Cómo elegir un gestor de tareas

Para planificar tu día necesitas dos herramientas básicas: un calendario o agenda y un gestor de tareas. Casi todo el mundo ya utiliza una agenda, pero he encontrado muchas personas que no tienen un buen gestor de listas.

Si ya has encontrado el mejor gestor de tareas, este artículo no es para ti, pero si estás evaluando algunas opciones disponibles, tengo algunos consejos.

Lo más importante

Aunque todos necesitamos un gestor de tareas, siempre hay que acordarte que los hábitos productivos son mucho más importante que la herramienta. Lo digo porque si empiezas con una herramienta en lugar de desarrollando tus hábitos, corres el riesgo de adaptar tu forma de trabajar a las opciones ofrecidas por la aplicación elegida.

Es mejor primero crear los hábitos y, una vez que sabes cómo trabajas y qué necesitas, elegir luego la herramienta que se adapta mejor a estos hábitos. De esta forma también evitas tener que aprender cómo funciona la aplicación mientras estás trabajando en tus hábitos.

Las funciones básicas

Una lista de tareas no es una herramienta complicada, pero existen unos criterios mínimos que debe cumplir:

  • Descripción
    Un campo que todos los gestores de tareas tienen es la descripción de la tarea. En este campo puedes apuntar qué hay que hacer exactamente.
  • Estado
    Es imprescindible que puedes indicar si la tarea está todavía pendiente de hacer o si ya está hecho. Habitualmente las aplicaciones cuentan con una casilla que puedes marcar para completar la tarea. Muchas también ofrecen la posibilidad de ver sólo las tareas pendientes o incluir también las tareas completadas.
  • Multiples listas
    Si creas una lista con todo el trabajo pendiente, tendrás alrededor de cien tareas. Con tantas opciones es muy difícil elegir con eficacia la mejor tarea que hacer, así que aconsejo dividir la lista en varias listas más pequeñas por cada contexto. Además necesitas algunas listas especiales como la lista En Espera para hacer el seguimiento de las tareas delegadas y la lista Algún día/Quizás para registrar todas las tareas que no son para hacer lo antes posible. La herramienta que eliges debería ser capaz de crear varias listas o de mostrar solo una parte de todas las tareas filtrando por un campo o una etiqueta.
  • Fecha final
    Aunque intentas finaliza todas las tareas lo antes posible, algunas tareas tienen una fecha final. Para evitar finalizar tareas pasada la fecha final, tu herramienta necesita poder registrar esta fecha.

En mi opinión, estas funciones son la base absoluta para cualquier gestor de tareas y creo que todas las herramientas que vas a encontrar las tienen.

Las funciones adicionales

Vamos a ver también algunas opciones que no son imprescindibles, pero que pueden facilitarte la vida.

  • Etiquetas
    Usando etiquetas podrás visualizar, filtrar y trabajar con las tareas cómo tu quieras. Puedes usar etiquetas para registrar cosas como el tiempo necesario para hacer la tareas, asignar la tareas a una área de responsabilidad o la prioridad.
  • Proyecto
    Algunas aplicaciones permiten asignar cada tarea a un proyecto e consultar el trabajo pendiente de cada proyecto. Aunque es una función muy útil, no lo he puesto entre los requerimientos básicos, porque sólo utilizaras la lista de proyectos durante la revisión semanal.
  • Importancia/prioridad
    No creo mucho en fijar prioridades, porque en un entorno dinámico las prioridades pueden cambiar cada hora. Si una aplicación tiene la posibilidad de marcar algunas tareas como importantes, puedes usar esta función para identificar las tareas clave; las tareas que deseas finalizar hoy.
  • Fecha de inicio
    El campo de fecha de inicio permite dejar tareas programadas para que automáticamente aparezcan en tu lista de acciones.
  • Crear tareas a partir del e-mail
    Hoy en día, gran parte del trabajo llega en formato digital. Una opción muy útil es la capacidad de convertir mensajes directamente en tareas.
  • Notas
    En el campo de observaciones puedes apuntar toda la información necesaria para poder completar la tarea: enlaces a páginas en internet, ficheros, números de teléfono, etc.

Otros temas para tener en cuenta

Una aplicación no sólo consiste de sus funciones, también hay otros aspectos para tener en cuenta:

  • ¿Hay versiones para todas tus dispositivos?
    Ya no es suficiente poder trabajar sólo con una aplicación en el PC, seguramente también quieres tener acceso a tus tareas desde tu smartphone y tablet.
  • ¿Te importa tener tus datos en la nube?
    Ya estamos acostumbrados de compartir un montón de información personal en, por ejemplo, las redes sociales, pero si usas el gestor de tareas para tu trabajo, habrá datos de clientes, proveedores y compañeros. Si estos datos son confidenciales o personales, hay que tener cuidado. Tendrás que revisar muy bien las opciones de seguridad: ¿los datos están encriptados?, ¿quien controla el servidor central?, ¿quien tiene acceso a estos datos?
  • ¿Es fácil de usar?
    Recuerda que es una herramienta que usas cada día, eso incluye momentos en que no estás en tan buenas condiciones, estresado o cansado.
  • ¿Te gusta el diseño?
    Si te sientes atraído por la aplicación, tendrás más ganas de usarlo.
  • ¿Puedes pagarlo
    Existe un gran rango de precios para gestores de tareas. Hay aplicaciones gratuitas, pero también soluciones que cuestan docenas de euros por año. ¿Cuanto puedes pagar?
  • Acceso a los datos
    Especialmente en el campo de la informática, las cosas pueden cambiar rápidamente. Es posible que en unos años encuentres otra solución que tiene alguna función que realmente necesitas. ¿Tu herramienta actual tiene alguna manera de exportar los datos?

Creo que estos son los puntos más importantes para tener en cuenta. ¿Qué criterios usas para elegir un gestor de tareas? Compártelo en los comentarios.

Imagen Check list cortesía de iStockphoto

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.