Archivos de Encuestas en El Canasto

¿Cuántas veces has cambiado de gestor de tareas?

2012-03-15T05:42:34Z

En mi artículo El mejor gestor de tareas es… explico porqué es mejor no cambiar de herramienta para gestionar las tareas. No obstante, a veces no hay otra opción: la empresa para la que trabajas ha decidido cambiar de herramienta, has comprado un ordenador nuevo con otro sistema operativo, quieres sincronizar las tareas con tu nuevo smartphone, vas a viajar más a menudo,… Existen varias razones para querer cambiar de herramienta.

En los últimos 15 años solo he usado dos herramientas para gestionar mis tareas, pero me gustaría saber cuantas veces habéis cambiado vosotros.

¿En cuántos proyectos estás trabajando?

2012-01-18T06:46:43Z

La lista de proyectos es el corazón del método GTD. En esta lista tienes apuntado todas las cosas que requieren más que una acción para completar. ¿Cuántos proyectos tienes habitualmente? ¿Qué es normal? ¿Cómo sabes si tienes muchos o pocos proyectos?

¿Sesenta?

David Allen habla en sus seminarios de un rango entre 60 a 120 proyectos. En mi aplicación de tareas, veo que tengo actualmente 80 proyectos, aunque 20 de estos proyectos están en espera a otras personas.

¿Dónde está tu límite?

El número de proyectos no es tan importante como tu capacidad de trabajo. ¿En cuantos proyectos puedes avanzar durante la semana que viene? Eso depende mucho del tipo de proyectos. Si la mayoría de tus proyectos tienen Próximas Acciones que requieren poco tiempo y energía, puedes trabajar en muchos proyectos. Pero a veces tienes proyectos más difíciles, que requieren grandes bloques de tiempo para poder enfocarte. En este caso deberías tener una lista con menos proyectos activos.

La revisión semanal

La revisión semanal es el momento para evaluar el progreso de cada proyecto. Habitualmente podrás identificar algunos proyectos que no han avanzado durante la semana pasada. Si la causa es el gran número de proyectos en que estás trabajando, puedes tomar la decisión de mover algunos proyectos menos importantes a la lista Algún día/Quizás. Esto no quiere decir que no vas a finalizar estos proyectos, sólo que has decidido que quieres enfocarte en otros proyectos durante la semana que viene.

Vasos comunicantes

Durante la siguiente revisión semanal vuelves a hacer esta evaluación y si tienes más espacio puedes decidir de volver algún proyecto a la lista de proyectos activos. Las listas de proyectos y algún día/quizás funcionan como vasos comunicantes. Si hay demasiados proyectos activos, puedes poner en pausa algunos de ellos y cuando tengas menos, puedes volver a activarlos.

Sincronizar la lista de acciones

2011-11-23T06:05:51Z

Cada vez somos más móviles. El smartphone que llevamos en nuestro bolsillo es más potente que un ordenador de sobremesa de hace 6 años. Y además hace que en todo momento estamos conectados a internet.

Para la productividad personal también lleva muchos beneficios, por ejemplo en la gestión de nuestras tareas. Ahora es posible definir una tarea en el ordenador y luego marcarla como finalizada desde el teléfono. Muchas aplicaciones para gestionar acciones, como por ejemplo Wunderlist y OmniFocus están disponibles para varias plataformas y ofrecen varios métodos de sincronización.

Me gustaría saber en cuántos dispositivos (y para esta ocasión cuento el navegador de internet como un dispositivo) tienes tu lista de acción sincronizada. Yo uso OmniFocus en mi portátil, en el iPhone y en el iPad, así que mi respuesta es ‘tres’.

La bebida productiva

2011-09-02T05:55:39Z

Casí todos bebemos algo mientras trabajamos. En algunas empresas puedes ver a los empleados trabajando con una taza de café en la mesa, otras compañias tienen dispensadores de agua en las salas de trabajo y también hay organizaciones con una gran colección de infusiones.

Además de hidratarnos, hay bebidas que también pueden ayudarnos a mantener la concentración debido a sus componentes estimulantes como la cafeina, aunque algunas de estas bebidas son adictivas.

