Los expertos opinan sobre archivar papel

Aunque vivimos en una era digital, todavía tratamos con mucho papel: facturas, notas, publicidad, etc. Mi solución para el—poco—papel que recibo es guardarlo en un cajón en carpetas por orden alfabético. Tenía curiosidad para conocer el sistema que usan los otros expertos de productividad, así que les pregunté:

Describe tu sistema de archivar papel. ¿Qué consejo das a alguien que comienza a montar su archivo de papel?

Antonio José Masiá de igtdizate.com:

Para archivar todo el material analógico de referencia uso normalmente subcarpetas de cartulina con tres pestañas a 1/3. Esto me permite etiquetarlas de forma correcta y visible. Todas estas subcarpetas las archivo de forma alfabética en el interior de un mueble que uso a tal efecto y que anteriormente funcionaba con colgaderas. Mi consejo a la hora de montar un archivo de papel es seguir básicamente los consejos de David Allen en Organízate con eficacia. Principalmente es lo que yo hice y ahora tengo un archivo sumamente practicable, accesible y lo que es más importante, organizado.

Iago Fraga de Técnicas de Organización:

Personalmente huyo bastante de los archivos de papel porque ocupan mucho volumen, son difícilmente móviles y el mejor sistema de archivado está muy por debajo de lo que puedes hacer en versión digital. Así que mi primer consejo sería eliminar todo aquello que se puede digitalizar. Siempre que tengo esquemas, notas, bocetos, etc. que procesar lo hago o bien guardando el texto o bien haciéndole una foto (adaptado para imágenes). De un documento, sobre todo cuando es personal, normalmente la mayoría de lo escrito es innecesario, así que un papel a veces lo puedes digitalizar con 3 líneas lo cual además aumenta la eficacia del archivo porque tienes menos volumen a gestionar. En líneas generales, recomendaría que no gastes tus esfuerzos en un sistema que pueda mantener organizada mucha información sino en desarrollar tu capacidad para discernir lo que merece la pena guardar y lo que no. Recuerda que lo archivado no tiene valor por estar archivado sino por el uso que haces de ello. Por eso saca más partido el que se lee 3 libros y los recicla que el que tiene una biblioteca entera y no la toca.

Bergonzini de GTD Bergonzini:

Con una política de papel cero, mi sistema de papel se basa en escanear el documento, ponerle unas buenas etiquetas y reciclar el papel si es posible o llevarlo al contenedor de reciclaje de la ciudad. El papel ocupa espacio, se mancha y se dobla, no es un soporte dinámico para los tiempos que corren. Todo lo que pueda ser digitalizado, copiado y editado, debe pasar a un archivado electrónico, que puede ser consultado por ‘cualquiera’ en el momento que lo necesite. Si quiere tener un archivo de papel, el mejor consejo que puedo darle es que se lo replantee e invierta en un buen escaner.

José Miguel Bolívar de Optima Infinito:

Cada vez archivo menos en papel. Siempre que puedo lo escaneo a Evernote. El archivo de papel es el típico de carpetas colgantes por orden alfabético. Mi consejo es que archive en papel lo mínimo necesario y que lo haga por orden alfabético, como recomienda David Allen.

JC de ComoMeOrganizo:

La verdad es que trato de que mis archivos en papel sean los mínimos indispensables, y he llevado todo lo posible a un esquema de almacenamiento en disco rígido.

En papel, tengo básicamente las facturas de servicios, papeles burocráticos y cosas que conviene que se mantengan en formato ‘hard’. Lo que no cae en esas categorías, sencillamente va a la basura.

Tengo un broche grande para papeles, donde manejo todo lo relacionado con facturas, recibos o cualquier tipo de comprobante. Sólo hay un separador. Por encima del separador hasta el tope de la pila va todo lo que requiere atención, por ejemplo las cosas que hay que pagar. Por debajo del separador y hasta el fondo de la pila va todo lo que ya se trabajó. Hay que dedicarle un rato a fin de año a poner juntos los papeles del mismo tipo (todas las facturas de electricidad, las de una tarjeta de crédito, etc) para luego archivarlos en función del año en que termina.

Si bien David Allen recomienda el sistema de abecedario para organizar estos archivos, para mí es mucho más práctico separarlos por tema en una carpeta.

Lo que sí suelo hacer, es clasificar internamente por año, y cuando éste se cierra mandar al lugar menos accesible posible todo documento que no tenga necesidad de volver a usar. Si surge una excepción, sabré donde encontrarlo.

Para cualquiera que quiera organizarse, la clave a mi entender es aplicar la regla de Pareto. Identificar el 20% de cosas que representan el 80% de los papeles que dispongo, y clasificarlos temáticamente. El resto si hace falta lo clasifico, y si no se justifica clasificar, sencillamente quedan todos en una pila de genéricos del año, porque en el improbable caso de que tenga que buscarlo, sólo habrá una pila donde revisar.

Miguel León de Life's Like That:

Afortunadamente, tengo una secretaria que se encarga de archivar la mayoría de los documentos que se generan en la oficina.

