempo...
Javier Ferrand de Vida en Orden

En la oficina tienes que entenderte con tus compañeros, mientras a casa hay la familia. Es importante que dejas claro cuando estás trabajando y cuando pueden interrumpirte.

No te lo pienses con cualquier cosa que tenga que ver con tu salud. La silla ha de ser confortable, la mesa a una altura correcta, cuida la iluminación y busca una buena pantalla de ordenador si lo usas. La luz natural y la tranquilidad son puntos extra. Para todo lo demás: simplifica. En cuantas menos cosas tengas a tu alcance mientras trabajas, menor peligro de distracción.
Dani de Du Tudú

La oficina en casa también es una oficina. Seguramente la empresa puede ayudarte al comprar las muebles y el material necesario. Vea también Gastos pagados por nosotros o por la empresa.

Diferenciar espacios y tiempos para labores profesionales versus actividades no profesionales, y dejar de trabajar si se ha cumplido el tiempo previsto aunque se tengan ganas de seguir, o precisamente por eso, dejarlo cuando aún se tengan ganas de seguir, para no castigarse :-)
Yoriento

Creo que es un buen resumen de los consejos anteriores.

]]> El mejor de los expertos de productividad tag:canasto.es,2009://3.1615 2009-07-28T05:39:39Z 2009-07-27T21:03:42Z Los expertos que tan amablemente han respondido a mis peguntas en los últimos meses llevan ya mucho tiempo escribiendo sobre productividad personal (y otros temas). Para saber más sobre sus blogs, les he enviado la siguiente pregunta. Si alguien sólo pudriera leer un post de tu blog, ¿cual recomiendas y porque? Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Los expertos que tan amablemente han respondido a mis peguntas en los últimos meses llevan ya mucho tiempo escribiendo sobre productividad personal (y otros temas). Para saber más sobre sus blogs, les he enviado la siguiente pregunta.

Si alguien sólo pudriera leer un post de tu blog, ¿cual recomiendas y porque?
]]> Descubrir tu misión en la vida
Porque aun hay muchos de nosotros que vivimos el día a día sin saber porque, sin un objetivo más amplio y a largo plazo que nos llene de ilusión, por ello es tan importante descubrir cuál es nuestra misión y nuestro recorrido a largo plazo y vivir consecuentemente con él.
David Topí

Un excelente artículo sobre un tema bastante difícil. Cuesta de tener una visión general de tu vida y tus metas, pero esta visión aporta muchísimo a la productividad personal.

Tiempos Modernos
Porque habla de porqué los sistemas tradicionales de gestión del tiempo y similares no son de utilidad para los trabajadores del conocimiento. Me parece que si no se entiende esto es imposible entender GTD.
JM Bolívar de Optima Infinito

Nuestro trabajo ya no viene predefinido. Para cada cosa que entra en nuestras vidas deberíamos decidir el resultado y las acciones a tomar.

GTD Revisado
Obviamente. A falta de un blog GTD dedicado, el cual es inminente. ;)
Ismael Valladolid Torres de GTD sin Outlook

Después de haber contestado esta pregunta en abril, Ismael ha lanzado con éxito su blog GTD sin Outlook, con una introducción completa de lo que es Getting Things Done.

7 razones por las que ser productivo
Alberto Pena de ThinkWasabi

Incrementar la productividad personal lleva muchos beneficios. Berto explica todo lo que ha logrado conseguir con la productividad.

Como y por que crear un entorno minimalista
Facundo Arena de Hábito Zen

Tu área de trabajo es una herramienta de productividad importante. Tener la mesa organizada y limpia evita distracciones e invita a trabajar.