¿Cuál es tu bebida productiva y porqué?

Imágen cortesía de garwee

¿Cómo tomas notas en las reuniones?

2011-06-28T06:00:09Z

No me gusta usar el portátil en las reuniones; la pantalla forma un muro que me separa del resto de los presentes. El iPad parece mejor, pero siendo un dispositivo perfecto para consumir contenido digital puede dar un imagen poco profesional. La mejor opción para apuntar mis notas durante una reunión es una hoja de papel (prefiero papel en formato A5) y un bolí. Sé que existen bolígrafos electrónicos que graban todo lo que escribes para luego pasarlo en formato digital al ordenador, pero son bastante caros.

Yo me quedo con un bloc de notas en las reuniones. ¿Qué usáis vosotros para tomar notas?

¿Qué utilizas para tomar notas?

2011-03-17T05:30:43Z

La semana pasada estuve presente en el primer evento de Iniciador Lleida. La presentación de Javier Martín fue muy interesante y me ha dado varias ideas. Como siempre llevaba un pequeño bloc de notas y un bolígrafo conmigo para apuntar estas ideas. David Torné, quien estaba sentado a mi lado, también apuntaba cosas en su bloc de notas, pero además de nosotros, no vi a nadie con un bloc de notas. Había gente con un iPhone y supongo que han guardado sus apuntes de forma digital (además de escribir en Twitter).

Para mí, un bolígrafo o pluma es la mejor herramienta para tomar notas, pero sé que muchos lectores prefieren su smartphone.

¿Esperas lograr tus buenos propósitos?

2011-01-12T06:13:54Z

Ya han pasado las dos primeras semanas del año nuevo. ¿Cómo van tus buenos propósitos? ¿Ya te has apuntado al gimnasio? ¿Ya has empezado esa dieta? ¿Realmente no has fumado nada más?

Dos semanas es suficiente para reemplazar el optimismo inicial por la cruda realidad: cambiar tus hábitos no es nada fácil. Obviamente has hecho todo lo posible para asegurarte el éxito de este cambio: has actualizado tu lista de proyectos, has apuntado acciones concretas en el calendario y la lista de tareas y has formulado tu objetivo de manera específica, mensurable, realizable (pero desafiador) y con fecha de finalización.

¿Cuántos iconos tienes en el escritorio?

2010-10-26T05:43:17Z

Yo trato el escritorio de mi PC igual que el escritorio de mi mesa de trabajo: solo hay las herramientas que uso muy a menudo y algunos ficheros en los que estoy trabajando en este momento.

De hecho, actualmente solo tengo cuatro iconos en el escritorio: la carpeta de descargas, la carpeta con mis proyectos actuales, un enlace a la carpeta de archivos y el documento con este texto.

La gran mayoría de los escritorios que he visto están más llenos. En parte, los culpables son las aplicaciones que insisten en poner un icono en el escritorio y el propio sistema operativo que no ofrece otra manera más fácil de gestionar documentos.

No obstante, también los usuarios tienen parte de culpa por dejar todos estos iconos allí. En mi opinión, no es una manera eficaz de acceder a las aplicaciones y los ficheros, porque gran parte del tiempo el escritorio está escondido detrás de las ventanas de las aplicaciones abiertas.

¿Dónde trabajas mejor?

2010-09-22T05:33:05Z

Gran parte de las oficinas modernas parecen estar optimizadas para recibir interrupciones. Grandes sales dónde puedes seguir cada conversación telefónica y que invitan a tener conversaciones con tus compañeros al otro lado de la sala. Obviamente, es un problema que se puede solucionar con unas reglas como “Haz tus llamadas en la sala pequeña”, “Si quieres saber algo de tu compañero y no es muy urgente usa el correo electrónico o la mensajería instantánea”.

Personalmente soy más productivo en casa, dónde puedo trabajar sin interrupciones. El despacho es el sitio idóneo si necesito enfocarme durante una tiempo. Pero si tienes hijos pequeños en casa es posible que la casa tampoco es el mejor sitio para trabajar con eficacia.

