¿Cómo organizas la agenda este año?

El año nuevo ha empezado y para muchas personas eso significa empezar con una nueva agenda. ¿Qué pondrás en tu agenda este año?

¿De qué sirve una agenda organizada?

Es interesante revisar la agenda del año pasado para mirar cómo la has utilizado. Si usas un calendario digital no encuentras mucho, pero una agenda de papel seguramente está llena de citas tachadas, correcciones y otras marcas de uso. No siempre hay claridad en qué has hecho exactamente.

Mucha gente usa su agenda para obligarse de hacer una cosa. Imagínate que el lunes decides escribir una propuesta para un proyecto. Es probable que apuntes esta idea en tu agenda para hacer el martes.

Pero el martes por la mañana tienes una reunión importante y por la tarde salen unos temas urgentes que requieren tu atención. Al final del día observas que no has tenido tiempo para trabajar en la propuesta del proyecto. Así que tachas la cita del martes y la apuntas otra vez para el miércoles. El miércoles por la tarde haces lo mismo y planificas la tarea para el jueves. Luego pasas la tarea al viernes, la semana siguiente, etc. y poco a poco tu agenda se convierte en un desastre. Con una agenda digital no puedes ver esas marcas de mal uso, pero aun así pierdes mucho tiempo reorganizando las tareas en la agenda.

Pero hay otro problema más grande: ya no tienes una vista precisa del día si mezclas dos tipos de citas: las citas que realmente debes hacer este día (la reunión con el cliente) y las cosas que quieres hacer este día (escribir la propuesta). Así que cada vez que consultas el calendario debes revisar todas las citas para saber cuáles son las citas fijas y cuáles son los deseos.

¡Lo puedes hacer mejor!

Usa el calendario sólo para acciones fijas

Las acciones que deseas hacer debes apuntarlo en la lista de tareas y no en el calendario. En la agenda sólo pones cosas que realmente debes hacer en un día en concreto. Una prueba rápida para saber dónde va la acción es pensar qué pasará si no lo haces en este día. Si tendrás problemas debes ponerlo en la agenda y en caso contrario la acción va a la lista de tareas.

Unos ejemplos de cosas que pertenecen en la agenda:

  • Citas: reuniones, comidas, recoger tus hijos en un sitio, visitar alguien en el hospital… Citas están limitadas a un día y una hora en concreta.
  • Plazos y fechas topes: el informe que debo acabar antes de una fecha, el artículo que debo escribir para la revista, etc. Habitualmente también pongo unas semanas antes un recordatorio en mi agenda para notificarme que la fecha tope se está acercando.
  • Promesas con fecha: si prometo a alguien que le llamo antes del martes, pongo una nota en mi calendario.
  • Eventos para este día: un amigo que tiene examen, un compañero que tiene que visitar un cliente difícil, los cumpleaños, un hijo que debe entregar su trabajo, etc. Si apuntas estos eventos puedes seguir las cosas importantes en las vidas de la gente cercana.

Fecha y/u hora

Algunas acciones son claramente limitadas por la hora; si no llegas a las 2:00 a la cita, llegas tarde. Otras acciones solo están limitadas por la fecha: no importa a qué hora llames a tu madre para felicitarla con su cumpleaños.

Lo mejor es apuntar estás acciones en la parte de la agenda dónde no hay horas. Si usas una agenda digital puedes añadir una cita para todo el día, que habitualmente aparezca a la parte superior del día.

Este año tendrás claridad en tu agenda

Si realmente apuntas solo las acciones que debes hacer en un día y/u hora en la agenda y guardas el resto en la lista de acciones, tendrás una agenda más eficaz y clara.

Al principio del día puedes ver de una vez lo que realmente debes hacer este día. No es necesario preocuparte de las cosas que no están en la agenda, porque ya sabes que no habrá problemas si no las haces hoy.

Siguiendo el calendario haces exactamente las cosas que debes hacer en el momento que toca. Para el resto del tiempo usas la lista de Próximas Acciones para trabajar en cosas que no necesariamente hay que finalizarlas hoy.

El año 2010 va ser un año bien organizado.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.