David Allen en Google hablando de GTD (Getting Things Done)
Aunque hay ahora bastante material en español sobre GTD, el repaso y resumen en español de esta entrevista de David Allen en Google me parece un buen aporte a los hispanoparlantes. Por una parte, no es común ver una de sus conferencias en Internet; por otra, porque allí reúne aspectos de sus dos libros de una manera concisa y clara.
Javier Ferrand de Vida en Orden

La charla que hizo David para los empleados de Google es una de las primeras ocasiones en que David habló de Control & Perspectiva, el tema de su último libro Making It All Work. Javier ha hecho un excelente trabajo resumiendo las ideas de este vídeo.

Las tareas, los objetivos y la calavera
Contra todo pronóstico (está basado en una traducción y es bastante tétrico) es, en mi opinión, uno de los mejores del blog. Creo que el mensaje que transmite debería ser un pilar sobre el que apoyar la productividad personal: el trabajo que hacemos ha de tener siempre como fin el disfrutar de la vida, el trabajar por trabajar nos llena el tiempo pero no es con lo que nos queremos quedar al final. Y si eres una persona a la que los árboles del trabajo no le dejan ver el bosque de los objetivos, desde luego el post te abrirá los ojos de golpe.
Dani de Du Tudú

Tu tiempo es limitado; úsalo bien.

¿Que es la productividad?
Recomendaría el post Que es la productividad. En el propongo una definición basada sobretodo en el aspecto de la calidad frente a la cantidad. La calidad de nuestro trabajo, la calidad de nuestras relaciones humanas, la calidad de nuestra vida. Creo que el concepto de calidad esta íntimamente unido a nuestra esencia, nuestros objetivos. Cuando alineamos nuestra utilización del tiempo con nuestros objetivos descubrimos que es la productividad.
Rafael B.S. de Simplicidad

Hablamos mucho de la productividad, pero ¿qué es la productividad exactamente? Lee también los comentarios de este post, porque hay otras definiciones.

Los 20 temas de Yoriento: una retrospectiva posmigración
Como indica el nombre, incluye una retrospectiva de los 20 temas habituales que se suelen tratar en Yoriento :-)
Yoriento http://yoriento.com

Yoriento, muy listo, nos ha enviado un post con los 20 mejores posts con diferentes temas.

]]> Entrevista: evitar las distracciones de internet tag:canasto.es,2009://3.1548 2009-06-18T06:19:26Z 2009-07-24T16:21:54Z Internet es una parte esencial del trabajo diario de los trabajadores de conocimiento. Dependemos del internet para comunicarnos (correo) y para buscar información esencial. Algunos trabajadores incluso mantienen su calendario, su lista de tareas y sus contactos en internet. Internet también da diversión. Podemos cha Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Internet es una parte esencial del trabajo diario de los trabajadores de conocimiento. Dependemos de internet para comunicarnos (correo) y para buscar información esencial. Algunos trabajadores incluso mantienen su calendario, su lista de tareas y sus contactos en internet.

Internet también da diversión. Podemos chatear con nuestros amigos, colgar fotos de las vacaciones en Facebook y leer mucha información simplemente porque es interesante.

Para muchos es difícil separar estas dos funciones de internet, y por eso he pedido ayuda a los expertos de productividad.

Internet puede mejorar la productividad, pero también puede ser una distracción. ¿Cómo obtener los beneficios, evitando al mismo tiempo las desventajas?

]]> Siendo conscientes de lo que hacemos en el sentido de saber cuánto tiempo le estamos dedicando y haciéndolo porque queremos hacerlo, por alguna finalidad, no simplemente porque nos dejamos llevar. Si estás en internet para trabajar tus redes sociales, tu marca personal, estar informado sobre temas que te interesan, etc. está muy bien. Si lo haces para procrastinar, al menos debes ser consciente de ello.
JM Bolivar de Optima Infinito

Si trabajas desde tu calendario y tus listas de Próximas Acciones tendrás menos problemas de saber qué estás haciendo y a dónde quieres ir. Si, por el contrario, siempre haces  primero lo que encuentras en tu mesa, corres más riesgo de perderte en internet.

