Mi caja de herramientas

A veces, cuando publico una reseña sobre una herramienta, hay lectores que piensan que se trata de una aplicación que uso cada día. La verdad es que he escrito sobre más de cien gestores de tareas en El Canasto y sólo uso alguno de ellos.

Aunque creo que mis herramientas son muy específicas para mi trabajo, mi experiencia y mi manera de trabajar, he pensado que te podría interesar saber qué herramientas utilizo en mi vida personal y profesional.

Observa que el software es para Mac, porque es la plataforma que uso. Las herramientas y las categorías están ordenadas alfabéticamente.

Administración

  • Billings. Utilizo esta aplicación para registrar las horas que trabajo para mis clientes y para luego poder facturarlas. Cuenta con unas plantillas preciosas, aunque difícil de personalizar. Tengo la versión anterior—no la versión Pro—que ya no está a la venta.
  • ContaSimple es una aplicación web que uso para la contabilidad. Me permite entrar mis facturas, las facturas recibidas y mis gastos para generar informes y hacer las declaraciones a hacienda.
  • Dropbox es una aplicación que no necesita introducción. Utilizo mi Dropbox de muchas maneras diferentes.
  • Highrise es un CRM muy sencilla. Aunque generalmente trabajo solo, tener todas las notas y conversaciones con mis—futuros—clientes juntas tiene sus beneficios.
  • Numbers es la aplicación de hoja de calculo de Apple y la uso, entre otros, para crear un panel de control gráfico para visualizar el estado de mi negocio.

Blogging

  • Brytenet es el nombre que he dado a mi servidor. No es una empresa de hosting, aunque alojo algunas webs de clientes y amigos allí.
  • Cloudflare mejora la velocidad de El Canasto de muchas maneras. Gracias a este servicio todos los visitantes reciben una versión optimizada de las páginas desde un servidor cercano. Además, cuando mi propio servidor no está disponible, CloudFlare continua mostrando las páginas a los visitantes.
  • Feedpress es el servicio que uso para los feeds de mis artículos y podcast. Si tienes un blog y todavía usas Feedburner—que va a desaparecer dentro de poco—te aconsejo echar un vistazo a este servicio.
  • Google Analytics me permito ser el gran hermano, vigilando los visitantes de El Canasto. Tengo que admitir que no lo consulto mucho—he dejado de preocuparme por las estadísticas hace mucho tiempo, pero de vez en cuando es útil saber qué artículos son populares.
  • Hover es la manera más fácil de registrar tu propio dominio. Incluso cuando no tienes un negocio te aconsejo comprar un dominio, al menos para tener una dirección de e-mail que no depende de tu proveedor (gmail, hotmail, …).
  • MailChimp es el mejor servicio que he encontrado para gestionar listas de correo.
  • Movable Type fue en su día el CMS más popular. Ahora todo el mundo se ha pasado a WordPress, pero yo sigo con Movable Type, que cuenta con algunas características imprescindibles para mi, como la posibilidad de trabajar con Markdown, cambiar las plantillas sin tener que saber PHP o generar páginas estáticas.
  • Stock.xchng es un servicio que ofrece imágenes gratis de alta calidad para acompañar los artículos de El Canasto.

Consultoría

  • Mindnode Pro es una aplicación para crear mapas mentales sencillos. Habitualmente empiezo cada proyecto nuevo con un mapa mental.
  • Skype es el servicio de videoconferencia con mejor calidad de audio que uso para comunicarme con mis clientes durante las sesiones de consultoría a distancia.
  • vCita está sincronizado con mi calendario y ofrece a mis clientes la posibilidad de consultar mi disponibilidad y reservar una hora para las sesiones de consultoría. Además envía recordatorios un día y una hora antes de cada cita.

Escribir

  • Byword es un editor de texto minimalista enfocado a escribir en Markdown. Casi todos los artículos publicados en El Canasto han sido escritos en Byword.
  • Editorial es increíble: el editor de texto más potente que uso es una aplicación para el iPad. La posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados convierte esta aplicación en la más usada cuando estoy de viaje.
  • Mientras escribo del autor Stephen King es la mejor fuente de inspiración cuando no me salen las palabras. Los consejos de uno de los mejores escritores no tienen precio.
  • NVAlt es una aplicación para gestionar notas de texto. Tengo los notas sincronizadas con la aplicación Simplenote en mi teléfono y tablet, para que siempre pueda capturar nuevas ideas. Uso etiquetas para distinguir los diferentes tipos de notas, como ideas para posts en El Canasto, listas de restaurantes, tiendas, bares y hoteles por ciudad, listas de control, etc. Actualmente tengo entre 250 y 300 notas en NVAlt.
  • Pages de Apple es la aplicación que uso para dar formato a mis textos. Es fácil de usar, intuitivo, completo y me permite generar ficheros PDF o epub de alta calidad.
  • Scrivener es la mejor herramienta para escribir textos largos. Cuenta con un montón de funciones avanzadas para estructurar el texto, gestionar el material de referencia, etc.
  • Simplenote es el equivalente a NVAlt en mis dispositivos móviles. Es rápido al buscar y sincronizar notas, dos características muy importantes cuando tienes muchas notas.

