Como mantener la lista de tareas limpia

Habitualmente son las pequeñas cosas que marcan la diferencia, especialmente cuando se trata de tu lista de tareas. A veces durante el repaso semanal te das cuenta de las tareas que ya hace semanas están en tu lista de acciones. A primera vista casi nunca son tareas difíciles, pero hay algo frenando el progreso en estas tareas.

Habitualmente hay tres razones para tareas residentes en la lista. Quiero discutir estas razones usando tres tareas de ejemplo.

  • Limpiar el garaje
  • Crear el vídeo de las vacaciones
  • Revisar el plan de ejercicios para el gimnasio

A primera vista parece una lista bastante normal, pero si estudiamos los detalles de estas tareas encontramos los problemas que han convertido estas tareas en tareas residentes.

Dividir en partes pequeñas

Empezamos con la primera tarea, Limpiar el garaje. Si veo esta tarea, directamente tendré una visión de las cosas que tengo que hacer: guardar las cajas que hay en el suelo, arreglar la estantería, poner las herramientas en su caja, limpiar el suelo, etc… ¡Es mucho trabajo!

Cada vez que he visto esta tarea en mi lista la he ignorado, porque la tarea es demasiado complicada y demasiado grande. Realmente no es una tarea, pero si una colección de varias tareas que juntas llegan al objetivo: tener el garaje limpio. En realidad no es una tarea, es un proyecto. Así que Limpiar el garaje va a la lista de proyectos, y en la lista de Próximas tareas (contexto @casa) apuntamos:

  • Guardar las cajas que hay en el suelo del garaje
  • Arreglar la estantería
  • Poner las herramientas en su caja
  • Limpiar el suelo del garaje

¿Tienes todo para poder empezar?

Si sabes cómo hacerlo, no es difícil de crear un vídeo de las vacaciones, pero en mi caso es algo que nunca he hecho. Sé que necesito alguna aplicación para montar el vídeo, pero no tengo ni idea de qué software es el mejor.

Cada vez que pienso en hacer el vídeo, me acuerdo de que no tengo el software, y en su lugar eligo otra tarea para hacer. No tengo las herramientas necesarias para hacer esta tarea. Si hubiera hecho este análisis, habría cambiado la descripción de la tarea a Investigar software para crear vídeo de las vacaciones y seguramente ya tendria el vídeo acabado.

Nota que no apunto las acciones que vienen después de la investigación (comprar/descargar el software, montar el vídeo y grabar un DVD) en la lista de tareas porque no son Próximas Acciones.

Pensar antes de empezar

La última tarea en la lista es Revisar el plan de ejercicios para el gimnasio. Intento ir al gimnasio al menos una vez a la semana y ya hace tiempo que hago los mismos ejercicios. He apuntado esta tarea porque creo que con nuevos ejercicios será más divertido ir al gimnasio y no me aburriré tanto.

Pero puede ser que mi falta de motivación no está causado por los ejercicios sino simplemente por estar todo el día encerrado en edificios. Es posible que tenga que buscarme un deporte al aire libre. O también puede ser que me siento solo con las méquinas del gimnasio y debo buscarme un deporte en equipo. No lo sé…

En este caso he apuntado la primera idea que he tenido en la lista de tareas, pero creo que antes de cambiar los ejercicios tengo que evaluar qué es lo que realmente quiero hacer.

¿También tienes tareas que ya hace mucho tiempo están en tu lista de tareas? Espero que estos tres consejos te ayudan a progresar en estas tareas.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.