Mi sistema de archivar notas en el ordenador

Ha sido un placer leer los consejos sobre la organización de ficheros de los expertos de productividad. Al leer estos consejos me he dado cuenta de que nunca he explicado cómo tengo organizado los ficheros en mi ordenador.

La estructura básica

Dentro de la carpeta ‘Documentos’ en mi macbook he creado dos carpetas: ‘Proyectos’ con material de soporte para mis proyectos y ‘Temas’ con el material de referencia general. He etiquetado estas carpetas con el color verde para poder distinguirlas de las otras carpetas en ‘Documentos’ usadas por varias aplicaciones.

Dentro de la carpeta ‘Temas’ he creado una carpeta por tema (tesorería, inspiración, idiomas, etc.) y en la carpeta ‘Proyectos’ tengo una carpeta por proyecto.

La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica, aunque también tengo documentos hechos por ejemplo en iWork y Scrivener.

Documentos actuales

Los documentos en los que todavía estoy trabajando (como mi famoso Jardín de Ideas) están en otro lugar, para tenerlos siempre a mano. Esta carpeta está sincronizada con SimpleText, un servicio similar a Dropbox para ficheros de texto, para tener los documentos actuales siempre accesibles. Además, esta carpeta sirve como base para Notational Velocity, la herramienta que uso para buscar y crear notas. Por defecto Notational Velocity trabaja con una base de datos encriptado y propietario, pero yo lo he configurado para usar ficheros de texto.

Mi herramienta favorita para escribir textos es WriteRoom. Puedo abrir cualquier texto en WriteRoom usando un atajo de teclado configurado con la aplicación QuickCursor. Además tengo WriteRoom instalado en mi iPhone, sincronizado también con SimpleText.

Parece complicado, pero como estas aplicaciones están todas sincronizadas tengo un flujo de trabajo altamente eficaz. Puedo crear una nota en WriteRoom en mi iPod y al llegar a casa encontrarla en Notational Velocity en el macbook y fácilmente abrirlo en WriteRoom para finalizar el texto. Además puedo editar todas estas notas directamente desde la web de SimpleText.

Nomenclatura

Para facilitar la búsqueda de ficheros, intento usar un esquema fijo de nombres. El texto que estás leyendo ahora, por ejemplo, todavía está en Notational Velocity y tiene el nombre ‘20100215 I3 Sistema de archivos.txt’. ‘20100215’ es la fecha (no necesariamente la fecha de creación del documento), ‘I’ es el tipo de documento — Idea en este caso, ‘3’ es el subtipo — artículo y ‘Sistema de archivos’ es su nombre.

He definido los siguientes tipos de documentos, y cada uno tiene varios subtipos:

  • D: Diario
    Textos, pensamientos y filosofías que simplemente quiero registrar, pero que no son la base de un producto final. Hay dos subcategorías: diario personal (D1) y log de sistemas D2).
  • I: Ideas
    Textos e ideas para desarrollar productos finales. Aquí apunto mis procedimientos (checklists I1), posibles proyectos (I2), ideas para artículos (I3), sueños (I4), etc.
  • N: Notas recopiladas
    Material creado por otros. En esta categoría tengo, entre otros, documentos de investigación (N1), notas tomadas desde libros (N2) y muchísimo material de referencia general (N4).
  • C: Comunicaciones
    La categoría para notas de conversaciones y reuniones.
  • E: Escritos
    Trabajo finalizado. Este mismo articulo cambiara de I3 (idea para un artículo) a E3 (artículo finalizado). También cambia de ubicación, porque ya no es necesario de guardarlo en Notational Velocity. Su ubicación final será ‘Temas/El Canasto/Herramientas’.

Por supuesto tengo un documento con la definición de la nomenclatura, aunque solo he necesitado algunos días para recordar estos códigos. Como ya he dicho anteriormente, parece un sistema complicado, pero no lo es. Tengo todas las funciones de aplicaciones como Evernote o Yojimbo sin tener que almacenar mis datos en una base de datos cerrado. La idea original para este sistema de archivos es de Dougal Barone.

¿Qué sistema usas tu para almacenar tu material de referencia digital?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.