No obstante, hay documentos que necesito tener cerca, bien sea porque son de apoyo a los proyectos en curso, o bien porque es información que requiero tener siempre a la mano.

El material de apoyo a proyectos lo tengo en un archivero a dos pasos de mi escritorio, en simple orden alfabético, de tal modo que un expediente de un proyecto, digamos ‘Bibliografía de Administración’, sólo puede estar en dos lugares en la B o en la A.

La información que necesito en el día a día, certificados de licencia de software, listado de extensiones telefónicas, comprobantes fiscales, polizas por comprobar, presupuestos, etc., van en su respectivo fólder colocados en un cajón de archivo en mi escritorio; también en orden alfabético simple.

Todo al alcance de la mano, más lejos me da flojera y simplemente no mantengo mi archivo al día.

Algo que tengo presente en todo momento es definir a dónde corresponde cada papel, en caso de duda lo conservo y si el material no demuestra ser útil va a la basura, después de cuatro semanas.

Sugiero que si empiezas a montar un archivo físico, necesitas:

  • Fólders en cantidad suficiente, una caja no estaría mal.
  • Una etiquetadora (Rotulador) y dos cintas nuevas.
  • Un archivero con dos cajones, uno de la A a la L y el segundo de la M a la Z.
  • Unos pocos elementos más: clips, binders, tarjetas de 3x5 pulgadas, tijeras, cinta adhesiva, etc.

No hay nada mejor que decidir el destino del material en cuanto está en tus manos; es material de apoyo, rotula un folder y archívalo; es información que necesitas tener a la mano, toma el rotulador, elabora la etiqueta y archívalo. ¿No sabes que es? Si tienes duda, consérvalo. Si tienes duda, tíralo.

Ruben Alzola de Marca la diferencia:

El mejor sistema de archivo en papel es el que no existe. Sólo guardo en papel documentos de carácter contractual o aquellos que son evidencias en los sistemas de calidad. Además, no lo hago yo esta actividad está delegada en otra persona.

Únicamente utilizo el papel para leer. Me explico. Siempre suelo llevar conmigo algunos artículos, informes, resumenes de reunión, etc que leo en los tiempos muertos, mientras viajo o mientras tomo un cafe. Pero una vez leídos van a la basura.

Libros si manejo más en papel (a pesar de usar también e-book reader). Me gusta mucho leer y sentir el tacto del papel, además de subrayar en fosforito y tomar notas.

Si las notas las tomo en otros documentos, lo primero que hago frente al ordenador es pasar las notas al PC en forma de acciones e incluirlas en mis sistema GTD. El documento se destruye a continuación.

Si veo un puesto de trabajo enterrado en montañas de papel me resulta inevitable considerar que su dueño tiene un problema de productividad.

David Torné de David Torné 2.0: Productividad y Desarrollo:

Mi archivo en papel se reduce a un sistema de clasificación por separadores en orden alfabético. Sencillo y funcional, ese es mi consejo para quien quiera montar el suyo. Eso me permite encontrar cualquier cosa en enseguida, evitando tener que pensar en cómo lo clasifique. A parte de este sistema tengo un máximo de 3 carpetas sobre el escritorio con el material relativo a mis proyectos en marcha. Necesito tenerlo a mano y evito la molestia de abrir el archivador para buscar. Una vez finalizado el proyecto lo archivo en el clasificador o se va directo a la papelera, no me gusta guardar más de lo necesario. Se trata de un archivo reducido comparado con el virtual.

José Antonio Jarque Izquierdo de TecnoGTD:

Trato de minimizar al máximo la documentación que guardo en papel. Creo que la mayoría se puede desechar, los extractos del banco están en digital, no necesitamos guardarlos. Las ofertas están en digital y cuando llega algún pedido lo digitalizamos.

Samuel Leal de Gestión Personal:

Hace un par de años ya que utilizo un sistema de archivo móvil, este consiste en una caja de plástico en donde pongo carpetas con diferentes categorías: compras, facturas, exámenes médicos, colegio hijos, cuentas, etc.

Este sistema, aunque simple, me ha servido mucho para ordenar el caos de papel que por lo general se da en el hogar cuando no tenemos un esquema para archivar estos documentos, con esto he logrado no olvidar ningún documento y reducir al mínimo el tiempo de consulta.

La clave del éxito de este sistema está en que la etiqueta de la categoría debe ser visible, con letra grande y colores, de modo tal que cuando abras la caja no pierdas tiempo buscando la carpeta que necesitas.
Lo otro importante es que el archivo se debe limpiar por lo menos una vez al año, es decir, el material en desuso o bien se destruye o se guarda como archivo histórico si es que tiene ese valor.

Berto Pena de ThinkWasabi:

Sólo utilizo papel para notas, apuntes sobre la marcha y mapas mentales. No tengo sistema de papel y todo lo tengo digitalizado. Ése es mi mayor consejo a alguien que quiere montar su archivo de papel. El papel en grandes cantidades es voluminoso para almacenar, incómodo de manejar, lento para consultar, no se puede compartir ni llevar a otras partes. Estamos en el 2012, ¿por qué no sacar partido de lo que la tecnología sí nos da en este área?

