La caja de la productividad

Empecé con el sistema GTD para dominar todas las tareas del día a día según su contexto. Poco después me pasé a autofocus, reduciendo el número de listas a una sola lista. Pero tener todas las tareas en una lista también me distraía, especialmente cuando una u otra tarea se quedaba sin hacer por diversas razones.

Necesitaba un sistema que funcionara como una lista, pero con más agilidad a la hora de reagrupar tareas. Probé varios sistemas online, pero para mi anotar una tarea en lapiz y al terminarla poder tacharla cuando la termino no tiene precio.

De la lista de Pandora a la caja de productividad

Los requerimientos para mi autofocus adaptado por lo tanto era:

  • capacidad de anotar las tareas en papel
  • opción de reagruparlas según las necesidades
  • opción de cerrar la lista al final del día para pasar del trabajo a la vida privada (crucial para autónomos)

La solución me llegó en forma de una cajita de mini-tarjetas de visita. Esta caja ya vino con tres divisores, supuestamente para guardar otras tarjetas en la misma caja. ¿Y sí estos divisores me indicarían mis prioridades?

Basado en el tamaño de las mini-tarjetas originales, llené la caja con papeles del formato (7x2,7cm). Los divisores ganaron los títulos “Hoy”, “Mañana”, y “otro día”. Además hay un divisor final que divide los papeles vacíos del apartado de tareas.

Cómo utilizar una caja de productividad

Cada vez que me llega una nueva tarea, la anoto en un papel vacío, junto con el proyecto y la fecha. Si la tarea se puede hacer otro día, la pongo en “mañana”. Así todas las tareas quedan anotadas, pero ninguna me genera estrés en el ahora.

La tarea que estoy haciendo siempre está en la primera posición, visible para que no me distraiga. Las otras tareas para el mismo día están atrás de la pestaña “hoy”, y los demás tareas están o en “mañana” u “otro día”. Cuando termino con la tarea actual, la cambio por la próxima tarea de “hoy”. Y cuando ya no hay nada en “hoy”, y sigo con ganas de adelantar cosas, me ocupo de alguna tarea de “mañana”. De lo contrario cierro la caja para darle a mi cerebro el mensaje de que SE ACABÓ por hoy.

Pero antes de cerrar la caja planifico el próximo día. Reviso las papeletas que están en “mañana” y las cambio a “hoy” lo que pretendo hacer el próximo día. Después hago lo mismo con las papeletas de “otro día”. Si acabo con demasiadas tareas de “hoy”, los reviso con urgencia. ¿Qué pasa si no lo termino este día? Nada? Para mañana.

La caja de la productividad a la práctica.

Por la mañana, al abrir la caja, solo tengo que sacar la primera tarea prioritaria. Me concentro en esta tarea hasta que esté terminada. Una vez terminada, lo anoto en la papeleta y la pongo al final de la caja). Ahora puedo coger la segunda tarea prioritaria del día.

Y ahora viene la mejor parte de la caja: poqué he puesto solo en “hoy” lo que hay que terminar hoy sí o sí, suelo terminar a media tarde. Si estoy muy exhausta, cierro la caja y me dedico a otras cosas. Pero si todavía estoy con energía, entonces voy avanzando tareas del futuro. De esta forma termino el día no solo con la satisfacción de haber hecho un buen trabajo, sino además con la felicidad de haber avanzado más de lo planificado. Con esto y la caja cerrada, mi mente realmente puede relajarse.

¿Cuáles son tus retos con las listas y cómo los resuelves?

Valentina Thörner

Valentina es experta en cómo vivir mejor con menos cosas. En su blog valedeoro.es escribe sobre minimalismo y sostenibilidad, para que agregues algo de simplicidad y felicidad a tu día a día. Además lleva la tienda online de té verde japonés de Grinti, la fuente de su energía en el día a día.