Requerimientos para un gestor de acciones o lista de tareas

Existen muchísimas herramientas y programas para gestionar tus tareas y acciones. Antes de elegir una opción debes al menos comprobar si la herramienta tiene todas las funciones necesarias para una gestión eficaz:

  1. La lista puede ser agrupada u ordenada por contexto o categoría
    Una lista completa es demasiado grande para poder elegir tareas. Los contextos te ayudan a limitar las opciones disponibles como por ejemplo sólo las tareas para la oficina.
  2. La herramienta permite opcionalmente especificar una fecha
    La mayoría de las tareas simplemente hay que hacerlas lo antes posible, pero a veces tienen una fecha límite.
  3. No es obligatorio especificar la prioridad
    La prioridad es una característica relativa a las otras tareas, y por lo tanto puede variar mucho durante el día. No tiene sentido fijar prioridades para cada tarea.
  4. La lista no solo muestra las tareas agrupadas por día
    Hay herramientas que en su interfaz principal solo muestran las tareas agrupadas por fecha (hoy, mañana, esta semana, etc.). Como resultado de los puntos 1 y 2, este tipo de interfaz no funciona.
  5. Hay un campo para añadir notas al proyecto o a la acción
    Para trabajar con eficacia necesitas toda la información a mano si vas a hacer algo. En las notas puedes apuntar por ejemplo el número de teléfono y las temas a tratar de una llamada.
  6. No es obligatorio asignar un proyecto a cada tarea
    Hay muchas cosas que puedes hacer con solo una tarea. Crear proyectos para todas estas acciones no es eficaz.
  7. Finalmente: la lista debe ser fácil de acceder, fácil de consultar y fácil de editar
    Es una herramienta que vas a usar cada día y durante todo el día.

Ahora mira a la herramienta que estás usando. ¿Cumple con los requerimientos?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.