Gestión de las interrupciones: una solución ‘rústica’ pero eficaz

“¿Tienes un segundo?”

“Será sólo un momento”

“Perdona, si no estás muy ocupado…”

“¿Alguien ha visto?”

O incluso:

“¿Bajas a tomar un café?”

Son preguntas o frases que oímos continuamente en nuestro puesto de trabajo.

La gestión del tiempo no es mi especialidad (confieso que en muchas ocasiones incluso lo despilfarro), pero conozco una empresa en la que el grado de ‘invasión interruptora’ era tan grande, que decidimos, medio en broma, crear un sistema para gestionar las intrusiones.

La misma interrupción no genera siempre el mismo nivel de incomodidad. Depende en gran medida del momento en que ésta llega.

No es lo mismo una interrupción cuando estás al teléfono escuchando una información delicada y sin derecho a error o en mitad de un cálculo complicado, que cuando estás haciendo una tarea operativa mecánica.

Por ello, optamos por fabricar (de manera bastante artesanal al principio, todo hay que reconocerlo, aunque lo mejoraron con el tiempo) un artilugio en cartulina con tres caras emulando los colores de un semáforo. El mensaje variaba en función del color que mostrabas en frente:

  • Rojo: por favor no me interrumpas (implícitamente: ni se te ocurra!!!)
  • Ambar: Sólo si es importante. Si puedes esperar, te lo agradeceré (implícitamente: espero por tu integridad física que sea importante!!!)
  • Verde: adelante (implícitamente: veeeeeenga)

La idea, aunque básica, funciona muy bien. Eso sí, ha de ir acompañada de un buen entendimiento entre la totalidad de las personas que ponen en marcha el sistema (se incluyen jefes!!!) y se requiere la buena voluntad en la aplicación.

Eva Cantavella

Formadora en RRHH-Comunicación y especializada en Conducción de reuniones. Escribo en el blog Reuniones Eficaces. Aunque mis inicios profesionales fueron como jurista en París, mi paso por la Chambre de Commerce de Martinica (Antillas Francesas), donde colaboré dos años, me hizo cambiar de rumbo y optar por la formación, profesión-pasión a la que me dedico en España desde 1996.