Cómo evitar ‘caer del vagón’ de GTD

Cuando implementas el método Getting Things Done pasarás por diferentes estados de ánimo. Una vez que has vaciado la cabeza te sentirás liberado; tu estado de ánimo sube. Si luego organizas todas estas ideas en tus listas de tareas y citas en la agenda, te sentirás aún mejor. Pero al final, siempre viene la resaca. Notarás que tu inbox de correo se ha vuelto a llenarse mientras has estado creando estas listas; tu sistema ya está obsoleto. Al principio aún puedes conseguir la auto-disciplina para mantenerlo todo actualizado, pero después de una lucha de varias semanas tiras la toalla. Aparentemente GTD no es para ti…

¿Por qué es tan difícil mantener la disciplina?

Cuando has leído el libro de David Allen por primera vez, parece que sería el método perfecto para solucionar tus problemas de eficacia. ¿Quién no quiere tener un inventario de todo el trabajo pendiente y la posibilidad de tener claro cuál es la mejor tarea para hacer en cada momento?

Pero aún no has desarrollado los hábitos necesarios para poder aplicar Getting Things Done en modo auto-piloto. Hay que parar para pensar en cada paso que haces y trabajar así, cuesta energía. GTD todavía es un proceso consciente. Al principio tienes suficiente energía para mantener el enfoque, porque tu entusiasmo te da la fuerza necesaria. Pero cada momento en que bajas la vigilancia corres el riesgo de caer en tus antiguos hábitos y finalmente vuelves a trabajar de la misma manera ineficaz de siempre.

Convertir Getting Things Done en un hábito

¿Cómo puedes conseguir aplicar GTD sin tener que pensar? Tendrás que aguantar utilizando el sistema hasta que lo hayas convertido en un hábito. ¿Pero cómo harás esto?

¿Por qué?

Para empezar, hay que definir muy bien tu Resultado Deseado para re-programar tu cerebro. ¿Cuál fue la razón para empezar con Getting Things Done? ¿Por qué quieres ser más productivo? Puede ser que te sientas abrumado por el volumen de emails sin leer en tu bandeja de entrada, porque quieres pasar más tiempo con tu familia, porque te gustaría lanzar tu propia empresa o porque ya no quieres pensar en el trabajo durante tus vacaciones. Empieza con un dibujo de este resultado deseado1 y cuélgalo en un lugar visible a la pared.

Prevenir las crisis

También identifica cuál será la trampa más grande que evitará conseguir tu objetivo. En momentos de crisis tu mente automáticamente vuelve a utilizar los hábitos ya conocidos. ¿Cuáles son tus situaciones de crisis en que pasa esto? Puede ser durante los últimos días antes de la fecha lanzamiento de un gran proyecto o cuando recibes un trabajo urgente que no habías esperado… Anticipa cómo podrás pasar por estas crisis sin dejar tus hábitos productivos. Por ejemplo, puedes anular todas las citas en los días antes del lanzamiento de tu proyecto nuevo y pedir a alguien que te controle tu uso de GTD.

Presión externa

Explica a las personas en tu alrededor que vas a implementar un nuevo método de organizar tu trabajo y que podrán notar los resultados positivos dentro de unas semanas. La presión externa puede ser un gran motivador para continuar, porque no quieres decepcionar a tu pareja o a tus compañeros. Aún es mejor si implementas GTD junto con esta otra persona. Así no solo tendrás la presión externa, pero también alguien que realmente entiende tus dificultades.

Sin herramientas

Es importante que te enfocas al menos durante los primeros meses en los hábitos productivos. Olvídate de buscar la herramienta perfecta y simplemente usa las herramientas que ya conoces: papel y lápiz, Microsoft Outlook, Excel… Necesitarás toda tu atención para la creación de hábitos y no tienes tiempo para aprender cómo funciona una aplicación nueva.

La revisión semanal

Finalmente, la revisión semanal es un hábito clave para tener éxito. Cualquier sistema necesita mantenimiento y GTD no es una excepción. Reserva ya una hora a la semana en tu agenda. Yo lo hago los viernes por la tarde, pero cualquier día vale. La revisión semanal es el momento para hacer limpieza, para descartar tareas, para completar tu sistema, para reflexionar, para identificar los cuellos de botella, para eliminar fricción en tu sistema y para alinear tu trabajo de cada día con tus objetivos a corto y largo plazo.

¡Te deseo mucha suerte con la implementación de Getting Things Done!

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.