Timeful es tu asistente inteligente para gestionar el calendario, las tareas y los hábitos

Si has buscado información sobre el fenómeno de la procrastinación, seguramente has topado con el nombre Dan Ariely, catedrático de psicología y conductas económicas en la universidad de Duke. Dan es conocido por haber publicado uno de los artículos científicos más relevantes1 sobre la procrastinación, aunque seguramente es más famoso por su libro sobre cómo tomamos decisiones.

Cuando me enteré que Dan Ariely estaba involucrado en la desarrollo de una aplicación para gestionar el calendario y las tareas, inmediatamente captó mi interés. La primera versión de la aplicación ya está disponible—aunque por el momento sólo para iPhone—y se llama Timeful.

El calendario

La aplicación te permite gestionar tres tipos de datos: citas, tareas y hábitos. El principio detrás de la aplicación es la recomendación de Dan Ariely de planificar todo en el calendario. Según Dan si no es una prioridad en tu calendario, no será una prioridad en tu vida y por eso ha desarrollado la aplicación alrededor del calendario.

Si no es una prioridad en tu calendario, no será una prioridad en tu vida
— Dan Ariely

Timeful utiliza el calendario de iOS y por tanto es compatible con iCloud, Google Calendar, Yahoo! y Microsoft Exchange. Las tareas y hábitos que planificas en Timeful aparecen también en los calendarios en tus otros dispositivos.

Una opción interesante es la función de citas sideline—es decir mostrar la cita sólo como una raya al borde del calendario en lugar que dentro de la planificación del día. Esta función mantiene la cita en el calendario, pero libera el espacio para otras actividades. En lugar de hacerlo por cita, también puedes sideline un calendario entero. Con sideline tienes acceso a, por ejemplo, las actividades del calendario de la empresa o de tu pareja, sin que estas citas bloquean tiempo en tu calendario.

Las tareas

Aunque Timeful tiene una lista de tareas, su función no es ayudarte a decidir qué hacer, como un gestor de tareas tradicional. En Timeful las tareas sirven más que nada como un repositorio de cosas que luego planificas en tu calendario. Puedes filtrar tus tareas por categorías, pero hay un límite de cinco 2 , lo que descarta esta aplicación para usuarios de GTD.

Además, es obligatorio especificar cuando quieres hacer cada tarea. Al crear una tarea nueva, puedes elegir entre las opciones Hoy, Mañana, En una fecha en concreta, En los próximos 7 días o Algún día antes de una fecha en concreta. Finalmente, para poder planificar la tarea en el calendario, también hay que especificar siempre la duración.

Las tareas que están planificadas para un día aparezcan por encima del calendario. Puedes marcarlas como completadas, posponerlas a mañana o arrastrarlas al calendario para reservar tiempo para hacer dicha tarea.

Hace unos días, Timeful ha lanzado una aplicación web para poder gestionar las tareas también desde el ordenador u otros dispositivos. Es una opción útil si quieres crear múltiples tareas usando el teclado. Desde la web no tienes acceso a tu calendario ni a tus hábitos.

Los hábitos

Los hábitos en Timeful se parecen mucho a las tareas, pero son repetitivos. Puedes, por ejemplo, crear un hábito ‘Ir al gimnasio’ y configurarlo para que aparece tres veces a la semana en tu calendario.

Inteligencia Artificial

Lo que convierte Timeful en una aplicación única es su motor de Inteligencia Artificial para sugerir el mejor momento para planificar tus tareas y hábitos. Timeful aprende de tu comportamiento y de tus preferencias para proponer diariamente qué puedes hacer en cada momento.

Las sugerencias de la aplicación aparecen automáticamente en el calendario marcados en un color gris. Para aceptar la hora sugerida simplemente hay que tocar la cita con el dedo. También puedes arrastrarla a una otra hora o aplazarla a mañana con un clic en la flecha de la tarea.

En la configuración de la aplicación hay varias opciones que afectan el motor de sugerencias de Timeful: puedes especificar tu horario laboral, las horas en que habitualmente duermes, los momentos del día en que tienes más energía y tus preferencias de lugares.

Mi opinión

Timeful aún es una aplicación joven y esto se nota. Por el momento sólo está disponible en inglés y el calendario utiliza el esquema de 12 horas en lugar de las 24 horas que tenemos nosotros. Hecho de menos algunas funciones como las notificaciones o la posibilidad de crear tareas a partir de un email.

Además, la aplicación es gratis y todavía no tienen claro cuál será su modelo de negocio—aunque parece que han recibido bastante financiación.

Como he dicho arriba, al planificar una tarea o un hábito en tu calendario, Timeful crea una cita en tu calendario. En la configuración puedes especificar un calendario a usar para cada categoría de tarea. Aconsejo crear un calendario especial para tus tareas y hábitos y así reservar tu calendario para citas que realmente son compromisos.

Finalmente, queda claro que Timeful no es compatible con Getting Things Done. Creo que es inviable gestionar 100+ acciones con esta aplicación. Además, no tiene sentido planificar tareas pequeñas en el calendario si no quieres pasarte el día adaptando tu planificación porque las prioridades han cambiado. Recomiendo utilizar esta aplicación sólo para planificar tus Tareas Más Importantes y reservar tiempo para hacer Timeboxing.

  1. Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment. Psychological Science, 13 (3), 219-224.
  2. Las categorías por defecto son: Personal, Trabajo, Diversión, Importante y Personalizado. Cada categoría tiene su propio color.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.