Fácil. Utiliza la extensión LeechBlock para Firefox y dedícale sólo 10 minutos a las páginas a las que en realidad no deberías dedicarles más tiempo. Gmail, Facebook, tus blogs, etc.
Ismael Valladolid Torres de La Media Hostia 

Si realmente tienes problemas de autodisciplina cuando estás conectado en internet, hay estos tipos de herramientas técnicas que pueden ayudarte.

Lo fundamental es ponerse límites. Antes de sentarse a navegar, pregúntate cuál es tu objetivo. Si hace falta, escríbelo en un papel que tengas a mano, o en la agenda. Síguelo y una vez terminado deja el navegador, si es posible deja incluso el ordenador. En momentos puntuales puede ser una buena cosa navegar sin rumbo y dejarse sorprender por la web, pero ni siquiera como diversión debería ser lo habitual.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida

Me gusta el idea de apuntar el objetivo y mantenerlo visible mientras estás navegando por internet.

Todo pasa por ser analítico y autocrítico con lo que uno hace y cómo lo hace. Da igual si estás online u offline, si no evalúas cómo haces las cosas y dónde inviertes tu energía y tiempo, vivirás en una permanente insatisfacción llamada "desorganización".
Alberto Pena de ThinkWasabi

¿Cuándo ha sido la última vez que has analizado lo que estás haciendo? Puede ser algo para incorporar en tu revisión diaria o en el repaso semanal.

Es bien difícil. La verdad, creo que el éxito está en el enfoque y la simplicidad, es decir, ser capaz de seguir una rutina con disciplina para no distraerse en otras cosas en la Internet y utilizar las herramientas mínimas necesarias que han probado funcionar, sin estar probando y probando nuevo software. Lo importante es que las cosas se hagan, no tanto el sistema que se utilice.
Esta pregunta es muy buena pues siempre he creído que eso es lo más difícil de trabajar con un ordenador y el Internet... el mundo entero está al alcance de un click, sea placer o trabajo y la única forma de sacar provecho sin volverse improductivo es la auto-disciplina.
Javier Ferrand de Vida en Orden

Parece que nuestros expertos están bastante de acuerdo sobre la necesidad de la autodisciplina.

Trata Internet como un aspecto más de tu día a día. Identifica cuales son tus bandejas de entrada: además del correo, también son bandejas de entrada las redes sociales (twitter, facebook, etc), los blogs y noticias... Dedica bloques de tiempo determinados a procesar esas bandejas de entrada. Utiliza un registro de tangentes cuando quieras consultar algo que no tenga nada que ver con lo que estás haciendo. Y si la tentación te vence, no tengas miedo a cerrar la conexión durante un rato y trabajar con copias locales de la información; Internet estará esperando cuando acabes esa próxima acción.
Dani de Du Tudú

Muy poca gente es consciente de cuántas bandejas de entrada realmente tiene: e-mail, feeds, twitter, facebook, LinkedIn,... Cuando te das cuenta que tienes que procesar cada cosa en cada bandeja de entrada queda muy claro que hay que limitar en número de bandejas de entrada y los mensajes en cada bandeja de entrada.

Internet es una gran fuente de recursos profesionales y también una fuente de actividades placenteras que deben incluirse adecuadamente en la planificación general.

Las tareas importantes y urgentes hay que dedicarle más tiempo de forma gradual, y en la secuencia de planificación hay que incluir también espacio para otras actividades reforzadoras.

Por ejemplo, imaginemos que tengo que presentar un proyecto formativo para una administración que me puede llevar unas 10 horas de trabajo, pero lo que realmente me apetece hacer ahora mismo es tuitear, facebookear, etc.

Puedo empezar dedicando 5 minutos al proyecto, y luego descansar para tuitear unos 5 minutos; luego 10 minutos de trabajo, y otros 5 de microblogging; más tarde 15 minutos al proyecto y 5 a revisar el correo; etc. Al final del día iré notando que voy dedicando más tiempo gradualmente a trabajar y sin tanto esfuerzo o disgusto.

