10 pautas para escribir emails eficaces

El correo electrónico no es un medio de comunicación nuevo, pero aún así recibo bastantes mensajes que simplemente no están bien hechos. En este artículo quiero compartir algunos consejos para escribir mensajes que facilitan la vida del receptor, para que tendrás más posibilidades de recibir una respuesta rápida y eficaz.

  1. Mantén el texto breve
    El email no es una carta, seamos breves. No es necesario escribir introducciones largas, con un simple “hola” es suficiente.
  2. La pregunta en el primer párrafo
    Para que nuestro receptor sepa, en un primer vistazo, lo que necesitamos.
  3. Citar solo el texto relevante
    Si contestamos a un mensaje no hace falta citarlo entero.
  4. Firma solo con tu nombre
    No es necesario incluir firmas muy largas citando aspectos legales.
  5. Un tema por mensaje
    Si tenemos varias preguntas para una misma persona, es mejor escribir un mensaje para cada una. Así nos resultará más fácil hacer un seguimiento de la conversación y sabremos a que pregunta corresponde cada respuesta. Del mismo modo, la respuesta también será más rápida y facilitaremos el trabajo al destinatario, que podrá ir descartando tareas conforme nos va respondiendo.
  6. Leer antes de enviar
    La comunicación debe ser de calidad y sin errores. Nos puede ayudar a corregir posibles errores leer el texto en voz alta, palabra por palabra. Si trabajamos con OS X, hay un servicio que lee en voz alta tus propios mensajes.
  7. Cuidado con el diseño
    A veces un correo con mucho diseño, gráficas, etc. sólo aumenta el espacio y nos distrae. Además hay aplicaciones que no leen bien las imágenes. Si necesitas resaltar texto en negrita, probablemente tu correo sea demasiado largo. Si es el caso de un correo largo utiliza títulos para que el lector pueda identificar rápidamente el tema de cada párrafo.
  8. CC / CCO
    No es aconsejable utilizar la copia oculta a no ser que sea estrictamente necesario. Manda CC solo a aquellas personas que realmente deben leer el mensaje, porque la única persona que debe tomar acción es el destinatario, no aquel al que enviamos en copia. Hay que evitar hacer perder el tiempo a los demás pensando en un ‘por si acaso’.
  9. Elige un buen asunto
    El call to action debe quedar muy claro en el asunto del mensaje. Por otras parte, si hemos iniciado una conversación no hay ningún problema en cambiar el asunto, es más, si el tema de conversación cambia es obligatorio cambiar el asunto. La mayoría de la gente decide si merece la pena leer el correo en base al asunto.
  10. Los ficheros van aparte
    Si adjuntamos un archivo de mucho peso y lo reenviamos a varios compañeros de oficina, probablemente el servidor se llena muy rápido. Otro problema es que no podemos hacer modificaciones centralizadas y si hemos enviado un fichero que contiene algún error, tocará modificarlo y volver a reenviarlo, con lo que haremos perder tiempo a los destinatarios. Por otra parte, cada vez es más frecuente revisar el correo en dispositivos móviles, y los ficheros de mucho peso suelen ralentizar mucho su correcto funcionamiento. Por eso es mejor dejar el fichero en un espacio centralizado y mandar el enlace a este fichero.

Estos son mis 10 consejos para enviar mejores correos. ¿Tienes otros consejos? ¡Compártelos en los comentarios!

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.