GTD: Todos para uno y uno para todos

Uno de los motivos principales por el que mi solución personal para GTD está basada en Mapas Mentales es por su potencia a la hora de trabajar con proyectos.

Los Mapas Mentales permiten aplicar una técnica conocida como ‘Funnel Timeline’, algo parecido a ‘Embudo Temporal’ y que consiste en lo siguiente:

  1. En el objeto central del Mapa Mental situamos el objetivo que queremos alcanzar con el proyecto. En el caso del ejemplo sería “Artículo para El Canasto Publicado”. A mí me gusta redactar el objetivo representando la imagen que tendrá cuando lo consiga, por eso no pongo “publicar artículo” sino “artículo publicado”.
  2. Desde el objetivo que queremos alcanzar con el proyecto, vamos añadiendo las próximas acciones necesarias para conseguirlo pero lo hacemos en orden cronológico inverso, es decir, ¿qué tengo que hacer inmediatamente antes de que el artículo se publique? En este caso habrá que haberlo programado.
  3. Seguimos el proceso alejándonos del objetivo del proyecto con las próximas acciones previas que hay que ir cumpliendo. ¿Qué tiene que ocurrir antes de poder programar el artículo? Pues tendré que haberlo escrito. Este proceso se sigue hasta llegar a la primera próxima acción que tenemos que llevar a cabo con relación a nuestro proyecto.
El ‘Funnel Timeline’ para publicar este artículo en El Canasto

El ‘Funnel Timeline’ para publicar este artículo en El Canasto

Hay dos situaciones muy interesantes que al emplear Mapas Mentales resultan evidentes porque están representadas visualmente pero que no son tan obvias con otros sistemas.

Puedes observar que para poder Escribir el artículo en Movable Type antes hay que llevar a cabo tres próximas acciones: Pensar Título, Redactar Contenido y Preparar Imágenes. Estas tres próximas acciones son independientes unas de otras. Da igual en qué orden las hagas pero hasta que no hayas hecho las tres no podrás completar la siguiente: Escribir el artículo en Movable Type.

Estas tres próximas acciones son un ejemplo de lo que yo llamo ‘todos para uno’, en el sentido de que hay que completarlas todas para poder realizar una única próxima acción siguiente.

La otra situación interesante es la inversa. Verás que antes de poder Pensar Título, Generar mapa mental con estructura o Preparar imágenes hay que haber completado la primera próxima acción del proyecto: Pensar un tema.

Este es un ejemplo de lo que denomino ‘uno para todos’, con lo que me refiero a que una única próxima acción está bloqueando a varias, que no podrán completarse hasta que no se haya completado esa primera próxima acción.

Este tipo de enfoques visuales para GTD son muy útiles porque a la hora de decidir cuál es la próxima acción que vas a hacer puedes ver el impacto que vas a causar en cuanto a ‘liberar’ otras próximas acciones que están bloqueadas.

Si quieres ser el D'Artagnan de GTD no te olvides de que en tus proyectos hay que aplicar el “Todos para uno y uno para todos”.

José Miguel Bolívar

Jose Miguel Bolivar es Consultor Artesano, coach de la ICF, profesor, investigador, ponente y autor del blog Óptima Infinito, en el que escribe desde 2008 sobre Innovación en Productividad y metodología GTD. Licenciado en Psicología Social y Análisis Político por la U.C.M. y máster en RRHH por el Centro de Estudios Garrigues, José Miguel acumula una amplia experiencia como directivo en entornos profesionales altamente competitivos como HP o Life Technologies. Actualmente, como Consultor Artesano y Coach, sigue trabajando para aumentar la competitividad de las organizaciones mejorando la productividad individual y colectiva de sus personas