¿Qué es esto?, la pregunta central en GTD

Una pregunta sencilla puede tener un significado grande. En el flujo de Getting Things Done hay una pregunta central y poco entendida: ¿Qué es esto?

¿Porqué esta pregunta es tan importante?

Pilas de papeles en la mesa y una bandeja de entrada llena

Si entramos en un despacho típico, seguramente podemos ver una o varias pilas de papeles encima de la mesa de trabajo, además de las papeles sueltas guardadas en las estanterías. También podemos observar pilas digitales: el escritorio del ordenador está lleno de ficheros diversos y hay más que 100 mensajes en la bandeja de entrada del correo electrónico.

¿De dónde han salido todas estas pilas?

El problema es la falta de claridad, no la falta de tiempo

Las pilas grandes son el resultado de una falta de definición. Si ayudo a alguien con la implementación de GTD, una de las primeras cosas que hacemos es procesar estas pilas para eliminar a veces varios meses de material en muy poco tiempo. La manera de hacerlo es simplemente identificar el objeto usando la pregunta ¿Qué es esto? y luego decidir qué hacer usando el flujo de trabajo.

  1. Toma el primer objeto de la pila;
  2. Haz la pregunta (si es posible en voz alta): “¿Qué es esto?”;
  3. Sigue el resto del flujo de trabajo GTD;
  4. Empieza otra vez con punto 1.

Así tomas unas decisiones pequeñas que al final te darán más espacio en tu despacho, en tu bandeja de entrada y en tu cabeza. Al identificar el objeto verás que casi automáticamente sabes qué hacer y dónde guardarlo.

¿Que respuestas puedes dar?

Al contestar la pregunta ¿Qué es esto? solo se trata del formato:

  • Esto es un folleto
  • Esto es una carta de un amigo
  • Esto es un correo comercial
  • Esto es una idea
  • Esto es un proyecto nuevo
  • Esto es un deseo de un cliente
  • Esto es una factura
  • Esto es una invitación para una reunión
  • Esto es un compromiso que he hecho conmigo mismo
  • Esto es algo que he prometido a otra persona
  • Esto es un …

Imagínate por un momento que todas estas pilas no existen. La mesa de trabajo está limpia y la bandeja de entrada vacía. ¿Cómo te sientes? Es muy probable que te sientas creativo porque ahora tienes espacio para ideas y planes nuevas. Tu también puedes tenerlo todo organizado si empiezas con esta pregunta: ¿Qué es esto?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.