Formación y charlas

  • Keynote es la tercera aplicación de iWork y es la que uso más. Es genial para crear presentaciones personalizadas.
  • Mindnode Pro, además de para mis proyectos de consultoría, también la uso para crear la estructura de mis cursos y charlas. Una vez creada la estructura, puedo exportar los datos en formato OPML para usarlo en Scrivener o Keynote.
  • Shutterstock es mi fuente favorita de material gráfico de alta calidad.

Podcast de vídeos

  • Amazon S3 es un servicio de almacenamiento de ficheros de alto rendimiento. Necesito un servicio como este, porque los vídeos de 2 Minutos de Productividad generan varios TB de datos cada mes.
  • Blue Yeti es una bestia de micrófono USB—es mucho más grande de lo que parece—con una muy buena calidad para grabar audio.
  • Camstudio, la única aplicación para Windows en esta lista, la uso para grabar screencasts sobre aplicaciones en este sistema operativo. Sé que no es la mejor que hay, pero es suficiente para mis necesidades.
  • FeedPress, además de servir los feeds del blog, también genera el feed del podcast. Cuenta con estadísticas de descarga por fichero.
  • iMovie es una aplicación que por defecto ya viene instalado en mi ordenador y es genial para montar vídeos. Permite recortar las grabaciones y añadir una introducción y música de fondo.
  • iShowU HD es una aplicación completa para grabar la pantalla. Viene preconfigurada para la mayoría de los servicios de video en internet.
  • KeyCastr es una pequeña herramienta para mostrar en pantalla lo que estás tecleando. Lo uso para enseñar en video cómo funcionan los atajos de teclado de las aplicaciones.
  • Keynote no sólo uso para crear presentaciones, sino también para generar las animaciones de introducción para los vídeos.
  • Movable Type también es el CMS detrás del podcast. He creado algunos campos personales para poder especificar los meta-datos de cada video.
  • OmniDazzle es una aplicación pequeña para añadir efectos especiales cuando grabo los screencasts. La uso más que nada para resaltar una parte de la pantalla.

