El dilema de las reglas de correo

Las reglas o filtros de correo te ayudan a automatizar la organización de los mensajes en carpetas. Una regla típica es aquella que guarda todos los mensajes de un grupo de remitentes en la carpeta de Cliente X. Si estáis usando reglas, seguramente tenéis una regla de este tipo.

Una regla que archiva automáticamente mensajes a una carpeta específica te ahorra tiempo, porque ya no tienes que hacerlo manualmente. Por otro lado, esta misma regla te complica la vida, porque has creado otra bandeja de entrada para procesar. Si antes de tener esta regla tenías todos los mensajes nuevos en la bandeja de entrada, ahora los tienes repartidos sobre varias carpetas, y en lugar de procesar una bandeja de entrada ahora tienes docenas de bandejas de entrada para procesar.

Hay dos soluciones para este dilema:

  1. No usar reglas para archivar mensajes y moverlos manualmente.
    Si conoces bien tu aplicación de correo, sabes que hay atajos de teclado para mover mensajes rápidamente. Por ejemplo en Outlook puedes hacerlo usando Ctrl + Mayús + V seguido por la primera letra de la carpeta de destino.
    Yo prefiero mantener mis mensajes en la bandeja de entrada y moverlos manualmente al procesarlos. Mi única excepción son las notificaciones de las redes sociales. Tengo una regla para mover estos mensajes a una carpeta de notificaciones, que trato como una bandeja de entrada para cosas con poca importancia. Solo proceso esta carpeta una vez a la semana.

  2. Crea una carpeta de búsqueda para ‘recrear’ la bandeja de entrada
    Las carpetas de búsqueda o carpetas inteligentes son carpetas virtuales que muestran mensajes guardados en otras carpetas que cumplen los criterios de búsqueda. La mayoría de las aplicaciones de correo te permiten definir este tipo de carpetas virtuales. Es posible crear una carpeta de búsqueda mostrando todos los mensajes que no has leído en todas las carpetas. Puedes usar esta carpeta como tu bandeja de entrada sabiendo que tus mensajes ya están archivados en carpetas.

Lo que debes evitar es tener muchas bandejas de entrada.

PS: Para más ideas de reglas útiles, descarga mi lista de reglas de correo esenciales.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.