El lema podría ser "No te prohibas nada, alterna las tareas con los placeres" ;-)

El plan puede variar en función del proyecto de que se trate, de los hábitos de la persona, de la situación y del día, etc.
Yoriento

Usar  internet como premio para tareas finalizadas es una de las técnicas para combatir la procrastinación.

Creo que algunas de mis percepciones podrían ser de ayuda en este tema:

Inicia y termina el día Offline.
El mejor consejo que se puede dar es comenzar y terminar el día offline, una variación al consejo de lifedev "Never check your email first or last". Hay que procurar, también, evitar el correo electrónico; si no hay ninguna razón de peso que requiera estar online, ese tiempo te dará la oportunidad de terminar una gran cantidad de trabajo o preparar el día siguiente. Si te es posible, desconecta el cable de red y apaga la conexión al WiFi.

Utiliza tu contexto
Hay que discernir si el trabajo que vamos a realizar pertenece al contexto "Computadora" o al contexto "En línea". Cualquier tarea que no requiera de Internet estará mejor hecha sin conexión a ella.

Investigación
Trabajo en una institución de educación superior y el "lugar común" de una parte de mis compañeros es que necesitan efectuar búsquedas de información para completar su trabajo. El hecho es que la mayoría de estas búsquedas terminan en un seguimiento de los links más atractivos, relegando el motivo de la búsqueda al último lugar. Derivado de los contextos, continuamente sugiero a mis compañeros elaborar una lista de ítems a investigar, con resultados claros de lo que se está buscando, es distinto anotar: "James Joyce", con más de 8,700,000 resultados en Google, a "crisis de identidad genérica James Joyce", con un manejable número de 2,170 resultados. Sin olvidos, sin desviaciones, afinando lo más posible el resultado deseado es posible maximizar el uso del tiempo en línea.

Correo electrónico
Regularmente mi bandeja de entrada, al iniciar mi tiempo de conexión, alberga entre 150 y 200 correos electrónicos; si cada correo electrónico requiere de 30 segundos de atención, estaría dedicando entre una hora y una hora cuarenta minutos al correo electrónico. Considerando que para muchos el tiempo es muy valioso, además de limitado, esto no es aceptable.
Por tanto, aunque no seas usuario de Mac, recomiendo leer la serie de artículos (en inglés) publicados por Merlin Mann, en 43Folders.com, titulados "Inbox Zero". Adapta sus recomendaciones a tus necesidades y establécelas como mejores prácticas en tu trabajo, verás como tu productividad mejora.
Miguel Ángel León Fabela de Cosas por Hacer

Según la encuesta en El Canasto, 65% de las personas empiezan el día leyendo el correo, mientras solo 13% empiezan directamente a trabajar.

Otra vez quiero dar las gracias a los expertos que han tomado el tiempo para contestar esta pregunta.

]]> Entrevista: ¿Qué cambios han tenido más efecto en tu productividad? tag:canasto.es,2009://3.1522 2009-06-04T06:29:50Z 2009-06-04T05:31:57Z He entrevistado otra vez a mis expertos de productividad, y ahora les he preguntado qué cambios han tenido más efecto en su productividad: Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

He entrevistado otra vez a mis expertos de productividad, y les he preguntado qué cambios han tenido más efecto en su productividad:

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Seguir el método GTD y especialmente aplicar, a raja tabla y de forma constante, la "regla de los dos minutos".
Alberto Pena de Think Wasabi

Es lógico que un blogger escribiendo sobre Getting Things Done haya aumentado su productividad gracias a GTD. Aplicar la Regla de Dos Minutos (si puedes hacer algo en dos minutos o menos, hazlo ahora) al procesar la bandeja de entrada elimina todas las migas de tu sistema.

