Entrevista: ¿Qué cambios han tenido más efecto en tu productividad?

He entrevistado otra vez a mis expertos de productividad, y les he preguntado qué cambios han tenido más efecto en su productividad:

Seguir el método GTD y especialmente aplicar, a raja tabla y de forma constante, la ‘regla de los dos minutos’.
Alberto Pena de Think Wasabi

Es lógico que un blogger escribiendo sobre Getting Things Done haya aumentado su productividad gracias a GTD. Aplicar la Regla de Dos Minutos (si puedes hacer algo en dos minutos o menos, hazlo ahora) al procesar la bandeja de entrada elimina todas las migas de tu sistema.

La adopción del método GTD, sin duda alguna. Separar las distintas fases: procesar, organizar, hacer… Trabajar por contexto. Las listas algún día/quizás. La regla de los dos minutos. El pensar en términos de próximas acciones y proyectos. La revisión semanal… GTD es un todo que, bien utilizado, multiplica tu productividad.
JM Bolivar de Optima Infinito

Esto ha sido el resumen más breve de GTD que he visto. Solo faltan la lista de Espera, el modelo natural de planificar proyectos y los 6 niveles de planificación.

Principalmente la adopción del sistema GTD. Aunque no lo aplicara al cien por cien, que lo intento, he aprendido que el trabajo pendiente, sin organización, ni se hace ni te puedes olvidar de él; es como el perro del hortelano. Por la misma razón, una gran ayuda ha sido compartir con más gente, como Jeroen Sangers, José Miguel Bolivar, y tantos otros, las experiencias sobre productividad, porque no basta con la teoría para saber todo lo que puedes mejorar. Por último, otro gran cambio ha sido la gestión de las interrupciones. Pocas veces hay urgencias reales que no puedan esperar a leer el correo más tarde, aún así seguro que me enteraré si ocurren.
Dani de Du Tudú

No hay que aplicar GTD completamente para notar un incremento importante en tu productividad. Yo también creo que la gestión de interrupciones internas y externas es un hábito vital en esta era de correo, móvil, Facebook y Twitter.

Hace aproximadamente cuatro años, mi gestión del tiempo comenzó a ser pésima. La manera en cómo se me había enseñado a organizar mi tiempo y mis tareas era completamente disfuncional, respecto a la velocidad con la que se me comenzaron a asignar tareas y proyectos de diversa índole.

Intenté con el método de Covey, del cual mi jefe regaló un ejemplar a todos sus subordinados directos, así como con diversos métodos y filosofías sobre productividad personal. Sin embargo, ninguna de ellas funcionaba para mí.

A mediados de 2005, leí en un blog una entrada donde se leía: "Muy recomendable: […] haber leído y aplicar el ‘Getting things done’.

Por ese tiempo, también, comencé a tropezar con varios sitios dedicados a la productividad que estaban centrados en el ‘Getting things done’ (GTD)

Sin saber nada acerca de GTD, me dí a la tarea de conseguir el libro y leerlo. Y, luego, leerlo nuevamente. Entonces comencé a probar el punto de vista de GTD. Parecía tan increíblemente sencillo que, básicamente, no creía posible que funcionara; sin embargo, lo hizo.

El Canasto tiene un post donde se explica este método de forma muy sintética.
Miguel Ángel León Fabela de Cosas por Hacer

De hecho, tengo muchos posts sobre GTD.

Claramente la sugerencia de David Allen de poner una ‘bandeja de entrada’ en todo lugar donde se te suelen ocurrir ideas. Perdía miles de ellas porque solían ocurrir en mi cabeza bien en el coche conduciendo, bien en la cocina desayunando, y para cuando llegaba al lugar más cercano con libreta y lapicero ya se habían desvanecido. Ahora, en todo lugar donde se me ocurren ideas hay un taquito de post-it y un lapicero.
Ismael Valladolid Torres de GTD sin Outlook

Ya me imagino la cocina y el coche de Ismael lleno de post-its. Es importante distinguir entre la posibilidad de recopilar tus ideas en cualquier sitio y tus bandejas de entrada, que habitualmente se intenta limitar hasta un número mínimo.

  • Parte de la metodología GTD, principalmente tener siempre a la mano un dispositivo (papel, palm, libreta, etc.) para anotar cualquier idea, tarea o nota que deba procesar; y revisar mis listas periódicamente.
  • Borrar la linea divisoria vida laboral / vida personal y trabajar en contextos. Es mucho más sencillo y te demuestra que la vida es una sola, no eres otra persona por estar en el trabajo o con tu familia.

Son las dos cosas que recuerdo de inmediato, por eso creo que son las que más efecto han tenido en mi productividad."
Javier Ferrand de Vida en orden

Efectivamente no existe ninguna separación real entra la vida personal y la vida laboral. En cada momento tendrás que buscar el equilibrio entra los varios proyectos en que estás trabajando.

Poder trabajar desde casa sin tener que preocuparme ni estresarme por ir a la oficina, llegar tarde por culpa de transportes y atascos, cumplir horarios de entrada, etc.
David Topí

El trabajador móvil tiene más posibilidades de organizar su trabajo y por tanto puede ser más eficaz.

Limpiar mi entorno. Quitar de mi vista todo lo que me distraiga o no tenga relación directa con lo que debo hacer. Mantener mi entorno iluminado, fresco y decorado de forma tal que sea un lugar en extremo agradable.
Facundo Arena de Habitozen

Una respuesta muy Zen: menos cosas significa menos preocupaciones.

El no mirar la televisión la noche, lo que me permite acostarme temprano, y levantarme bien temprano.
Luis Argento

Dejar de mirar la televisión es una manera fácil para ganar 2–3 horas extra por día.

Quizás el cambio que ha tenido más efecto en mi productividad ha sido escribir un blog sobre el tema. Siempre he estado comprometido con la productividad pero el hecho de escribir sobre ella me hace ser más consciente sobre como utilizar el tiempo y ser coherente con lo que escribo. Si tienes un objetivo: escríbelo.
Rafael B.S. de Simplicidad

Yo también he notado este efecto. Si realmente quieres aprender una cosa, deberías enseñarla a otras personas.

Por un lado, convertir las obligaciones y objetivos en proyectos, y hacer priorizaciones en tres niveles: 1 (importantes y urgentes); 2. Importantes NO urgentes; 3. Resto.

Por otro, afrontar las tareas más difíciles o desagradables en primer lugar pero dedicando tiempos cortos en principio (por ejemplo, de 15 minutos) seguidos de actividades placenteras, y luego ir ampliando ese tiempo de dedicación.

Cuando tienes la tentación de dejar lo que estás haciendo y debes terminar para ponerte a hacer otra cosa que te gusta más, no te lo prohibas, simplemente posponlo unos minutos :-)"
Yoriento

La clasificación de tus tareas por urgencia e importancia te ayuda a establecer prioridades (si tus prioridades no cambian mucho). El segundo punto de Yoriento también está conocido como Tragar el sapo empezando el día con la tarea más fea; si realmente tienes que comer el sapo es mejor hacerlo a primera hora.

Hasta aquí esta entrevista en grupo. Quiero dar las gracias a los expertos por sus respuestas. Sí algún experto todavía no ha contestado las preguntas y quiere participar en futuras entrevistas, todavía hay algunas preguntas abiertas.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.