Creando un ecosistema tecnológico productivo

No cabe duda de que las herramientas son una ayuda, un soporte, un instrumento que empuja nuestra productividad. Pero las herramientas sin una metodología detrás pueden llevarnos en la dirección equivocada. Por eso considero que el primer paso es seleccionar bien la metodología de trabajo y en segundo lugar las herramientas que nos acompañen en el camino.

Ecosistema tecnológico

En mi caso intento aplicar la metodología GTD (Getting Things Done) definida por David Allen. Para la fase de captura de información, primera fase propuesta por Allen, utilizo la herramienta Evernote. Cualquier idea, tarea, comentario que me llama la atención lo pongo en la carpeta ‘Inbox’ de Evernote. Luego ya lo procesaré.

Muchas de las ideas o inputs provienen de mi correo electrónico: emails de mi jefe o de clientes, correos de mi mujer, mensajes relacionados con la guardería de los niños, de mis amigos, etc., son inputs que capturo y que almaceno en la carpeta ‘Bandeja de entrada’ de mi Evernote.

Tras la fase de captura y organización he fijado en mi calendario, en ocasiones con semanas de antelación: tareas específicas para ese día como llamadas o reuniones, gestiones sean del trabajo o personales, cumpleaños, etc… Estas tareas específicas se anotan en la carpeta ‘Acciones Semana Actual’ de mi Evernote.

Cuando llega la fase de hacer, es decir, la de concretar lo que hemos diseñado y planificado en las etapas anteriores me gusta medir el tiempo que tardo en llevarlas a cabo. Es muy interesante luego ver en que se va el tiempo, en que tipo de tareas, en que tipo de gestiones o clientes. Esto lo hago con la realmente online Toggl.

Lo comentado hasta ahora se podría resumir en:

Flujo de trabajo con Gmail, Google Calendar, Evernote y Toggl

Flujo de trabajo con Gmail, Google Calendar, Evernote y Toggl

Automatizando el sistema

Ahora bien, una de mis preocupaciones habituales es ver en qué tareas puedo ahorrar tiempo, y me percaté que en este flujo de información entre herramientas tenía que ir manualmente copiando y pegando información, del email a Evernote, del calendario a Evernote y de Evernote a Toggl.

Charlando con mi amigo Jaime, me habló de las recetas IFTTT. Es una web que enlaza herramientas. Si haces tal acción en esta herramienta entonces se dispara tal acción en la otra herramienta.

Apliqué la receta ‘gmail → evernote’, esto es, si marco un email (de gmail) con una estrella entonces automáticamente se manda a mi bandeja de entrada de Evernote:

Convertir mensajes de gmail en notes de Evernote

Convertir mensajes de gmail en notes de Evernote

Con el consiguiente ahorro de tiempo. Además ahora revisar mi correo es muy sencillo, aquello que requiere ser capturado basta marcarlo con estrella y listo. Este sistema me permite mantener mi correo sin emails pendientes y revisarlo cada 4 horas.

Con el google calendar exactamente igual, apliqué la receta:

Recete de IFTTT para pasar citas a Evernote

Recete de IFTTT para pasar citas a Evernote

De tal modo que la carpeta ‘Acciones semana actual’ se actualiza automáticamente con toda las tareas y eventos de esa semana.

Por último, la versión web de evernote me permite arrancar el ‘Start Timer’ de Toggl para indicar que empiezo una nueva tarea y medir el tiempo que me lleva:

Botón de Toggl dentro de Evernote

Botón de Toggl dentro de Evernote

Al terminar la tarea le doy a ‘Stop Timer’. Toggl te permite poner etiquetas a las tareas lo cual es muy interesante para luego poder ver cuanto dedicas a una determinada etiqueta. En mi caso una etiqueta es si trabajo con clientes o partners o si trabajo para España o para países de Latinoamerica:

Informe de Toggl

Informe de Toggl

Así pues, conseguí pasar de un conjunto de herramientas a un ecosistema tecnológico productivo.

Conclusión

Más allá de las herramientas lo importante es seguir una metodología, tener unos objetivos claros y poner foco en ellos. Ahora bien, las herramientas son un vehículo en el que apoyarse y cuanto mejor “se lleven entre ellas” más beneficiada saldrá tu productividad.

Imagen Flujo de trabajo cortesía de Shutterstock