Algunas personas prefieren trabajar desde un sitio público, como un bar. Nadie te conoce y solo hay interrupciones si el camarero te lleva otra taza de café. La desventaja de trabajar desde un bar es que tendrás que llevar todo lo que necesitas contigo, lo que requiere una buena organización.

¿Dónde trabajáis mejor? ¿En qué sitios hay menos interrupciones? Y ¿qué maneras habéis encontrado para disminuir las interrupciones?

Internet ¿sí o no?

2010-07-23T07:44:39Z

Esta semana he escrito como pasó mis vacaciones sin internet. No obstante creo que mucha gente no conoce la importancia de estar desconectado, porque he visto muchos portátiles en los campings.

Entiendo que hay situaciones en que realmente no puedes desconectarte por completo. Por ejemplo, puede ser que un propietario de una empresa pequeña contacta cada día con la oficina, solo para saber que todo va bien y así poder pasar el resto del día sin preocuparse.

¿Qué hacéis durante las vacaciones, ¿internet sí o no?

Recuperar horas

2010-06-11T05:36:54Z

Todos perdemos tiempo; sea porque no tenemos nuestras prioridades claras o porque hacemos cosas que no están alineadas con nuestras prioridades (¡navegar en internet!). ¿Cuantas horas al día pierdes ahora porque no estás organizado y no tienes un buen sistema de productividad personal?

Ahora, multiplica estas horas por 235 (el número de días laborables en un año) e imagínate qué podrías hacer con tantas horas disponibles.

¿Un sistema para toda la vida?

2010-04-26T05:14:51Z

Cuando hablo de la productividad personal nunca hablo solo de la vida laboral o la vida familiar. Los principios para gestionar un proyecto en la oficina también son válidos para un proyecto personal.

Por esta razón, David Allen propone de usar solo un sistema de productividad para toda tu vida, es decir, mantener tus tareas privadas en la misma lista que tus tareas profesionales.

Yo por el contrario, tengo dos sistemas separados, básicamente porque en la oficina tengo un ordenador con Windows mientras a casa trabajo con un mac. Además, nunca llevo trabajo a casa y en la oficina no me dedico a cosas personales. Así que para mi situación es más lógico trabajar con dos sistemas separados, aunque tengo configurado una manera automatizada para pasar tareas de un sistema al otro.

Me gustaría saber si vosotros trabajáis con un sistema integral para toda la vida o con sistemas separados.

Controla tu tiempo y tus tareas

2010-02-04T06:23:58Z

Ser altamente productivo significa controlar tus acciones. Si eres una persona eficaz, todas las cosas que haces tienen un por qué. Cada tarea que finalizas te lleva un paso más hacia tus objetivos. Tú decides qué hacer y cuándo hacerlo. Sabes lo que quieres y cómo hacerlo.

¿Cuál es el origen de las interrupciones?

2009-12-22T06:28:37Z

Una de las causas más importantes de una baja productividad son las interrupciones. Según el tipo de trabajo que estás haciendo, necesitas entre 2 y 20 minutos para recuperarte de cada interrupción y continuar trabajando con la misma concentración.

El primer paso para evitar las interrupciones o disminuir al menos el número de interrupciones es identificar el origen de cada interrupción.

¿Qué nivel de perspectiva necesita más atención?

2009-11-06T06:26:08Z

Un buen sistema de productividad es mucho más que solo una lista de tareas. Para poder decidir qué tareas hacer y no hacer necesitas un inventario completo de tus proyectos y responsabilidades. Del mismo modo, para seleccionar los proyectos interesantes u importantes necesitas una lista de tus metas al corto y largo plazo. Y finalmente tienes una visión y tus valores.

En el artículo ¿Por qué caminar si puedes volar? expliqué los diferentes niveles de perspectiva usando la metáfora de las alturas del avión, desde la pista de despegue (las acciones) hasta una altura de 50.000 pies (tus valores).

Para ser una persona productiva debes dar tu atención a cada nivel: tienes que verificar tus acciones al menos una vez al día, verificar la lista de proyectos una vez a la semana y por ejemplo una vez al año actualizar tu visión.

Ahora, mira a tus niveles de perspectiva. ¿Cuál es el nivel que requiere más atención?