Enfoque y Concentración

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¿Qué es el enfoque?

El enfoque consiste en estar presente, y ser consciente de lo que se está haciendo. Ser conscientes de la actividad, o tarea que estamos desarrollando en ese preciso instante, sin distracciones o pensamientos dispersos que interfieran en su realización.

El enfoque y concentración, son la capacidad que tenemos para prestar atención, y por consiguiente, para que nuestra actividad, trabajo o estudio, sean de calidad.

Si nos desenfocamos durante la realización de una tarea o actividad, si nos desconcentramos, es más que probable, que cometamos algún error, y lo que es peor, se estima que la mente humana necesita entorno a 10 minutos para volver a conseguir el estado de concentración anterior. ¿Lo imaginas? ¿imaginas que por dos interrupciones de 5 minutos, necesites 20 minutos para recobrar tu enfoque y concentración?

Por desgracia, no siempre podemos conseguir un estado de enfoque y concentración suficientes, nuestro entorno es agresivo, bullicioso, con múltiples distracciones, ocasionadas por otros o por nosotros mismos. Un entorno hostil, con interrupciones acústicas, nos dificultará mucho conseguir el enfoque y concentración deseados.

Algunos ejemplos de distracciones más comunes son:

Nuestra propia mente

Nuestra propia mente es un foco de distracciones, durante la realización de una tarea o actividad, nuestra mente está pensando en otra cosa, o incluso hace que tengamos diálogos internos con nosotros mismos, con lo cual, físicamente estamos desarrollando una actividad o tarea, pero mentalmente estamos pensando en otra cosa, incluso podemos estar discutiendo internamente con nosotros mismos, que haremos el fin de semana, o en las próximas vacaciones.

El resultado será una tarea o actividad desarrolladas de forma mediocre, porque no hemos puesto todo nuestro enfoque y concentración sobre lo que estábamos haciendo.

Este es a mi entender, uno de los peores motivos de perdida de atención, ya que de nosotros depende no perder la atención, en este caso no interviene ninguna interrupción ‘externa’, somos nosotros mismos y nuestra mente quienes generamos la interrupción.

Compañeros | Clientes | Proveedores | Jefe

Otra fuente de distracciones, son nuestros propios compañeros de trabajo, jefes, clientes, proveedores…

Es frecuente encontrarnos trabajando concentrados en alguna tarea, y recibir una interrupción por parte de un compañero que se acerca a nuestra mesa para preguntar cualquier asunto para el cual necesite nuestra ayuda. Bien sea un tema importante, o una tontería, el resultado será el mismo, la perdida de nuestra atención con la tarea que estábamos desarrollando.

También es habitual recibir una llamada de un cliente o de un proveedor durante el transcurso de una tarea, por el simple hecho de no haber tomado las medidas necesarias para evitarlo.

Y la más habitual de todas, es estar concentrados en nuestra tarea, y recibir la típica llamada o visita de nuestro jefe,…

“Hola, ¿tienes un minuto?”

“Necesito comentar contigo unos asuntos”

En el caso de recibir una llamada de clientes o proveedores, podríamos haber puesto el teléfono en modo ‘no molestar’ y si el terminal no dispone de este modo, simplemente descolgarlo (teléfono de oficina)

En el caso de que nos requiera nuestro jefe,… lo más normal seria decirle si puede esperar unos minutos a que terminemos la tarea que estamos realizando. Si es comprensivo lo entenderá y esperará a que terminemos nuestra tarea.

En caso contrario, no nos quedará más remedio que acudir a su llamada, e intentar terminar la tarea después de la reunión con el, si conseguimos recobrar el enfoque y la concentración.

Hijos | Pareja

Para aquellas personas que trabajan desde casa, es habitual tener que lidiar con el enfoque y la concentración, teniendo niños corriendo alrededor, o a nuestra pareja hablándonos cada dos por tres, o mandándonos encargos.

Es muy importante hacer saber a las personas de nuestro entorno, que durante nuestra jornada de trabajo en casa, no podemos ser interrumpidos a menos de que se trate de una urgencia, si disponemos de un despacho, o habitación de trabajo, debemos hacer saber al resto de habitantes de la casa, de que ese es nuestro espacio, y que durante nuestras sesiones de trabajo, no podemos atender a sus peticiones. Es como si no estuviésemos en la casa.

Teléfono Fijo | Móvil

Una gran fuente de distracciones, también son los teléfonos, ya sean fijos o móviles.