La adopción del método GTD, sin duda alguna. Separar las distintas fases: procesar, organizar, hacer... Trabajar por contexto. Las listas algún día/quizás. La regla de los dos minutos. El pensar en términos de próximas acciones y proyectos. La revisión semanal... GTD es un todo que, bien utilizado, multiplica tu productividad.
JM Bolivar de Optima Infinito

Esto ha sido el resumen más breve de GTD que he visto. Solo faltan la lista de Espera, el modelo natural de planificar proyectos y los 6 niveles de planificación.

Principalmente la adopción del sistema GTD. Aunque no lo aplicara al cien por cien, que lo intento, he aprendido que el trabajo pendiente, sin organización, ni se hace ni te puedes olvidar de él; es como el perro del hortelano. Por la misma razón, una gran ayuda ha sido compartir con más gente, como Jeroen Sangers, José Miguel Bolivar, y tantos otros, las experiencias sobre productividad, porque no basta con la teoría para saber todo lo que puedes mejorar. Por último, otro gran cambio ha sido la gestión de las interrupciones. Pocas veces hay urgencias reales que no puedan esperar a leer el correo más tarde, aún así seguro que me enteraré si ocurren.
Dani de Du Tudú

No hay que aplicar GTD completamente para notar un incremento importante en tu productividad. Yo también creo que la gestión de interrupciones internas y externas es un hábito vital en esta era de correo, móvil, Facebook y Twitter.

Hace aproximadamente cuatro años, mi gestión del tiempo comenzó a ser pésima. La manera en cómo se me había enseñado a organizar mi tiempo y mis tareas era completamente disfuncional, respecto a la velocidad con la que se me comenzaron a asignar tareas y proyectos de diversa índole.

Intenté con el método de Covey, del cual mi jefe regaló un ejemplar a todos sus subordinados directos, así como con diversos métodos y filosofías sobre productividad personal. Sin embargo, ninguna de ellas funcionaba para mí.

A mediados de 2005, leí en un blog una entrada donde se leía: "Muy recomendable: [...] haber leído y aplicar el "Getting things done".

Por ese tiempo, también, comencé a tropezar con varios sitios dedicados a la productividad que estaban centrados en el "Getting things done" (GTD)

Sin saber nada acerca de GTD, me dí a la tarea de conseguir el libro y leerlo. Y, luego, leerlo nuevamente. Entonces comencé a probar el punto de vista de GTD. Parecía tan increíblemente sencillo que, básicamente, no creía posible que funcionara; sin embargo, lo hizo.

El Canasto tiene un post donde se explica este método de forma muy sintética.
Miguel Ángel León Fabela de Cosas por Hacer

De hecho, tengo muchos posts sobre GTD.

Claramente la sugerencia de David Allen de poner una "bandeja de entrada" en todo lugar donde se te suelen ocurrir ideas. Perdía miles de ellas porque solían ocurrir en mi cabeza bien en el coche conduciendo, bien en la cocina desayunando, y para cuando llegaba al lugar más cercano con libreta y lapicero ya se habían desvanecido. Ahora, en todo lugar donde se me ocurren ideas hay un taquito de post-it y un lapicero.
Ismael Valladolid Torres de GTD sin Outlook

Ya me imagino la cocina y el coche de Ismael lleno de post-its. Es importante distinguir entre la posibilidad de recopilar tus ideas en cualquier sitio y tus bandejas de entrada, que habitualmente se intenta limitar hasta un número mínimo.

  • Parte de la metodología GTD, principalmente tener siempre a la mano un dispositivo (papel, palm, libreta, etc.) para anotar cualquier idea, tarea o nota que deba procesar; y revisar mis listas periódicamente.
  • Borrar la linea divisoria vida laboral / vida personal y trabajar en contextos. Es mucho más sencillo y te demuestra que la vida es una sola, no eres otra persona por estar en el trabajo o con tu familia.

Son las dos cosas que recuerdo de inmediato, por eso creo que son las que más efecto han tenido en mi productividad."
Javier Ferrand de Vida en orden

Efectivamente no existe ninguna separación real entra la vida personal y la vida laboral. En cada momento tendrás que buscar el equilibrio entra los varios proyectos en que estás trabajando.

