Pasos más rápidos con Outlook

Desde la versión 2010, Microsoft Outlook tiene una función muy interesante para automatizar el trabajo: los Pasos Rápidos. Hasta ahora he encontrado muy pocas personas que utilizan esta función y es una pena, porque con pasos más rápidos llegarás más lejos.

Con los Pasos Rápidos puedes encadenar acciones frecuentes y ejecutarlas con solo un clic. Básicamente, es lo que en otras aplicaciones llamamos un macro.

Puedes encontrar la función de Pasos Rápidos en la pestaña ‘Inicio’ de la cinta.

Por defecto, Outlook ya contiene algunos Pasos Rápidos preconfigurados, como ‘Responder y eliminar’ o ‘Reenviar email al equipo’. También puedes marcar mensajes como leídos y moverlos a una carpeta en una acción.

Hay un macro que siempre configuro en Outlook y que puede ahorrar mucho tiempo al procesar tu bandeja de entrada. Este paso rápido consiste de tres pasos:

  1. Crear Tarea con adjunto
  2. Mover a carpeta
  3. Marcar como leído

Usando este macro puedes crear una nueva tarea con sólo un clic. Además, la tarea contiene una copia del email adjuntado para poder consultarlo rápidamente.

Como toque final, puedes asignar un atajo de teclado (por ejemplo Ctrl + Mayús. + 1) a este Paso Rápido.

¿Qué Pasos Rápidos utilizas?

Imagen Pasos cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

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Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.