La productividad de las reuniones de 5 minutos

Cada vez más empresas, organismos o despachos han incorporado este buen hábito: las reuniones exprés o de 5'. Lo interesante es que la mayoría de las que han decidido hacerlo, no han abandonado la idea al cabo de unos cuantos meses. Por algo será…

Si los horarios de todos coinciden (sino, habrá que buscar el momento), justo antes de iniciar la cada día más acelerada jornada laboral, todo el equipo se reúne (normalmente de pie) y sin que las jerarquías se expliciten, para intercambiar esas informaciones que deben ser conocidas por la totalidad de los integrantes del equipo.

Se aconseja que se hagan de pie, para así garantizar que no se exceda el tiempo previsto.

Pueden servir como ejemplo:

  1. Un cambio de interlocutor en una empresa cliente o proveedor
  2. Se ha firmado (o estamos a punto) un importante contrato
  3. Una incidencia que surgió ayer a última hora
  4. Una noticia en un periódico que afecta nuestra organización o a uno de nuestros clientes.
  5. Algún problema técnico o que se está acabando algún suministro
  6. Sin olvidar la felicitación que ha llegado.

Una de sus ventajas es que ‘educa’ a pensar desde la perspectiva “¿qué información tengo que puede resultar útil a otros?”, lo que contribuye a esa visión global tan necesaria en las organizaciones.

Hace poco asistí a una de esas reuniones de un equipo de 7 personas (era de 7' y la llamaban la ‘7/7’) e incorporaba la ‘obligación’ de compartir alguna buena noticia (profesional, personal, social…) de manera que los que carecía de ella, utilizaban el sentido del humor para compensar. Buena manera de empezar el día.

Esta costumbre que supone una inversión de solo 5' (o 7'), ayuda a mejorar la productividad del equipo y evita no pocas meteduras de pata…

Eva Cantavella

Formadora en RRHH-Comunicación y especializada en Conducción de reuniones. Escribo en el blog Reuniones Eficaces. Aunque mis inicios profesionales fueron como jurista en París, mi paso por la Chambre de Commerce de Martinica (Antillas Francesas), donde colaboré dos años, me hizo cambiar de rumbo y optar por la formación, profesión-pasión a la que me dedico en España desde 1996.