Poder trabajar desde casa sin tener que preocuparme ni estresarme por ir a la oficina, llegar tarde por culpa de transportes y atascos, cumplir horarios de entrada, etc.
David Topí

El trabajador móvil tiene más posibilidades de organizar su trabajo y por tanto puede ser más eficaz.

Limpiar mi entorno. Quitar de mi vista todo lo que me distraiga o no tenga relación directa con lo que debo hacer. Mantener mi entorno iluminado, fresco y decorado de forma tal que sea un lugar en extremo agradable.
Facundo Arena de Habitozen

Una respuesta muy Zen: menos cosas significa menos preocupaciones.

El no mirar la televisión la noche, lo que me permite acostarme temprano, y levantarme bien temprano.
Luis Argento

Dejar de mirar la televisión es una manera fácil para ganar 2-3 horas extra por día.

Quizás el cambio que ha tenido más efecto en mi productividad ha sido escribir un blog sobre el tema. Siempre he estado comprometido con la productividad pero el hecho de escribir sobre ella me hace ser más consciente sobre como utilizar el tiempo y ser coherente con lo que escribo. Si tienes un objetivo: escríbelo.
Rafael B.S. de Simplicidad

Yo también he notado este efecto. Si realmente quieres aprender una cosa, deberías enseñarla a otras personas.

Por un lado, convertir las obligaciones y objetivos en proyectos, y hacer priorizaciones en tres niveles: 1 (importantes y urgentes); 2. Importantes NO urgentes; 3. Resto.

Por otro, afrontar las tareas más difíciles o desagradables en primer lugar pero dedicando tiempos cortos en principio (por ejemplo, de 15 minutos) seguidos de actividades placenteras, y luego ir ampliando ese tiempo de dedicación.

Cuando tienes la tentación de dejar lo que estás haciendo y debes terminar para ponerte a hacer otra cosa que te gusta más, no te lo prohibas, simplemente posponlo unos minutos :-)"
Yoriento

La clasificación de tus tareas por urgencia e importancia te ayuda a establecer prioridades (si tus prioridades no cambian mucho). El segundo punto de Yoriento también está conocido como Comer el sapo empezando el día con la tarea más fea; si realmente tienes que comer el sapo es mejor hacerlo a primera hora.

Hasta aquí esta entrevista en grupo. Quiero dar las gracias a los expertos por sus respuestas. Sí algún experto todavía no ha contestado las preguntas y quiere participar en futuras entrevistas, todavía hay algunas preguntas abiertas.

]]> La opinión de los expertos tag:canasto.es,2009://3.1462 2009-05-11T06:08:15Z 2009-05-11T17:39:13Z Hoy presento una nueva sección en El Canasto: La opinión de los expertos. La idea es que varios expertos en productividad personal contestan la misma pregunta, como una entrevista en grupo. Me parece muy interesante ver si los expertos coinciden en sus opiniones, si hay tendencias o si hay diferencias. La primero pregunta en La opinión de los expertos es: ¿Cuál es la principal forma en que la gente pierde el tiempo sin darse cuenta? Jeroen Sangers http://canasto.es/ Grupo dirección

Hoy presento una nueva sección en El Canasto: La opinión de los expertos. La idea es que varios expertos en productividad personal contestan la misma pregunta, como una entrevista en grupo. Me parece muy interesante ver si los expertos coinciden en sus opiniones, si hay tendencias o si hay diferencias. La primero pregunta en La opinión de los expertos es:

¿Cuál es la principal forma en que la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?

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Pienso que la principal forma en la que se pierde tiempo sin darse cuenta es mirando la televisión, que nos llena de imágenes y sonidos sin criterios, sin orden.
Luis Argento

Antes de encender la tele, ¿tienes claro qué quieres ver, durante cuanto tiempo y porque?

