Retos de productividad personal

Ya lo he comentado antes en este blog: mejorar la productividad personal y profesional no es nada fácil. Mejorar tu productividad implica cambiar tus hábitos y para hacer esto necesitas tiempo y disciplina.

Aunque parezcan siempre productivas, los expertos de la productividad personal también han encontrado (y todavía encuentran) dificultades con la gestión de sus acciones, proyectos y metas. Hoy nos explican cómo han solucionado estas dificultades contestando la pregunta:

¿Cuál es el reto de productividad más grande y cómo lo has solucionado?

Llevar proyectos en paralelo de áreas completamente diversas, que no tenían relación entre ellas. Tener que cambiar de chip mental cada pocas horas me hacia perder mucho tiempo. Conseguí mejorarlo dedicándome por completo un día, o dos si era necesario, a una sola cosa, hasta conseguir una de las metas propuestas, y luego pasaba a otra. Estar centrado en un tema es importante para alcanzar los objetivos propuestos.

David Topi

El cambio de chip es muy costoso, aunque dudo que hay mucha gente que puede permitirse dedicar un día entero a solo un proyecto. No obstante, hay que intentar reducir los cambios de contexto y/o proyecto.

El reto más grande para mí es el abandono definitivo de hábitos improductivos y su sustitución por otros productivos. Al final, cuando estás bajo presión, aparece el síndrome de “querencia” y vuelves a caer en esos malos hábitos que creías ya superados. Aún no lo he solucionado y no sé si algún día lo lograré. Tampoco me preocupa en exceso. Lo importante cuando “te descuelgas” es no dramatizar, saber que es algo que le pasa a casi todo el mundo y que lo importante es reengancharse lo antes posible porque cuesta mucho menos y el daño al sistema es mucho menor. No sirve de nada flagelarte mentalmente ni autocompadecerte. Si te caes, te levantas y sigues andando. No pasa nada.

José Miguel Bolívar de Optima Infinito

Los dos hábitos esenciales que necesitas es reconocer cuando no estás en forma óptima y saber cómo puedes volver a tomar el control de tu vida. Habitualmente solo hay que apuntar todo lo que tienes ahora en tu cabeza y hacer un Repaso Semanal rápido para actualizar tu sistema.

Comprender que el tiempo no existe, carece de importancia, lo que importa es el espacio o el contexto, he de ser productivo allí donde esté, evaluando las necesidades de cada momento. La vida personal y la laboral es la misma, es mi vida.

Alex Bergonzini

No se puede gestionar el tiempo, solo puedes gestionar tus acciones.

El reto de productividad más grande que he tenido ha de ser manejar múltiples proyectos al mismo tiempo y la verdad creo que aún lo estoy solucionando. Sin embargo, algunas de las técnicas que me han ayudado a volver a tener vida social son:

  • Manejar una lista de tareas diarias limitada a 2 o 3 acciones importantes que debo realizar a final del día. (Con esto me obligo a reflexionar sobre cuales son las tareas que realmente agregan valor y asegurar que avance en algún proyecto)
  • Mantengo una plantilla en una hoja de cálculo de google docs con los siguientes campos: nombre del proyecto, criterio de terminado (cuando se da por finalizado el proyecto), categoría, próxima acción, fecha límite para realizar la próxima acción indicada.(Con esto conozco el estado de cada proyecto y los objetivos semanales de cada uno)
  • Siempre hago al menos 1 de las acciones importantes en mi lista a mi hora más productiva, es decir, a primera hora de la mañana. (Con esto se me facilita trabajar el resto del día y estoy más tranquila porque al menos ya acabe algo importante)
  • Empece a decir NO a nuevos proyectos para los que no tengo tiempo así sean buenas oportunidades porque finalmente no podré responder por estos a menos que renuncie o postergue a algún proyecto en curso.

blpgirl de Lo que le diga es mentira

Muy buenos consejos para gestionar múltiples proyectos.

El reto de productividad más grande que he tenido fue el tener a cargo el diseño y la implementación de un planeamiento estratégico y un Balanced ScoreCard en una conocida empresa del medio. Acepté el proyecto por la envergadura del mismo y el significado que tenía en mi carrera profesional.

Era consciente que el tiempo para finalizar el proyecto era el justo y necesario, tenía que dedicarme al 100% y sin distracciones. Lo más interesante fue que el trabajo no dependía enteramente de mi, si no que existía un equipo de personas que lideraba, al mismo tiempo tenía que reunirme con el cliente, buscando invertir la menor cantidad de tiempo, generando la mayor cantidad de valor para con el proyecto.

Utilicé todas las técnicas/metodologías de productividad y relacionadas que conocía en ese momento, conceptos como timebox, pomodoro, niko niko calendar, kanban, etc. Las actas de reunión eran mapas mentales que se elaboraban en el momento de la reunión (para no invertir tiempo luego de ellas). Confronté cada documento a elaborar con el cliente, y él decidió cuales realmente aportaban valor al producto.

