Gestión de reuniones eficientes y productivas (3. Los efectos)

La eficiencia y la productividad en las reuniones se consiguen mediante prácticas efectivas que se aplican antes, durante y después de la reunión. En el primer artículo se abordó la preparación previa de la reunión, como factor proactivo para anticipar con garantía el éxito de la reunión. En el segundo artículo se abordó la gestión de la propia reunión, con una serie de técnicas para evitar o minimizar los contratiempos  y maximizar los resultados de la reunión. En este tercer y último artículo se abordarán las prácticas necesarias para dar sentido a todo lo anterior.

El final de la reunión es sólo el principio

El principal objetivo de una reunión suele ser la resolución de problemas, la generación de ideas, la puesta al día del estado de algo (un proyecto, las finanzas, etc.),  la presentación de nuevos productos o servicios, la discusión sobre estrategia u organización, etc.  Sea cual sea el objetivo, las reuniones tienen en común el congregar a un conjunto de personas para hablar sobre algo importante, de lo cual se van a tomar decisiones que afectarán a todos. Debido a ello, todas las reuniones suelen terminar con una lista de tareas en respuesta para alcanzar el objetivo. Si no es así, la reunión no tiene sentido y se convierte en un sumidero de tiempo y de esfuerzos.

La reunión ha de dar como resultado dos cosas muy importantes:

  • Un acta, para que dé fe e informe, con la mayor precisión y fidelidad posible, sobre lo que se ha tratado en la reunión.
  • Una lista de tareas, para acometer las decisiones y resoluciones adoptadas en la reunión. Esta lista de tareas debería tener, como mínimo, un motivo u origen, un responsable y una fecha de compromiso.

Estos dos puntos no son el resultado final y ya está. Es preciso hacer un seguimiento y verificar que las resoluciones de la reunión se convierten en acciones y que éstas se llevan a cabo. Si no es así, la reunión no habrá servido más que para generar unas buenas intenciones con un resultado estéril e ineficiente.

El acta

El acta es un documento vinculante muy importante. No sólo recoge la información y las resoluciones tomadas en la reunión, si no que sirve también como documento oficial para referencia y consulta, así como también de base para planificar y abordar las acciones que de la reunión se deriven.

Si te encargaste de tomar las notas para el acta de la reunión:

  • Revisa tus notas inmediatamente después de la reunión, con toda la información fresca en la mente. Da sentido a todas esas notas, escribiendo con mayor detalle y relación dicha información.
  • Complementa todo lo posible el acta.
  • Envía un email a todos los asistentes adjuntando el borrador del acta, solicitando que, por favor revisen la misma para corroborar que la información es correcta y no falta nada. Si algo no pudiste capturar o no lo entendiste bien, aprovecha ese email para solicitarlo.
  • No admitas cambios a posteriori en el acta. El acta ha de recoger fielmente lo que se dijo y se convino en la reunión. Tras el dato original, añade una nota sobre el cambio, quién lo ha solicitado, cuándo y por qué.
  • Pasado un tiempo de la reunión (una semana, por ejemplo), *envía el acta definitiva *con las correcciones y la información adicional aportada por los asistentes tras la revisión del borrador del acta.

Aunque no seas el responsable de redactar el acta, debería preocuparte que el acta esté correcta y no contenga errores. Todos somos humanos y podemos equivocarnos y entender cosas diferentes durante una reunión. La información del acta es la que regirá nuestras acciones, y, por tanto tenemos la responsabilidad de tomar notas de la reunión, revisar el borrador del acta, contrastar la información con nuestras notas y advertir cualquier diferencia o malentendido. No sólo es por nuestro bien, si no por el bien de todos.

Las tareas

Las tareas que se derivan de una reunión surgen por alguna razón. Han de dar sentido a los objetivos de la reunión y son la razón misma de nuestro trabajo. Estas tareas resolverán problemas, crearán productos, generarán negocio, condicionarán nuestra forma de trabajar, crearán oportunidades, etc. Por tanto, se podría decir que las reuniones sirven para generar las tareas relevantes que dan vida y sentido a la organización en la que trabajamos. Conseguir esto es alcanzar la eficiencia en las reuniones.

La reunión puede prepararse y planificarse de forma impecable. La reunión puede transcurrir sin incidentes, con el tiempo aprovechado al máximo, en el que los participantes realizan unas aportaciones de elogio, con ideas, propuestas y soluciones brillantes.  Se puede redactar un acta minucioso y detallado. Se pueden identificar las tareas necesarias. Pero, si éstas no se llevan a cabo, si no se hace un seguimiento, ¿dónde están la eficiencia y la productividad de la reunión? ¿Para qué ha servido todo lo anterior?

Debido a la importancia de las tareas obtenidas en la reunión, hay que prestarle el mayor foco y seguimiento posible. La reunión física puede terminar cuando se levanta la sesión, pero el fin de la misma no ha hecho más que empezar, y de éste se generarán más acciones y reuniones. Aquí es donde realmente empieza el reto de la eficiencia y la productividad de la reunión: en el control, el seguimiento y la ejecución de las tareas.

Las tareas han de tener un seguimiento en reuniones posteriores, en las cuales se comprueba el avance de las tareas, si cumplen los compromisos de tiempos y calidad necesarios, si ha habido percances o dependencias, si se identifican riesgos que afecten a su ejecución; se proponen contingencias, nuevas soluciones, mejoras, etc.

Por tanto, será necesario planificar el seguimiento de las tareas en las reuniones a diferentes niveles. En las reuniones operativas, por ejemplo, se debe realizar un seguimiento más frecuente y concienzudo de las tareas, a muy bajo nivel, dedicándole más tiempo y tomando decisiones más rápidas y directas. En las reuniones directivas sólo se necesita conocer el estado global o la síntesis de las tareas,  a muy alto nivel.

Resumiendo

Las reuniones son generadores de tareas que surgen para conseguir los objetivos. El final de una reunión no es sino el principio de nuestro trabajo. La eficiencia y la productividad de las reuniones están ligadas, por naturaleza, con las tareas que de ésta se derivan. La preparación y la gestión de la reunión son importantes, pero aún lo es más el llevar a cabo las resoluciones de la misma, porque si no, la reunión no tiene sentido.

*¿Qué te han parecido estos artículos sobre la gestión eficiente y productiva de las reuniones? *

Imagen Meeting cortesía de Wikimedia

Rafael Hernampérez

- Polímata del Siglo XXI: Tecnólogo, Escritor, Filósofo, Político, Coaching, Mentoring, Consulting. - Director TI con una carrera profesional altamente cualificada y consolidada en proyectos tecnológicos para Banca, Telecomunicaciones, Administraciones Públicas, Energía, Seguros, etc. - Fundador y CEO de Rafael Hernamperez - Personal & Professional Coaching & Consulting