Outlook con eficacia

Para mucha gente Outlook es la herramienta para mantener el orden en su vida: correo, listas de tareas, recordatorios, citas… Yo también uso Outlook en la oficina, aunque he hecho un poquito de tuning.

Hoy quiero compartir algunos consejos para usar Outlook con más rapidez. La velocidad de trabajar con un gestor de tareas es muy importante: lo más rápido que puedes añadir una tarea o cita, lo antes puedes continuar con tu trabajo. Estos consejos están basados en Outlook 2007, aunque muchos también funcionan en versiones anteriores.

Crear correos, tareas y citas

En la mayoría de las aplicaciones la manera más rápido de trabajar es usando el teclado en lugar del ratón, y Outlook no es la excepción. Hay algunas tareas que repites seguramente durante todo el día en Outlook, y si solo aprendes los atajos de teclado para estas acciones ya ahorras mucho tiempo:

Ctrl + Mayús + M: Enviar un correo
Ctrl + Mayús + T: Crear una nueva tarea
Ctrl + Mayús + A: Añadir una cita

Estos atajos de teclado funcionan desde cualquiera pantalla de Outlook. Es igual si estás en la pantalla de las tareas, tu calendario o el correo, con Ctrl + Mayús + M siempre abres un mensaje nuevo.

Visualizar tu correo, tu calendario o las tareas

También hay atajos de teclado para cambiar de pantalla. Si estás procesando tu correo y alguien te llama para planificar una reunión, puedes usar el atajo de teclado Ctrl + 2 para abrir el calendario al instante.

Ctrl + 1: Abrir el correo
Ctrl + 2: Abrir el calendario
Ctrl + 3: Abrir los contactos
Ctrl + 4: Abrir las tareas
Ctrl + Y: Elegir una carpeta para abrir

Mover y copiar a una otra carpeta

El atajo de teclado para mover funciona con correos, tareas, citas y notas. Además puedes seleccionar varios correos y moverlos todos juntos.

Ctrl + Mayús + V: Mover la selección a una otra carpeta

Mover cosas a una otra carpeta es muy importante, porque es la manera más eficaz de convertir un correo en una tarea o cita. Al mover un mensaje a la carpeta Tareas se convierte automáticamente en una tarea.

No hay atajo de teclado para copiar, pero es posible navegar por los menús de Outlook usando el teclado. Cada opción en los menús tiene una letra subrayada para poder acceder a este menú usando la tecla Alt en combinación con esta letra. La opción para copiar está disponible en el menú Edición (la letra E) y se llama Copiar en una carpeta... (un punto):

Alt+e, .: Copiar la selección a una otra carpeta

Es un poquito más complicado que mover, pero mucho más rápido que usar el ratón.

Gestionar correo

Para muchos, la sección de correo es la más importante de Outlook. También para gestionar el correo hay algunos atajos de teclado:

Ctrl + R: Contestar el mensaje
Ctrl + Mayús + R: Contestar a todos
Ctrl + F: Reenviar el mensaje

Outlook tiene muchos atajos más, pero si solo sabes estos ya te ahorras mucho tiempo. ¿Cual es tu atajo de teclado favorito en Outlook?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.