Gestión de reuniones eficientes y productivas (1. La preparación)

Introducción

Conozco a compañeros cuya vida transcurre entre reuniones. A veces, mientras están presentes en una reunión o caminando entre una sala y otra, están con los auriculares del manos libres del teléfono atendiendo a otra reunión.

He tenido directores que me cambiaban una reunión hasta cinco veces en el último minuto y en el mismo día. Estos directores también me cambiaban de día la reunión semanal, creándome conflictos con otras reuniones o con otras tareas importantes y urgentes. Otras veces, me encontraba yo sólo en la reunión frente a una pantalla con otros compañeros de otros continentes, sin saber ninguno de nosotros qué puntos tratar y sin tener información preliminar para abordar la reunión.

Las reuniones se convierten en un foco de estrés muy importante, pues una mala gestión de las mismas afecta directamente a nuestra agenda y a las tareas que hemos de realizar, con la consiguiente merma de productividad y eficiencia en nuestro trabajo. Las reuniones forman parte de nuestro trabajo, pero a menudo se convierten en nuestro mayor ladrón de tiempo.

Debido a lo extenso del tema, éste se abordará en tres entregas. Analizaremos los factores que convierten las reuniones en un foco de improductividad e ineficiencia. También se aportarán algunos consejos para ganar organización, eficiencia y productividad en las reuniones.

Costes de una reunión

El tiempo es el bien más preciado de la vida, pues una vez consumido no se puede recuperar.

Una hora de una reunión tiene un coste mucho mayor del que parece. Si asisten diez personas tendremos un coste mínimo de diez horas más el tiempo de preparación de cada una de estas personas y otros costes derivados que impactan directamente en el trabajo operativo. Recordemos que el tiempo que dediquemos a una reunión se lo estamos privando a otras tareas, con el consiguiente retraso de éstas.

Antes de una reunión

Si eres tú quien convoca la reunión:

  • Convoca la menor cantidad posible de reuniones, siempre las indispensables. Es decir, una reunión ha de ser siempre una excepción, no una costumbre. Cuando no es así, el problema no son las reuniones, sino la ineficiencia y la falta de perspectiva o de realidad de una parte importante de la organización.
  • Toma conciencia del coste o de las consecuencias que va a ocasionar la reunión a los asistentes (ver apartado anterior). A veces es más efectivo tomar un café de diez minutos para abordar un tema rápido que convocar una reunión.
  • Define el objetivo de la reunión. Este debe ser lo suficientemente importante como para asumir el coste de la misma. La importancia del objetivo de la reunión ha de ser siempre superior al coste que requiere la reunión.
  • Detalla los puntos de la reunión (orden del día), acordes al objetivo común del punto anterior. Es decir, a partir del objetivo de la reunión, desglosa aquellos puntos importantes necesarios para alcanzar ese objetivo.
  • Convoca únicamente a las personas que estén realmente involucradas e implicadas en el objetivo. Es decir, invita solamente a aquellas personas relacionadas directamente, que van a aportar información, ideas y soluciones relacionadas con el objetivo.
  • Convoca la reunión con, al menos, 24 horas de antelación. Deja margen de preparación a las personas convocadas y para que puedan reorganizar sus agendas.
  • Procura fijar la hora de la reunión antes del mediodía, a ser posible a primeras horas de la mañana. Está demostrado que la mayoría de nosotros somos más productivos y creativos a esas horas, pues nuestra concentración es mucho mayor. Próximo al mediodía, inconscientemente miramos el reloj y pensamos en la hora de comer. Después de comer, nos relajamos más y nuestra productividad disminuye. Además, si generamos tareas urgentes en la reunión, tendremos margen de maniobra para trabajar mejor en ellas que si la reunión se celebra a última hora de la tarde.
  • A la hora de redactar la convocatoria:
    • En el asunto escribe la prioridad de la reunión y una síntesis muy abreviada de la reunión (máximo 10 palabras). Ejemplo: “IMPORTANTE: Comité semanal de seguimiento financiero del departamento”.
    • Escribe una breve introducción (un párrafo de un máximo de 5 líneas) sobre el motivo y el objetivo de la reunión (POR QUE y PARA QUE).
    • Desglosa cada uno de los puntos de la reunión.
      • Breve descripción del punto. Procura empezar con un verbo en infinitivo, utilizando un máximo de 10 palabras. Ejemplos: “Revisar estado del proyecto”, “Analizar causas del problema”, etc.
      • Define el tiempo estimado para cada punto.
      • Persona o personas que tratarán sobre ese punto.
  • Aporta documentación complementaria (informes, capturas de pantalla, noticias, etc.) para que los asistentes tengan la información preliminar y puedan preparar la reunión. Esta información debe ir adjunta en un archivo.
  • Indica qué resultados se esperan de la reunión (QUE), para que los asistentes orienten la preparación de la reunión hacia esos resultados. Esto garantiza la homogeneidad de todos los asistentes sobre el objetivo y sobre la dirección que ha de tomar la reunión.
  • Agradece la asistencia y la participación de las personas convocadas.

     Si eres tú el convocado a la reunión:

  • Verifica tu agenda para ver tu disponibilidad.

  • Si la reunión coincide o se solapa con otra reunión, decide cuál es la reunión más importante y delega en otra persona la reunión menos importante. Si no puedes delegar, rechaza la otra reunión. Ten en mente que la multitarea no existe, y estar al mismo tiempo a dos reuniones, termina por no poner foco en ninguna, incrementando tu estrés y tu esfuerzo, y reduciendo la eficiencia, la productividad y los resultados.
  • Comprueba si eres una persona realmente involucrada y comprometida con los puntos de la reunión, y que puedes aportar tu conocimiento, tus ideas y tus habilidades para dar soluciones. Si no lo eres, pregunta por qué estás convocado, si tu asistencia es importante y cómo puedes ayudar.
  • Cuando tus prioridades son más importantes que la reunión, no te cortes en manifestar que no puedes asistir a la reunión. Piensa en el coste que supondrá la reunión para ti. Nadie conoce tu agenda mejor que tú mismo. Tu agenda no tiene por qué coincidir con la de los demás. Tus prioridades no tienen por qué ser las mismas que las de los demás. Sé asertivo y convincente a la hora rechazar la reunión o delegando tu asistencia en otra persona. Abre la puerta para aportar cosas a los puntos de la reunión mediante otros medios y en otro momento.  Decir NO cuando es necesario es también un acto de profesionalidad. No hipoteques tu trabajo por una reunión o por quedar bien ante tus jefes.
  • Si no tienes o te falta información sobre algún punto de la reunión, solicítala. No hay nada más ineficaz que una reunión sin información preliminar.
  • Si te toca exponer o tratar algún, prepáralo con suficiente antelación. No hagas el esfuerzo del último minuto ni improvises en la reunión.

Conclusiones

La mayor parte del éxito de una reunión se debe a su preparación. Si quieres garantizar una mayor eficiencia y productividad de la reunión para todos los asistentes, prepara bien la reunión antes de su celebración.

Y tú, ¿cómo preparas tus reuniones? ¿Qué factores crees importantes en la preparación de las reuniones? ¿Quieres compartir tu método?

Rafael Hernampérez

- Polímata del Siglo XXI: Tecnólogo, Escritor, Filósofo, Político, Coaching, Mentoring, Consulting. - Director TI con una carrera profesional altamente cualificada y consolidada en proyectos tecnológicos para Banca, Telecomunicaciones, Administraciones Públicas, Energía, Seguros, etc. - Fundador y CEO de Rafael Hernamperez - Personal & Professional Coaching & Consulting