Una llamada, un SMS, un Whatsapp, una notificación de Facebook… la cuestión es que durante el desarrollo de nuestras tareas o actividades, recibimos interrupciones de nuestro dispositivo o del terminal fijo que tenemos en nuestra mesa de trabajo, lo cual nos hace perder el enfoque y la concentración.

Cómo he dicho anteriormente, si el terminal fijo de nuestra mesa de trabajo, tiene modo ‘no molestar’ será buena idea activar este modo, durante la realización de nuestra tarea. Si el terminal no dispone de este modo, otra buena idea es dejarlo descolgado para evitar que entre ninguna llamada.

Con el teléfono móvil, lo tenemos mejor. Podemos poner el móvil en modo ‘vuelo’ con lo cual desconectamos todas las comunicaciones, también podemos apagar por completo el terminal, o bien ponerlo en silencio SIN vibración y boca abajo, para que la pantalla no nos distraiga si entra cualquier mensaje o llamada.

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Notificadores | Alarmas | Calendarios

Imagina este escenario:

Te encuentras trabajando en una tarea muy importante, llevas trabajando en ella más de una hora, y has obtenido un nivel de enfoque y concentración muy elevados, disfrutas haciendo la tarea, tus ideas fluyen como el agua de un riachuelo.

Esta sensación, en productividad, se denomina, ‘Estado de Flujo’ o también ‘Estar en la zona’.

De pronto…

  • Tu sistema operativo te avisa con una notificación, indicando que se ha actualizado el antivirus.
  • Tu aplicación de correo electrónico, te avisa con una notificación de que te han llegado nuevos mensajes.
  • Tu teléfono móvil, comienza a sonar con notificaciones de Whatsapp o Facebook.
  • Tu aplicación de tareas, muestra una alarma para recordarte que debes realizar otra tarea.
  • Tu aplicación de calendario, muestra un aviso para recordarte que esta noche debes asistir a una cena con un cliente.

¿Que ha sucedido? ¿Dónde está el enfoque y concentración que tenias para realizar la tarea que estabas haciendo?

De repente, has pasado de estar en un estado máximo de concentración y atención, a estar disperso, desenfocado, necesitas detener el avance de la tarea y tomar unos minutos para volver a concentrarte. Pero… es demasiado tarde, vuelves a ponerte con la tarea, pero no consigues volver a encontrar el estado de ‘flujo’, ya no estas en la ‘zona’.

No se si alguna vez te ha pasado lo que he descrito anteriormente, pero a mi si que me ha pasado, muchas veces, y la sensación que se me ha quedado, ha sido de frustración, seguido de mal humor, por no poder seguir avanzando en la tarea como antes.

Las alarmas y notificadores, son necesarios en algunas ocasiones, no podemos confiar todos los recordatorios a nuestra mente, la mente no ha nacido para recordar las cosas. Si que es bueno poner recordatorios, sobre todo para eventos del calendario, a los cuales debemos acudir sin falta, lo importante es no abusar de las alarmas y notificadores, si constantemente somos interrumpidos por ellos, nuestro enfoque y concentración, así como nuestro flujo de trabajo, se verán afectados considerablemente. Por lo tanto,… Eventos de calendario: con moderación, notificadores de Facebook, Twitter, Whatsapp… mejor silenciados durante nuestra jornada de trabajo.

Cómo ves, hay muchísimos factores que pueden afectar a que perdamos el enfoque y la concentración. Algunos ocasionados por nosotros mismos, y otros ocasionados por factores externos. En cualquier caso, el resultado será el mismo. Perdida de concentración y atención.

Personalmente, pienso que en las escuelas, desde pequeñitos nos deberían de enseñar a mantener el enfoque y concentración, bueno,… realmente pienso que en las escuelas, también nos deberían de enseñar a ser productivos, porque los alumnos de hoy, son los trabajadores del mañana, pero ese es otro tema. El caso es que también creo que mucho fracaso escolar, viene dado por perdida de enfoque y concentración por parte de los alumnos, a la hora de atender en clase y en sus estudios en general, bien sea por interrupciones de compañeros, o de uno mismo con pensamientos diversos que no tienen nada que ver con lo que se está haciendo en ese instante. Estoy seguro de que si en las escuelas se potenciase el enfoque y la concentración, la tasa de fracaso escolar se reduciría considerablemente.

¿Como podemos potenciar el enfoque y la concentración?

