Entrevista: ¿En qué actividades la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?

Seguramente estás leyendo El Canasto porque te sientes poco productivo. Probablemente conoces el sentido de haber trabajando todo el día y al final del día no saber a dónde han ido todas las horas. Te has esforzado mucho, pero has logrado muy poco. Muchas veces no queda claro a dónde han ido las horas perdidas.

Este mes he preguntado a los expertos de productividad:

¿En qué actividades la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?

En organizarse!! Nos pasamos más tiempo tratando de organizar lo que debemos hacer (a veces) que realmente poniéndonos manos a la obra para ejecutar las tareas y obligaciones que tenemos por delante.
David Topi

Es difícil encontrar el equilibrio entre planificar tus tareas y hacerlas. Si nunca planificas, seguramente trabajas en las tareas equivocadas, aunque también es posible que planifiques tanto que ya no te queda tiempo para trabajar en tus tareas.

En lo que yo llamo ‘transiciones de estado’, es decir, situaciones en las que pasas de estar haciendo algo a estar haciendo algo distinto. Dentro de las transiciones de estado estarían por ejemplo las esperas, algo que con la impuntualidad española puede alcanzar dimensiones importantes. Otro ejemplo es el de la mayoría de las reuniones, que son espacios de tiempo improductivo ‘de transición’ entre estados en los que haces algo productivo. Otro serían los atascos o desplazamientos (a no ser que aproveches para oír música, leer…) Un ejemplo más son todas esas situaciones en las que transcurre un tiempo entre el ‘voy a hacer…’ y haces realmente eso que ‘ibas a hacer…’: despedirte, acostarte o levantarte, dejar de twittear… :-P Puede no parecer tan importante, pero estamos hablando de varias horas al cabo de la semana en la que no has hecho nada que te aporte realmente algún valor.
José Miguel Bolívar de Optima Infinito

Un truco para minimizar las transiciones de estado es agrupar tareas similares. Si mantienes una lista de llamadas puedes hacer todas las llamadas de un tirón para ganar tiempo.

Lo más común es perder el tiempo en las redes sociales como twitter y facebook donde es muy fácil que nos entretengamos hablando con alguien más o simplemente ‘chismoseando’.
Además, otro tipo común de pérdida de tiempo es la de realizar tareas que no agregan valor por ejemplo, la excesiva planeación y organización de las tareas a realizar en un día o demasiado énfasis en el diseño de una plantilla de reporte super bonita cuando al gerente solo le interesa leer un número para continuar con su trabajo, etc.
blpgirl de Lo que le diga es mentira

Para las redes sociales, hay una solución fácil: antes de entrar debes fijar el tiempo que quieres dedicar a las redes sociales y configurar una alarma de cocina para que te avise cuando se acabe el tiempo.

No existe una manera de perder el tiempo, sencillamente la gente lo malgasta sin ser plenamente consciente de ello o en el mejor de los casos sabiéndolo y utilizándolo. Forma parte de la naturaleza humana. No me gusta el concepto del tiempo, prefiero pensar que estoy perdiendo acciones, tareas, oportunidades, ideas. El tiempo, al ser infinito no tiene valor, pero las acciones, los proyectos, las oportunidades son cosas tangibles que si que pierdo.
Bergonzini

Si estás perdiendo el tiempo, estás perdiendo oportunidades: la oportunidad de lograr tus metas, la oportunidad de hacer algo útil, la oportunidad de marcar la diferencia,…

La gente pierde tiempo siguiendo rutinas equivocadas que repite una y otra vez, sin parar a intentar mejorarlas. Hay cosas que no es necesario hacerlas, se pueden hacer de otra forma o encontrar un mejor momento para llevarlas a cabo.
Dos ejemplos:
‘Las colas’ en horas punta en centros comerciales y supermercados. Sería mejor organizarse para comprar en otro momento o vía Internet.
‘Los olvidos’. Generan mucha pérdida de tiempo y otros problemas. Proveerse de una agenda y seguir un sistema recordatorio a base de listas, nos evitará contratiempos.
Montse Vila de Buenhabit

Nuestros hábitos pueden ayudarnos haciendo cosas sin tener que dedicar tiempo pensando cómo hacerlas. Como indica Montse, es importante revisar nuestros hábitos frecuentemente para volver a ser consciente de la utilidad de las cosas que haces.

