Mi estrategia de copias de seguridad

No queda ningún registro de mis primeros catorce años de vida digital. No tengo ninguna copia digital del libro que escribí para el adventure weekend, he perdido mis ficheros MP3—convertir cada canción a MP3 me costaba 2 horas—, ya no puedo consultar mis notas de las reuniones y tampoco el correo que envié y recibí durante estos años.

Lo he perdido todo, porque olvidé de excluir la partición de datos cuando formateaba mi disco duro. Además no tenía copia de seguridad de la mayoría de las cosas, simplemente porque tenía tantos datos que necesitaría muchos CDs—y muchas horas—para copiarlo todo. Porque hacer una copia de seguridad costaba mucho, no lo hice, con resultados desastrosos.

Después de este desafortunado día en 1999 cambié mi estrategia. He ido mejorando el sistema poco a poco hasta llegar al método actual. Pase lo que pase, no volveré a perder mis datos.

Un aspecto importante de la productividad personal es estar preparado para los imprevistos. Comparto mi estrategia de copias de seguridad para dar un ejemplo y una base para que puedas diseñar tu propio estrategia.

Los principios básicos

Para que una estrategia de copias de seguridad funcione, creo que debe cumplir dos criterios básicos:

  1. Automático
    Si tengo que hacer la copia manualmente, lo haré durante los primeros meses, pero en mi experiencia, casi seguro dejaré de hacerlo con el tiempo. Casi todos los elementos de mi estrategia actual funcionan de forma automática.
  2. Al menos dos lugares
    El objetivo de las copias de seguridad no solo es protegerme de mis propios errores. Quiero mantener mis datos en cualquier situación, incluso si alguien entra en casa para robar o en caso de desastres naturales. Esta seguridad solo la tengo cuando mis copias de seguridad también están en otro lugar.

Los componentes de mi sistema de backups

Utilizo varias funciones y aplicaciones para evitar la pérdida de datos:

  • Versiones en OS X
    Desde la versión Lion del sistema operativo de Apple, OS X guarda automáticamente varias versiones de cada fichero. ¿Quién no ha usado un documento existente para no tener que empezar de nuevo, y en lugar de usar la opción ‘Guardar como…’ ha hecho un clic en ‘Guardar’? La opción de recuperar versiones anteriores del documento me ha ‘salvado la vida’ en varias ocasiones.
  • Dropbox
    En mi carpeta ‘Documentos’ tengo una sub-carpeta dónde guardo todo el material de mis proyectos activos. En realidad, esta carpeta es un Alias—o mejor dicho un enlace simbólico—a una carpeta en mi Dropbox. Como sabéis, Dropbox sincroniza al instante—muchas veces en solo unos segundos—cualquier cambio en los ficheros y las carpetas. De esta forma, siempre puedo acceder a mis ficheros actuales desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Time machine
    Otra función de OS X es Time machine, la aplicación por defecto para hacer copias de seguridad. Cuando conecto un disco externo al ordenador, Time machine pregunta si quiero usarlo para copias de seguridad y luego guarda automáticamente una copia de los datos locales, cada hora de las últimas 24 horas, una copia de cada día del último mes y una copia semanal de los meses anteriores.
    Con Time machine hago copias de todos mis datos. en un disco duro externo.
  • Backblaze
    Como he dicho anteriormente, es importante tener una copia en otro lugar. Los datos de mis proyectos activos ya están a salvo en Dropbox, pero también necesito una solución similar para mis fotos y otros datos. Existen varias soluciones comerciales para hacer backups en la nube, como por ejemplo Carbonite, pero actualmente utilizo Backblaze. La copia inicial puede durar varias semanas, pero una vez subido mantiene todos los datos sincronizados.
  • Clonar el disco duro
    Tener Time Machine y una copia en la nube está muy bien, pero si algún día tuviera problemas con, por ejemplo, el disco duro de mi ordenador, tendría que instalar el sistema operativo en otro disco duro y luego restaurar todos los datos. Esto es un proceso que seguramente me costaría varias horas de trabajo. Para poder volver a trabajar más rápido, guardo una copia exacta de mi disco duro en una unidad USB. Uso la aplicación Carbon Copy Cloner para crear este clon de mi sistema. Tengo una tarea programada en OmniFocus para acordarme cada semana de conectar este disco, para que Carbon Copy Cloner lo actualice automáticamente.
  • Los datos en la nube
    Todo lo que he explicado hasta ahora sirve para los datos que tengo en mi ordenador, pero hoy en día trabajamos cada vez más en la nube. ¿Dónde están las copias de seguridad de GMail, del blog, y de las fotos en Facebook? Esta es la parte más complicada de la estrategia de backups, más que nada porque la mayoría de los servicios en la nube no ofrecen ninguna manera fácil y automática para exportar los datos. Hay que analizar cada servicio y buscar la mejor forma.
    En mi cuenta de alojamiento web tengo un script que automáticamente crea copias de seguridad de los ficheros, las bases de datos y el correo en el servidor. También he conseguido bajar estos backups automáticamente a mi ordenador.
    Para algunas servicios 2.0 uso el servicio IFTTT—If This Then That—para guardar copias de mis datos en Dropbox.
    Desafortunadamente, hay servicios, como por ejemplo la lista de correo de MailChimp, que no he podido automatizar. La única solución es programar una tarea repetitiva en OmniFocus para entrar en la web y exportar los datos manualmente.

Probar la restauración

Sólo hacer copias de seguridad no es suficiente. ¿Estás seguro que la copia ha ido bien? La única manera de saberlo es probar la restauración de los ficheros. Habitualmente hago una prueba de los backups dos veces al año. Recupero algunos ficheros de Time Machine, bajo algunas carpetas de Backblaze, arranco el ordenador desde el clon y vuelvo a importar la última copia de seguridad del blog.

Yo confío en mi sistema. ¿Qué sistema de copias de seguridad tenéis vosotros?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.