La verdad es que podemos utilizar varios recursos para potenciar el enfoque y la concentración. Recursos que nos ayudarán a mantenernos concentrados y enfocados.
Estos son solo algunos de los ejemplos de recursos que me funcionan a mi, si tu tienes otros recursos o trucos que te funcionan para mantener el enfoque y la concentración, puedes compartirlos con nosotros en los comentarios :-)

1. Planifica tu trabajo el día anterior

Comenzar el día con una hoja de ruta de lo que tenemos que hacer, nos ayudará a mantener el enfoque y la concentración, evitando saltar de flor en flor, o lo que seria lo mismo, de tarea en tarea.

Una buena planificación, nos ayudará a comenzar el día predispuestos a hacer y completar, y por lo tanto, a estar concentrados y enfocados en nuestras tareas planificadas.

Si durante el día, surge alguna interrupción, imprevisto o tarea no planificada, una vez realizada, podremos volver a nuestra planificación y tendremos mayor facilidad para enfocarnos y concentrarnos.

2. Darle un sentido a la tarea o actividad que vas a realizar

Mentalmente piensa en la primera tarea que vas a hacer. Visualiza su primer paso, dale un sentido a la tarea, no hagas las cosas porque si, por que es tu trabajo y te pagan por ello, encuentra un sentido positivo y motivador para realizar esa tarea, por pequeño que sea. Dar servicio a un cliente que te cae bien, ayudar a un compañero, superarte a ti mismo… lo que sea, pero que te motive a hacer la tarea, a prestarle atención, a esforzarte y a hacerla con calidad.

3. Evita la multitarea

Wikipedia define Multitarea como: La multitarea es la característica de los sistemas operativos modernos de permitir que varios procesos se ejecuten—al parecer—al mismo tiempo compartiendo uno o más procesadores.

En el ámbito humano, nuestro cerebro es el procesador, y a diferencia del cerebro de las computadoras, nuestro cerebro es bueno haciendo una sola cosa a la vez. No tenemos dos cerebros, por lo que es mejor no sobrecargar el único que tenemos, con varias tareas a la vez. El resultado seria, tareas a medias y mal hechas.

4. Apagar los notificadores, teléfonos y alarmas

Ya lo hemos visto anteriormente, notificadores, teléfonos, alarmas, avisos, etc… son distracciones en potencia. Prevenirnos y desactivarlos anticipadamente, nos hará ganar en productividad, concentración y atención. En el caso de los eventos del calendario, es buena idea hacer una pequeña revisión previa, para saber los eventos, citas o reuniones que tenemos durante el día, y así estar más atentos a su vencimiento, sin depender tanto de los notificadores visuales o sonoros.

5. Pide al entorno que te rodea, que sea respetuoso con tu concentración y atención

Trabajo en una oficina diáfana, sin despachos cerrados, separadores o cubículos. Para colmo, la oficina en la que trabajo, tiene una gran cristalera que da a pié de calle, y se ve pasar a toda la gente y a los vehículos. Además está cerca de una escuela, por lo que en horario de entrada y salida escolar, la afluencia de gente en la calle, todavía es mayor. También está al lado de una oficina de empleo, cosa que hace que la zona sea bastante transitada durante todo el día.

Personalmente, no puedo interferir en la gente de la calle ni en los vehículos que pasan, para evitar distracciones, pero si que puedo hacerlo con otros elementos internos.

Muchas veces, bajo las cortinas durante la primera hora y media de la mañana, para concentrarme y enfocarme nada más llegar a la oficina, y de esta forma no tener distracciones externas, y poder aprovechar bien la energía y concentración de las primeras horas.

Cómo medida disuasoria, utilizo auriculares, para lanzar un mensaje visual a mis compañeros, que diga: ‘no molestar’ estoy en modo ‘concentración’.

Le digo a mis compañeros de oficina, que no me molesten durante un rato, puesto que debo concentrarme para realizar una o dos tareas importantes.

En la oficina, utilizo dos monitores regulables en altura, los tengo ajustados a la altura máxima, de esta forma, cuando las cortinas están levantadas, son los propios monitores los que me impiden ver la calle a no ser que yo levante la cabeza por encima de ellos.

6. Elige bloques de 3 tareas

Si ves que te cuesta mantener el foco y la concentración, debido al alto número de tareas pendientes, reduce tu lista de tareas, creando una lista alternativa. Yo la llamo: ‘Lista de desbloqueo’, todo y que la idea es original de Berto Pena (La lista B).

La lista de desbloqueo consiste en la creación de una lista de tareas alternativa, en la cual solo vas a poner 3 tareas, y te vas a concentrar única y exclusivamente en esas 3 tareas, lo demás no existe, da igual que todavía tengas otras 20 tareas por realizar. Ahora lo importante son esas 3 y nos vamos a centrar en ellas. Una vez completadas, cogemos otras 3 tareas de la lista principal, y las movemos a la lista de desbloqueo, y así sucesivamente, de esta forma, poco a poco conseguiremos el enfoque y concentración necesarios, a la par que avanzaremos con nuestras tareas.