En mi opinión, la principal forma en que la gente pierde el tiempo es la televisión. Hay veces que encendemos la televisión y nos quedamos pegados a ella, incluso viendo programas que no nos aportan información sobre la que podemos actuar. Claro que hay programas que son interesantes pero, en mi opinión personal son minoría.
Rafael B.S. de Simplicidad

Rafael también apunta a la televisión como la mayor perdida de tiempo. ¿Alguna vez has notado que todos nos quejamos de que no hay nada en la tele, si al otro lado pasamos muchas horas mirando la televisión?

Yo creo que la gente pierde en tiempo prestando demasiado atención a aquellas cosas que los distraen u alejan de lo que verdaderamente importa en sus vidas (TV, mensajería instantánea, e-mail, dormir de más).

Las distracciones no son malas, nos ayudan a combatir el stress definitivamente. Pero en exceso, esa ayuda se vuelve en contra, y se convierten definitivamente en un factor de stress dado que siempre, dentro de nuestro inconsciente, está la señal de alerta que nos dice "estas pasando demasiado tiempo en Twitter"; y eso, aunque lo ignoremos, siempre pesa.
Facundo Arena de HabitoZen

No deberíamos usar nuestro tiempo libre solo para relajarnos. Está bien mirar la televisión un rato para relajarse, pero si pasas cada noche mirando las series pierdes mucho tiempo. También deberíamos reducir las interrupciones para poder concentrarnos en las cosas realmente importantes.

Las interrupciones. Queremos estar atentos a todo lo que pasa y por eso no podemos evitar tener el correo electrónico a la vista, el lector de noticias, la mensajería instantánea y demás. Cuando esto pasa, somos nosotros mismos quienes invitamos a que nos interrumpan. Pero esto consume mucho tiempo por dos razones. La primera es que el cúmulo de pequeñas interrupciones supone al cabo del día una gran cantidad de tiempo.La segunda es el cambio de contexto. Si estamos concentrados en algo y nos interrumpen, podemos tardar hasta 20 minutos en volver a retomar el estado de concentración en el que estábamos.
Dani de Du Tudú

Si realmente quieres concentrarte en una tarea, cierre los programas de correo y mensajería y explica a tus compañeros (o familia) que quieres trabajar en tranquilidad. Explica también a tus compañeros cuando vuelves a estar disponible.

Preocupándose por todo lo que tienen que hacer sin ponerse en serio a hacerlo.
David Topi

Saber convertir una idea en acciones concretas es lo que separa la gente productiva del resto.

En mi opinión la principal forma de perder el tiempo es no consolidando tareas por contexto. Haces una llamada telefónica, envías un email, haces otra llamada, trabajas en una presentación, envías otro email... Simplemente consolidando todo lo que tenemos que hacer por teléfono o por email y haciéndolo de una vez se consiguen ahorros espectaculares de tiempo. Tomar y dejar varias veces una misma cosa o actividad es para mí la mejor forma de perderlo.
JM Bolivar de Optima Infinito

Si tienes la lista de Próximas Acciones categorizada por el contexto, tendrás una lista lista más pequeña al momento de decidir qué vas a hacer ahora.

En conversaciones, generalmente son de cortesía, de solidaridad bien para justificarse o solidarizarse
Alf

Conversaciones de cortesía tienen su función en las relaciones interpersonales, pero al igual que el uso de la televisión, hay que buscar el equilibrio en su uso.

