Por qué las TMI son una mala idea

Cada noche realizo la planificación del día siguiente seleccionando cuidadosamente de tres a cinco Tareas Más Importantes (TMIs) de entre todas mis listas. Estas tareas más importantes serán las que primero ejecutaré al día siguiente, a primera hora, o lo antes posible a lo largo del día, dándoles máxima prioridad.

¿Alguno de vosotros, habéis conseguido completar con frecuencia, estas tres o cinco tareas según lo habías planificado?

Aunque Trapani y Babauta, los percursores de las TMI, las plantearon como una propuesta actual para la mejora de la productividad de las personas, la realidad es que no son más que una simple transformación de las «big rocks of life» de las que ya hablaba Stephen Covey hace casi tres décadas en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva». Casualmente, de los 7 hábitos que planteaba Covey, el que hace relación a las «big rocks of life», «Establezca primero lo primero», es el único que ha dejado de tener sentido en la realidad actual.

Las TMI son una práctica caducada porque están basada en el mal hábito de planificar, entendiendo por «decidir cuándo voy a hacer qué». Y aunque existen diversas variantes, todas ellas se basan en decidir «a priori» qué voy a hacer en el futuro. Este es el problema, jugar a ser adivinos.

Entornos VUCA y TMI

Quieras o no, vives en un entorno VUCA que se caracteriza por existir un flujo incesante de información. Con frecuencia la realidad es diferente a lo que parecía ser y toda esta información que vamos recibiendo en un momento dado, tiene validez relativa. En cualquier momento pueden cambiar las circunstancias y modificar sustancialmente la información con la que contábamos hasta ahora.

Intentar planificar «a priori» las tareas que voy a realizar en un futuro, en un entorno VUCA, no deja de ser una pérdida de recursos que limita tu eficacia. Tomar decisiones sobre qué hacer sin tener en cuenta la última información, te aleja de la realidad. Y al alejarte de la realidad, en qué medida estás seguro de que lo que estás haciendo, es lo que realmente tiene sentido hacer dada la nueva situación.

Para decidir de forma eficaz qué hacer en cada momento lo tienes fácil, deja predecir el futuro. Las TMI atraen porque son fáciles de utilizar y aportan una falsa sensación de control. Lo malo es que con frecuencia, lo fácil no suele lo correcto.

TMI e imprevistos

Por definición, el trabajo del conocimiento se caracteriza porque es impredecible y por lo tanto, los imprevistos están a la orden del día. Si en lugar a adaptarte a la realidad, decides por adelantado qué vas a hacer y cuándo, es probable que lo supuestamente importante quede relegado a un segundo plano, diluido entre lo que realmente tiene sentido hacer dadas las nuevas circunstancias actuales. Para más inri, aun haciendo lo que tenías que hacer, como no has satisfecho tus propias expectativas, te frustras.

Hace años, cuando empleé las TMI, el día a día me saturaba y las tareas más importantes quedaban sin hacerse. Los típicos imprevistos urgentes e importantes eclipsaban las TMI y al traste con mi planificación: mi jefe me recordaba que le debía un informe, un cliente me pedía una oferta urgente, otro proveedor me llamaba porque tenía problemas para facturar sus servicios realizados hace dos meses…

El precio que estás pagando por las TMI

Por otro lado, el hecho de estar recordando continuamente las tareas más importantes del día sin verte capaz de encontrar el momento para centrarte en ellas, supone un coste para tu eficiencia que limita tus resultados.

Eficiencia es «hacer bien las cosas» buscando la relación óptima entre recursos empleados y resultados obtenidos. Para un profesional del conocimiento, el recurso más valioso es su atención. Si te dedicas a dispersa tu atención entre lo que realmente tiene sentido realizar y lo que te gustaría realizar, dícese las TMI, estás consumiendo parte de tu energía mental, estás limitando tu función ejecutiva y estas mermando tus capacidades cognitivas para anticiparte, para establecer metas, para prever circunstancias o para tomar decisiones.

Seguir igual o subir de nivel

La realidad que viven una infinidad de profesionales en las organizaciones es complicada. Maratonianas jornadas de trabajo. Recortes presupuestarios. Limitación de personas en los equipos. Frustración por ver cómo sus compromisos siguen creciendo. Más y más peticiones. Exigencias crecientes de los mercados… Hay personas en situaciones realmente complejas que necesitan algo más que el retoque cosmético que plantean las TMI.

Profesionales que llegan agotados a casa, sin haber parado todo el día y con la sensación de no haber avanzado, frustrados, sintiéndose culpables y les planteamos las TMI como la panacea para sus problemas.

Las TMI son una mala idea porque atentan contra la eficacia de tus decisiones, limitan tu eficiencia y condicionan tus resultados. En un entorno VUCA como el tuyo, elegir por adelantado cuándo voy a hacer qué, simplemente es jugar a ser adivino.

Tú decides si seguir con las TMI, ya sabes a qué estás jugando, o prefieres subir de nivel, tanto de exigencia como de resultados. Existen metodologías alternativas de efectividad personal que ponen el foco en la realidad, adaptándose a ella con flexibilidad, coherencia y rigor.

Imagen Tráfico cortesía de 123rf

Jesús Serrano Dúcar

Jesús Serrano es Consultor Artesano en efectividad centrada en las personas. Forma parte de la comunidad de práctica sobre innovación en productividad personal y organizativa OPTIMA LAB y es la persona que está detrás del blog enfoquecarnot.com, en donde escribe sobre coaching, productividad y metodología GTD®