7. Descansa

Parece Obvio ¿verdad?, si estamos cansados no podremos mantener el enfoque y concentración necesarios. Si la noche anterior no descansamos lo suficiente, por la mañana, iniciaremos el día desenfocados, desorientados, con somnolencia… Es importante un buen descanso.

Algo tan sencillo, en ocasiones es difícil de conseguir, puesto que cuando nos faltan horas del día, tendemos a robárselas a la noche.

Este es un planteamiento equivocado, porque no le estamos robando horas al día que ha pasado, si no que se las estamos robando al descanso del día que está por venir. La consecuencia, será que por la mañana, no tendremos el 100% de energía, enfoque y concentración, como tendríamos si hubiésemos descansado debidamente.

8. Define bloques de tiempo

Da igual que utilices la técnica Pomodoro, con sus Pomodoros predefinidos de 25 minutos, como que definas un tiempo mayor o menor en tu herramienta de cronometro. Lo importante cuando se está desenfocado, es trabajar por bloques de tiempo.

Define un tiempo X según tu nivel de energía y concentración, en una herramienta de temporizador. Dale al Start y ponte a trabajar en tu tarea, por el periodo de tiempo que hayas definido. Cuando el temporizador se detenga, haz una pausa, en función de tus niveles de energía y concentración. Si tienes la suerte de haber encontrado el estado de flujo durante la realización de la tarea, sigue trabajando en ella y no te detengas, por mucho que el temporizador se haya detenido. El temporizador, tan solo es una herramienta para ayudarte a enfocarte, si has tenido la suerte de encontrar el enfoque y la concentración, si estás en estado de Flujo, o estás en la ‘zona’, aprovecha el tirón y no pares.

Quizá, tengas problemas para mantener el enfoque y concentración en periodos de tiempo largos, pero te sea más fácil hacerlo en periodos de tiempo cortos. Detectar e identificar que periodos de tiempo se adaptan mejor a ti, y a tu flujo productivo, aprovecharlos para mantener el enfoque y concentración, y tener la capacidad de análisis suficiente para adaptar estos bloques a tu estado de concentración, es el equivalente a preocuparse por tu productividad y por tus resultados.

9. Utiliza aislantes

Otro recurso que utilizo habitualmente para mantener el enfoque y la concentración, es la utilización de ‘aislantes’ externos. Como he mencionado antes, habitualmente, utilizo auriculares para aislarme del entorno, pero también para escuchar música. Incluso en ocasiones los tengo puestos, sin escuchar nada, simplemente para disuadir.

Cuando escuches música, sigue estos pequeños consejos:

Cuidado! no sirve cualquier música, si te pones a escuchar tu grupo pop o rock preferido, probablemente no ayude a mantener el enfoque y concentración. Tampoco sirve que la música contenga letra cantada, puesto que te puede distraer y no contribuye a mantener el enfoque y la concentración. La música con letra, déjala, para cuando estés haciendo tareas menores, que no requieran de mucha concentración.

Cuando hagas tareas que requieran atención y concentración, lo mejor es música instrumental, sin letra y con ritmo bajo, nada de música dance, rock, disco,…

Mis recursos en este aspecto son tres

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En próximos artículos, seguiremos hablando sobre el Enfoque y la concentración.

Puedes contarnos tus trucos para mantener el enfoque y concentración, en los comentarios.

Imagen Relaxing cortesía de Shutterstock

Josep Maria Martinez

Asesor comercial TIC, desde hace 9 años, un día decidí que mi productividad debía cambiar. No gestionaba bien los proyectos, las fechas limite, trabajaba sin rumbo ni orden. A mediados de 2010, descubrí El Canasto por casualidad, pero en un primer momento, no le di la importancia que merecía, porqué no entendía para que era esto del GTD y de la productividad. Cuando un tiempo después, decidí que debía mejorar mi productividad y comencé a buscar información, volví a caer en El Canasto. Eso fue a finales de 2011, esta vez, le di mucha importancia a su autor y a sus contenidos, leí muchísimos posts, muchísimos comentarios de lectores y del propio Jeroen, comencé a tomar en serio la productividad, la organización personal y descubrí una de mis grandes pasiones... Getting Things Done. Desde entonces, ya no he podido dejar de “aprender” a implementar GTD en mi vida, así como en esforzarme en ser productivo. Disfrutar de mi trabajo y de mi tiempo libre.