Creo que las principales formas de perder el tiempo sin darse cuenta pueden concentrarse en:

  1. Interrupciones. Si no se tiene un mapa claro de qué es lo que se quiere lograr en el transcurso del día, lo más seguro es que éste se disperse en la continua atención a las interrupciones cotidianas: e-mail, messenger, twitter, feeds, teléfono, "watercooler gang".
  2. Watercooler Gang. Sí, esa masa amorfa que se aglutina en torno al dispensador de agua, la cafetera, o la cocineta de la oficina. Basta con dar una vuelta para tomar un poco de agua e inmediatamente nos enfrascamos en esas discusiones bizantinas sobre el fiasco que ha resultado nuestro equipo favorito de soccer o si la falda de la directora de marketing no es lo suficientemente reveladora de su inteligencia. Todos hemos perdido el tiempo con esta pandilla.
  3. Poca o nula organización. "Lo tenía por aquí" es una frase que escuchamos con mucha frecuencia, mientras nuestro interlocutor busca afanosamente durante cinco minutos entre pilas de oficios sobre su escritorio, para finalizar con un "¿Qué te parece si, para no hacerte perder el tiempo, te marco en un momento?".
  4. Multitasking. Varias ventanas abiertas, en el equipo de cómputo, con un informe para el director general, el ajuste presupuestal solicitado para hoy, la presentación para el consejo de administración de mañana, mientras parpadean las ventanas emergentes de cinco o seis conversaciones en Messenger y se tuitea que el marido de Demi Moore llegó a un millon de followers. Resultado: a duras penas se acabó el informe al director general, porque tenía que ser presentado hoy, quedarse en la oficina para terminar el ajuste presupuestal y habrá que llegar temprano mañana para la presentación.

Miguel Ángel León Fabela de Cosas por hacer

Una respuesta muy completa. Los primeros dos puntos coinciden con lo que han dicho algunos otros expertos. Creo que todos reconocemos la situación descrita en el tercer punto.

En muchas de las tareas diarias y rutinarias, aquellas que hacemos casi "por instinto" o por pura costumbre: navegar, leer tweets o feeds. Hacemos más hincapié en esforzarnos y ser más productivos con las tareas complejas o que se salen de lo común, pero no prestamos atención a esas pequeñas tareas o procesos que generalmente son fuente de los cuellos de botella.
Alberto Pena de ThinkWasabi

¿Sabes a dónde van los 24 horas cada día o tienes el sentido que te falta tiempo? Será interesante apuntar todo lo que haces durante una semana; los resultados te sorprenderán.

He visto en ocasiones grupos enteros de secretarias jugando al solitario del Windows porque "no les funciona el correo". O porque "me tienen que instalar el Office". Yo recuerdo perfectamente que antes de existir Internet o el Office la gente sólo necesitaba un teléfono y un fax para trabajar. Diría que Internet es la principal forma de perder el tiempo sin darse cuenta, pero estaría siendo injusto así que daré una respuesta más genérica. La principal forma en la que se pierde el tiempo es confundiendo herramientas con fines y tratando a las primeras como si fuesen las segundas.
Ismael Valladolid Torres de La media hostia

Hay dos cosas que puedes hacer para estar preparado en caso de un fallo tecnológico: tener una clara descripción de tus responsabilidades y categorizar la lista de Próximas Acciones por contexto. Si no te funciona el ordenador, puedes finalizar tareas de la lista de llamadas.

A mi modo de ver y también hablando desde mi experiencia, son dos:

  • Procrastinando
  • Planificando

Javier Ferrand de Vida en orden

La planificación es un paso necesario para la productividad personal, pero no hay que sobre-planificar.

Como se diría en psicologia, creo que el principal problema es de autocontrol, es decir, dejar las tareas más difíciles o más importantes para el final.

Y también hay un problema de microplanificación, de dedicar espacios de tiempo demasiado largos a tareas que deberían partirse en trozos pequeños, y de no aplicar suficiente reforzamiento entre tareas.

Estos dos problemas llevan a una situación continua de evitación y de retraso de las tareas pendientes, con lo que el tiempo va pasando, y las tareas sólo acaban haciéndose con ansiedad y disgusto cuando ya es inevitable, cuando "el plazo termina"
Yoriento

Aquí finaliza la primera entrevista en grupo. Quiero dar las gracias a los expertos en  productividad personal por haber tomado  tiempo para contestar mis preguntas. ]]>