Los tweets del Repaso Semanal

Creo que la Revisión Semanal vía Twitter ayer ha sido un éxito, aunque es imposible saber cuántas personas han participado. Para la gente que no ha podido asistir y como referencia para todos repito aquí todos los pasos y consejos.

  1. PARTE 1: Aclarar; PASO 1: Ponga todos los papeles sueltos y notas en la bandeja de entrada: tiquets, tarjetas de visita, …

    • Los Post-It pegados a la pantalla no son parte de tu sistema de confianza. También van en la bandeja de entrada.
    • Mira también en las otras lugares dónde habitualmente dejas 'cosas': la entrada de casa, la mesa del comedor, la cocina, etc.
  2. PASO 2: Procesar la bandeja de entrada. Tienes 5 minutos para procesar todo :-D (elige una de tus bandejas para procesar hoy)

    • Como siempre… delegar, borrar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente.
    • Bandejas de entrada: Tantas como puedas manejar. Las menos posibles. (De @ivalladt)
  3. PASO 3: Vaciar la mente. Abre un documento Word o un bloc de notas y durante 5 apuntas todo lo que te sale en la cabeza

    • En este fase concéntrate en la cantidad en lugar de la calidad
    • Si apuntas una cosa no quiere decir que estás obligado de hacerlo. Lo importante es sacar todo de tu mente.
    • Piensa en lugares para visitar, mascotas, reuniones, llamadas para hacer, cosas para aprender (fotografía), libros, dinero…
    • Piensa también en la parte emocional. ¿Qué te preocupa, qué te hace sentir bien o mal? Identifica los proyectos.
  4. PARTE 2: Actualízate; PASO 4: Revisa la lista de acciones (o tareas o todo's)

    • ¿Están las listas actualizadas? ¿Hay tareas en la lista que ya están finalizadas? ¿Falta algo?
    • Si no vas a hacer la tarea en las próximas 2–3 semanas es mejor aparcar la acción en la lista ‘algún día/quizás’
  5. PASO 5: Repasa el calendario de la semana pasada

    • Identifica las cosas que no has acabado y ponlas en la lista de tareas #Twepaso
    • ¿Has asistido a reuniones y todavía hay acciones que no has entrada en el sistema de productividad?
  6. PASO 6: Revisa el calendario para las próximas semanas

    • Yo siempre miro tres semanas por delante. ¿Hay cosas que debo preparar?
    • ¿Alguna cita que requiera alguna acción antes de la fecha?
    • Aún tienes tiempo para comprar regalos o enviar postales para los cumpleaños de tus amigos
  7. PASO 7: Revisa la lista ‘En Espera’

    • Si aún no tienes una lista ‘En Espera’, ahora es un buen momento de crearla.
    • Habitualmente puedes encontrar cosas para esta lista en la carpeta ‘Elementos Enviados’ del correo
    • Elimina elementos que ya has recibido y planifica recordatorios a las personas para mantener el tema
  8. PASO 8: Revisa la lista de proyectos. ¿Hay una acción definida para cada proyecto?

    • Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiera más de una acción
    • Habitualmente puedes completar proyectos en 18 meses. Si no lo puedes completar es probablemente un área de responsabilidad
    • Ejemplos: Aprender GTD, vacaciones de verano, revisar plan de pensión, escribir plan de negocios,…
    • La mayoría de la gente tiene entre 30 y 100 proyectos personales y profesionales
  9. PASO 9: Revisa tus listas de control (checklists). Si no tienes listas de control, ¿qué sería una lista útil?

    • Ejemplos: lista de viaje, el repaso semanal, lista de regalos, mantenimiento a casa, lista para entrevista de un empleado nuevo
    • Necesitas una lista de control para cada tarea repetitiva y difícil
    • Todo este #Twepaso como lista para repaso semanal. (de @OceanOB)
  10. PARTE 3: Creatividad; PASO 10: Revisamos la lista ‘algún día/quizás’. Supongo que todos tenemos esta lista, ¿verdad?

    • Sitios a visitar, cosas para comprar, hábitos a desarrollar, …
    • La lista ‘algún día/quizás’ no solo es para fantasía y sueños, pero sirve también para aparcar proyectos.
    • Si no tienes planes de trabajar en un proyecto en los próximos 2 meses, es mejor pasarlo a ‘algún día/quizás’
    • Si cambian tus recursos, tiempo o prioridades puedes mover acciones a la lista ‘algún día/quizás’
    • Es buena política sacar 2 o 3 tareas de ADQ en cada repaso semanal. (de @ivalladt)
  11. PASO 11: Se creativo y valiente. Apunta cualquier idea loca que te pase por la cabeza

    • ¿Que realmente tiene tu atención en tu trabajo, familia, entorno?
  12. ¡Has finalizado el Repaso Semanal! O al menos has pasado por todos los pasos, porque puede ser que no has tenido tiempo para todo.

    • Repite estos pasos cada 7–10 días para mantener tu sistema de productividad actualizado
    • Adapta si necesario los pasos del Repaso Semanal a tu manera de trabajar.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.