Existen dos grandes maneras de perder tiempo sin darse cuenta:
1. Procastinando.
2. Con una mala gestión de las interrupciones.
A lo largo del tiempo en el que he aplicado y he sido consciente de lo poco o muy productivo que puedo ser en mis actividades, me he dado cuenta que la forma más efectiva de atacar la procastinación es eliminando de manera consciente todo aquello que pueda invitarnos a procrastinar. Por ejemplo, tengo un utilitario que desde el momento en el que lo programo no me permite entrar a páginas de redes sociales, etc por 25 minutos.
Considero que la estrategia en general debe ser identificar aquellas cosas en las que procastinamos con mayor porcentaje e idear una forma de eliminarlas completamente de nuestro entorno (al menos por el tiempo en el que no deberíamos de procastinar).
Otra de las formas más habituales de perder tiempo sin darse cuenta es la mala gestión de las interrupciones, considero que con cualquier metodología (ya sea GTD, Pomodoro, o alguna a la medida) uno no puede llegar a un nivel alto de productividad si no contempla y es consciente que las interrupciones tienen un alto nivel de impacto en nuestra productividad. Para esto me parece que no hay mejor cosa que la implantación de una cultura de interrupción oportuna (4 x 10 , Pomodoro) en nuestra organización. Considero que las interrupciones son la principal causa de que muchas personas planeen hacer una serie de actividades en el día y finalmente se den cuenta que no pudieron terminar con nada.
Raúl

Una interrupción de solo dos minutos te hace perder mucho más que solo estos dos minutos, porque después de cada interrupción necesitas al menos diez minutos para poder volver al estado de concentración que tenías antes de la interrupción. Ya te puedes imaginar qué pasaría si recibes más que seis interrupciones por hora (algo bastante habitual en muchas empresas).

El e-Mail es una herramienta de doble filo. Es muy eficiente para muchas cosas, pero a la vez la gente pierde tiempo en el de dos maneras, principalmente.
1- Remisiones (Forwards). Te mandan chistes, pensamientos, cadenas y noticias; pero si te dieras cuenta cuánto tiempo te quita, tal vez los manejarías diferente. Hace meses en mi cuenta hice una regla que todos los e-mails con adjuntos PPS se archivaran en una carpeta ‘LecturaLuego’, fuera de mi buzón de entrada. Muy de vez en cuando entro allí y paso un rato leyendo algunos que me llaman la atención, pero ya no me interrumpen el pensamiento. Es como darse cuenta que el café que compras en Starbucks cada día te está costando más de cien Euros cada mes. De vez en cuando disfruto un café lujoso, pero no tengo presupuesto para hacerlo todos los días.
2- No Procesar a Cero. El correo electrónico sentado en tu buzón es como un escritorio sin ordenar. Al igual que todos tomamos y limpiamos nuestro escritorio regularmente para poder trabajar tranquilos, deberíamos limpiar también nuestro buzón de entrada.
Personalmente, en el momento en que tengo el buzón en cero, es el momento que siento que ya puedo ir a trabajar creativamente. Lea en los blogs bajo el tag: Inbox Zero para convertirse en maestro de esta disciplina.
Paul de Tecnología Eficaz

El uso de las reglas o filtros de correo puede reducir el tiempo necesario para procesar el correo. ¡Úsalas bien!

Para mí, las reuniones son la asignatura pendiente de este país y una fuente improductividad sin igual.
Los moderadores de reuniones inútiles y absurdas, sin darse cuenta, hacen perder el tiempo a los víctimo-participantes. El problema es que éstos, SI, SE DAN CUENTA!!!. La gente acude a las reuniones sin saber a qué va y sale sin saber a qué ha ido…
Por otro lado, haré una confesión: a nivel personal admito ‘dedicar mucho más tiempo del realmente necesario’ en búsquedas por internet…
Eva Cantavella de Reuniones Eficaces

Una reunión es una actividad carísima. Solo hay que multiplicar el coste por hora de cada participante por el número de participantes y la duración de la reunión para ver las enormes cantidades de dinero que gastamos en reuniones. ¿Realmente son necesarios?

Creo que otros compañeros productivos estarán de acuerdo conmigo en que uno de los mayores roba-tiempo de nuestra era es Internet, en cualquiera de sus facetas. Es muy fácil abrir el navegador para hacer una investigación, y terminar leyendo blogs, subscribiéndote a un nuevo servicio o red social, o dejarte llevar por los mensajes emergentes del Messenger o Twitter.
Utilizar Internet requiere de mucha disciplina, una cualidad que lamentablemente brilla por su ausencia en la mayoría de nosotros.
Jero Sánchez de El Gachupas

A veces he aconsejado pegar un Post-it con la razón de la búsqueda a la pantalla. Así siempre tendrás visible qué debes estar haciendo en internet.

Quiero dar las gracias a los expertos de la productividad por haber tomado el tiempo para contestar las preguntas. Me ha sorprendido mucho que nadie ha mencionado la televisión, una actividad a que dedicamos muchas horas por semana.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.