Planificar tus tareas también es trabajo

Tenemos mucho trabajo que hacer; de hecho, hay más trabajo que horas. Nuestra reacción natural a esta carga es dedicar más horas haciendo el trabajo. Salimos una hora más tarde de la oficina, hacemos menos pausas para tomar un café y llevamos el trabajo a casa para continuar durante el fin de semana.

Trabajamos más, porque creemos que existe una relación entre las horas que dedicamos al trabajo y los resultados que obtendremos. Hay situaciones dónde realmente podemos observar esta relación, como por ejemplo en las grandes fábricas.

Trabajo de conocimiento

No obstante, la gran mayoría de los profesionales actuales son trabajadores de conocimiento, profesionales que usan más su cabeza que sus manos para producir.

Aunque habitualmente pasamos unos ocho horas al día en la oficina, algunos estudios muestran que nuestra cabeza solo es capaz de concentrarse durante más o menos seis horas. Las dos horas que sobran las invertimos para hablar con nuestros compañeros, hacer trabajo rutinario, consultar las redes sociales o intentar—sin éxito—de hacer más trabajo de calidad.

Trabajo de calidad

Las personas que intentan hacer el trabajo de conocimiento durante muchas horas al día, notarán que la calidad de su trabajo disminuye en las últimas horas. Al final del día es más difícil concentrarte, cuesta más encontrar soluciones creativas a los problemas y aumentan las posibilidades de cometer errores. En el caso extremo, estos errores pueden causar un resultado neto negativo para cada hora de trabajo extra: los fallos que cometas durante una hora de trabajo en estas condiciones requieren más que una hora de trabajo para solucionarlos.

Visto así, queda claro que no tiene mucho sentido trabajar hasta más tarde si ya hemos usado nuestras seis horas de concentración. Es posible usar estas horas para el trabajo rutinario que no requiere mucho enfoque, pero hay que preguntarse si realmente queremos invertir nuestro tiempo libre en este tipo de tareas.

Planificar tus tareas también es trabajo

En lugar de trabajar más horas deberíamos trabajar más inteligentemente. No es ninguna coincidencia que los países del norte de Europa tienen una productividad más alta mientras su horario tiene menos horas que en España.

Si queremos trabajar de esta forma, hay que decidir qué tareas queremos hacer en nuestras seis horas de concentración y guardar algunas tareas rutinarias para las dos horas con poca energía.

Especialmente cuando tenemos mucho trabajo, hay que parar un momento para planificar nuestro día, porque planificar nuestras tareas también forma parte del trabajo. Parece contradictorio, pero cuanto más trabajo hay, más tiempo tendremos que dedicar a la planificación.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.