Coloqué a las personas y su interacción por encima de los proceso y las herramientas (fiel al manifiesto ágil) y finalmente, trabajé iterativa e incrementalmente, dando entregas del mapa estratégico cada dos semanas, afinándolo y mejorándolo en conjunto con el cliente en reuniones de retrospectiva.

Podría decir que el resultado fue exitoso, aunque soy consciente que existen un sin fin de cosas que haría diferente el día de hoy, creo que vale como un reto de productividad el cual solucioné con las herramientas que tenía en ese momento.

Raúl

La mejor manera de aprender los métodos de productividad es... usarlos.

Me incomoda mucho la pérdida de tiempo que supone la impuntualidad ajena. Luchar contra este hábito, que además en nuestro país es socialmente aceptable, cuesta mucho pero no es imposible!

A riesgo de que se me tilde de rígida, empiezo mis reuniones puntualmente, si como mínimo están presentes una o dos personas. La verdad es que si no hay nadie, nunca he probado empezar a hablar sola!!! Igual un día me animo, pero tendría que tener la autoestima muy alta…

No muestro mi desaprobación directamente (prefiero reirme de mi escaso poder de convocatoria), pero empiezo igualmente pasados 5 minutos de cortesía, para no jugar con el tiempo de aquellos que acudieron puntualmente y sentar así las bases de futuras reuniones.

He podido comprobar que las personas se adaptan a la micro-cultura que estableces y se dan más prisa en tus reuniones que en las de otras personas "más flexibles".

Eva Cantavella de Reuniones Eficaces

Creo que en España aún tenemos mucho que aprender para mejorar el funcionamiento de las reuniones.

No sabría decir uno solo. He tenido y tengo varios. Destacaría la Procrastinación y las distracciones en Internet.

Aunque siempre activo solía ser una persona indolente y pasota con ciertas tareas. Siempre terminaba por procrastinar por pereza. Eso lo he ido corrigiendo (que no eliminando) interpretando las tareas, descomponiéndolas en pequeñas partes y viendo esas pequeñas guerras como grandes victorias.

Las distracciones en Internet sólo he logrado reducirlas analizando todo lo que me estaban robando y poniendo un "firewall" mental. Es decir, poniendo muros y barreras para cuidar y mimar una de las cosas más valiosas que tengo: la atención y mi concentración.

Berto Pena de Think Wasabi

La procrastinación tiene varias causas, pero en muchas casos la principal razón es ver un proyecto como una tarea enorme.

A lo largo de los años uno se enfrenta a muchos retos productivos, pero quizá el más complicado para mi fue vencer la tentación de probar cada nueva herramienta que aparecía en el mercado. Recuerdo que, especialmente al principio, tenerlo todo bien organizado en listas me daba una sensación de control que confundía con la productividad misma. Por eso siempre buscaba la forma de tenerlo todo cada vez más estructurado, mejor clasificado, más estético…

Lamentablemente, perdí muchísimo tiempo en migrar mis datos de un sistema a otro, una y otra vez. Aún ahora me resisto a calcular todas las horas que "perdí" durante aquellos primeros meses :-\

Conseguí salir del “hoyo” productivo tomando una postura pragmática. Me obligué a mi mismo a utilizar la herramienta con la que pasaba más tiempo a lo largo del día, el PIM del trabajo —Lotus Notes—, y adaptarla para trabajar según GTD. Si notaba que algo faltaba, buscaba una manera creativa de hacerlo, pero siempre cumpliendo la regla: prohibido utilizar otra cosa que no sea Lotus Notes. Después de un tiempo me di cuenta de que en realidad no necesitaba utilizar ningún software especial: cualquiera es bueno si estoy dispuesto a aprender cómo funciona y sacarle el máximo partido.

Jero Sánchez de El Gachupas

Creo que la adicción a las herramientas es algo muy común entre los bloggers de la productividad personal :-)

Eliminar las distracciones. Ya sean las furtivas conexiones a internet durante el trabajo, las llamadas, los correos, las consultas de los compañeros… Aggggh! Parece que nunca se acaban. En primer lugar he eliminado todas las notificaciones de mis aplicaciones y todas las potenciales distracciones físicas como llamadas (por lo menos durante 2 o 3 horas durante la jornada). En segundo lugar segmento mi tiempo, distribuyo mi jornada en franjas y cada una la dedico a un tipo de tareas, tareas del trabajo, tareas personales, contestar llamadas y correos. Finalmente restrinjo el uso de Internet a temas de consulta, es una cuestión de voluntad, diariamente vas reduciendo el tiempo de conexión y encasillándolo en sesiones a unas horas determinadas.

David Torné

Saber gestionar interrupciones es un hábito esencial en un mundo cada vez más conectado.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.