Productividad

  • 30/30 es un temporizador para iOS que uso a veces para asegurarme de tomar mis pausas. ¡Muy útil!
  • Basecamp es mi solución preferida para colaborar en equipo (aunque no siempre puedo elegir yo qué herramienta usamos). En Basecamp puedo centralizar las discusiones, ficheros, listas de tareas y calendarios de los proyectos en que estamos trabajando.
  • Beeminder es un servicio para hacer el seguimiento de los objetivos. Actualmente tengo 11 metas configuradas, la mayoría automatizadas mediante IFTTT. Hay que usarlo durante un tiempo para entender el genio de esta aplicación y sus métodos para evitar que hagas trampas.
  • Day One es una aplicación genial para mantener un diario. Lo tengo instalado en todos mis dispositivos (sincroniza vía Dropbox) y además publico automáticamente algunos tipos de eventos (fotos de Facebook y Instagram, tareas completadas de Omnifocus, etc.) gracias a los scripts de Slogger.
  • DEVONthink es para gestionar el gran volumen de material de referencia que he recopilado durante todos estos años. Su motor de inteligencia artificial me ayuda cuando clasifico documentos nuevos o cuando busco documentos relacionados.
  • Faber-Castell Ambition es la pluma con la que escribo mis notas e ideas. Es elegante y escribe muy suave.
  • Haz Que Funcione es el mejor libro de David Allen para aprender GTD, el método que aplico para organizar mi trabajo y mi vida.
  • Hazel es una de estas aplicaciones que son invisibles, pero que echo de menos cuando cambio de ordenador. Hazel permite de forma sencilla organizar los ficheros en mi ordenador. Archiva automáticamente las facturas que descargo, vacía la papelera, mantiene mi escritorio limpio y hace muchas cosas más.
  • iCal—en las versiones más modernas de OS X se llama Calendario—viene por defecto instalado en OS X y tiene todo lo que necesito (y más).
  • iTunes es una de las aplicaciones más usadas, porque siempre escucho música mientras trabajo. Tengo un sistema demasiado complejo de listas inteligentes que me gusta tanto que difícilmente me cambiaré de aplicación.
  • Mail es otra aplicación estándar de Apple que funciona muy bien. Sólo he instalado el complemente Quotefix para que mis respuestas salgan debajo del mensaje original.
  • Moleskine es mi libreta favorita para escribir notas más largas. El papel de alta calidad realmente invita a escribir.
  • Muji Bloc de notas es un bloc de notas de color marrón claro. Lo tengo en dos formatos: tengo el tamaño más pequeño—A6—que siempre llevo conmigo para apuntar mis ideas cuando estoy fuera de casa y el tamaño más grande—B4—para hacer mis mapas mentales.
  • OmniFocus es el Rolls Royce de los gestores de tareas y otra aplicación que siempre tengo abierta. También lo tengo en el dock del móvil y tablet.
  • QuickSilver es otra aplicación imprescindible para mi. Es la interfaz principal de mi ordenador. Lo uso para abrir documentos y aplicaciones, para redimensionar imágenes, para controlar la música, para buscar información y para muchas cosas más.
  • Trello es mi segunda opción para colaborar, después de Basecamp. La visualización de tareas en columnas es especialmente útil para planificar tareas similares, como la producción de vídeos y escribir una serie de artículos.
  • Typinator es como la auto-corrección de los editores de texto, pero en nivel de sistema para que funcione en todas las aplicaciones y pantallas. No sólo lo uso para corregir mis errores de ortografía, sino también tengo snippets para un montón de textos habituales, como mis firmas de correo, respuestas frecuentes, mi número de cuenta bancaria, etc.

Redes sociales

  • Buffer evita que mis seguidores en las redes sociales reciban un montón de enlaces al mismo momento, cuando estoy leyendo y compartiendo noticias.
  • Feed Wrangler es el mejor servicio para reemplazar Google Reader. Las demás opciones han copiado Google Reader, mientras Feed Wrangler ha innovado. No sé cómo he podido trabajar tantos años sin carpetas inteligentes para las noticias.
  • IFTTT es un servicio que vincula varias aplicaciones web. Lo uso, por ejemplo, para guardar una copia de las fotos de Instagram en mi carpeta Dropbox, para actualizar las estadísticas de Beeminder (vía email) o para añadir suscriptores al newsletter.
  • Instapaper es mi cola de lectura, dónde guardo todos los artículos interesantes para leerlos en otro momento.
  • Reeder en iOS es la mejor aplicación para leer feeds, utilizando el servidor de Feed Wrangler. Permite enviar artículos a Instapaper para leer en otro momento o a Buffer para publicar en las redes sociales.
  • Tweetbot es mi aplicación favorita para interactuar con Twitter. Lo que más me gusta es la posibilidad de esconder tweets con ciertas palabras (#F1) o publicados desde algunas herramientas (Runkeeper).
  • Twitterfeed es un servicio para publicar automáticamente todos los artículos de un web. Yo paso primero los feeds por Yahoo! Pipes para poder filtrar el feed y sólo publicar artículos realmente interesantes.
  • Wedge lo uso para acceder a mi red social favorita, App.net.
  • Yahoo! Pipes es el componente más técnico de mi flujo de trabajo para las redes sociales. Lo uso para modificar feeds (filtrar artículos, corregir enlaces, cambiar títulos de posts) antes de publicar enlaces en las redes sociales.
  • Zapier es un servicio similar a IFTTT, pero más enfocado a aplicaciones profesionales.

Retocar El Canasto

  • BBedit es un editor de texto muy potente (creo que sólo utilizo el 5% de sus capacidades) y lo uso para modificar las plantillas y el estilo de El Canasto.
  • Github es un repositorio con control de versiones dónde tengo mis plantillas almacenadas. Desde allí puedo activar los cambios en la web.
  • Pixelmator es mi editor gráfico preferido. Puede editar imágenes bitmap y vectoriales y es muy completo por una fracción del precio de Photoshop.

Al final, esta lista es mucho más larga de lo que esperaba—y estoy seguro que he olvidado algunas herramientas—pero te da una idea de las qué uso para hacer mi trabajo.

NB: algunos de estos enlaces forman parte de programas de afiliación, es decir, yo recibo dinero cuando compras la aplicación.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.