Luis José Sánchez de Minimo blog:

Sólo guardo en papel algunas facturas, certificados y documentos oficiales. Todo mi archivo es digital. Si me llega un papel con información útil, lo escaneo y reciclo el papel.
Si alguien que empieza en esto de la organización y la productividad personal me pide consejo, le digo que puede comenzar creando el fichero ‘tareas.txt’ y la carpeta ‘archivo’. Lo veo más práctico que utilizar papel (aunque yo empecé con papel ;) )

Montse Vila de Buenhabit:

Un buen método de archivo es aquel en el que puedas almacenar un elemento en un minuto y posteriormente cuando precises recuperarlo, lo encuentres con la misma facilidad. No se trata de esconder documentos o cosas fuera de nuestra vista y pensar de forma ilusoria que, al cabo del tiempo, te acordarás de donde los has metido.

Seguir criterios lógicos basados más en localizar que en guardar han de ser su fundamento. A partir de ahí, habrá cosas que será mejor archivarlas por fechas, como extractos o tickets y otras alfabéticamente, como proyectos o informes de clientes. Es importante que el armario o contenedor que se use sea amplio y con capacidad. Si está atiborrado empezarás a procrastinar la tarea de archivar.

Os cuento un detalle de mi sistema, tanto para archivar papel como cualquier otra cosa:

Es transparente. Me he provisto de dossiers y carpetas transparentes que me facilitan el proceso. Ver simultáneamente la etiqueta y lo que hay dentro, ahorra mucho tiempo. Las carpetas opacas, todas parecen iguales y resulta más lento identificarlas. Lo uso para todo. En mi maleta mi cargador de móvil y mis zapatos van en bolsa transparente Así no tengo que abrir cada bolsa para ver que he metido dentro.También en mi cocina, los botes transparentes me permiten ver rápidamente que hace falta comprar. ¿No os ha ocurrido nunca meter algo en una caja o bolsa opaca y al cabo de poco ya no sabes lo que hay en ella? Si hubiera sido transparente…

Daniel Aguayo de Du Tudú:

Uso carpetas con pestañas clásicas (carpetas ‘manila’), etiquetadas con una rotuladora dymo. Tengo la rotuladora y las carpetas vacías al alcance de la mano y en el mismo lugar. Etiqueto las carpetas con el menor número de jerarquías posible; por ejemplo, evito tener carpetas distintas para distintos bancos, lo tengo todo en una sola carpeta ‘bancos’ que, aunque es cada vez más gruesa, las pocas veces que la he de consultar no me compensa mantener más de una carpeta. Las carpetas las ordeno después alfabéticamente.

Para temas más importantes y complejos para mí, como son mis hobbies, tengo las carpetas separadas del resto. Así, tengo 3 bloques de carpetas: general, hobby 1, hobby 2. Dentro de lo que es el hobby, etiqueto igualmente de la forma más concisa posible.

Mi consejo: simplificar. Al principio recuerdo que empecé a montar un archivo en el que hice muchísimas categorías, ¡e incluso apuntaba en una hoja un índice con los contenidos que archivaba! Con el tiempo, descubrí que el tiempo que le tenía que dedicar a ese sistema, que ni siquiera acabé, no compensaba de ninguna de las maneras. Ahora tengo menos carpetas y a la vez me cuesta menos encontrar las cosas.

Alfonso Alcántara de Yoriento:

En primer lugar, determino el nombre de las carpetas o directorios de proyectos en Evernote, por ejemplo, "‘Coaching’, ‘Facturación Coaching’, etc. y luego asigno carpeta de papel para cada uno de esos directorios si es necesario.

Algunos contenidos no están en Evernote al no ser proyectos sino que están incluidos como directorios de contenidos en el ordenador, algunos de los cuales tienen también asignados carpeta para papel, por ejemplo, ‘lecturas pendientes’.

Por último, aunque es lo primero, tengo una bandeja de entrada de papel para asignar luego a las carpetas correspondientes.

Santiago Cabezas-Castellanos de LaProductividad

Para mi es esencial un pequeño y sencillo protocolo a la hora de organizar nuestras notas en formato papel. Colocar en la parte superior de la derecha la fecha y hora en cada una de las hojas se hace imprescindible para ‘procesar’ convenientemente.
No es menos importante poder incorporar una fácil jerarquización por colores (por ejemplo 3). De tal manera que en un simple vistazo, sin necesidad de leer el contenido escrito, se puede tomar una perspectiva general por categorías, temas o urgencia.
Las fundas de plástico pueden resultar muy cómodas si nuestro papel suele ser folios en vez de libretas. Estas fundas pueden ser fácilmente incorporadas en archivadores y si además les adherimos una pequeña pegatina donde señalar su contenido, serán de mucha utilidad a la hora de tener todo organizado.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.