Tareas rutinarias

Sabemos que debemos capturar todo en nuestro sistema de productividad personal, pero ¿hasta qué punto? Si pasas cada día un tiempo haciendo la contabilidad de la empresa, ¿deberías definirlo como un Proyecto? Además, ¿es cada factura una Próxima Acción?

Primero de todo, llevar la contabilidad no es un proyecto, porque no tiene ningún resultado en concreto. Llevar la contabilidad es una Área de Responsabilidad. Igual que un proyecto contiene varias tareas, una Área de Responsabilidad puede tener uno o varios proyectos y/o acciones.

La planificación en concreto depende de la situación y del tamaño de la Área de Responsabilidad. A continuación explico tres maneras de planificar responsabilidades basadas en tres ejemplos: preparar la comida, limpiar el coche y hacer el repaso semanal.

Preparar la comida

Supongo que no tienes la acción ‘Preparar la comida’ apuntada en la lista de Próximas Acciones o en tu calendario. ¿Porque no? Pues, porque es una acción rutinaria. Hay cosas que son tan obvias y tan pequeñas que no es necesario planificarlas al detalle. Ya sabes a qué hora debes preparar la comida, igual que sabes cuándo debes cepillarte los dientes, a qué hora debes ir a la oficina y cuando debes encender el ordenador.

Limpiar el coche

También hay acciones tipo ‘limpiar el coche’, que es algo que debes hacer más o menos cada dos semanas (por ejemplo), pero no es claro en qué día debes hacerlo. Otros ejemplos de este tipo de acción son procesar el correo (dos veces al día), regar las plantas (cada dos días) y hacer copias de seguridad del ordenador (cada semana). Son acciones pequeñas que debes hacer en un periodo concreto, pero dentro de este periodo tienes libertad.

También estos ejemplos pueden ser acciones rutinarias que no requieran seguimiento. Por ejemplo, no tengo apuntado que tengo que procesar mi correo dos veces al día, porque ya lo hago automáticamente. Tampoco apunto cuando tengo que limpiar el coche, porque uso mi coche cada día y lo veo cuando está sucio. No obstante, para regar las plantas necesito un poquito de ayuda para no olvidarlo. Hay varias posibilidades para hacer este tipo de seguimiento: puedes crear una tarea repetitiva en tu sistema de acciones, puedes trabajar con un checklist diario o semanal con cosas que debes hacer cada día o puedes usar un software especial para este tipo de tareas como por ejemplo Joe's goals o Sciral Consistency.

Hacer la revisión semanal

Finalmente, hay tareas del tipo ‘Revisión semanal’ que son como las tareas anteriores (puedes hacerlo cualquier día de la semana), pero como necesitas una o dos horas para hacerlo es mejor planificarlo en el calendario para asegurarte de que tienes tiempo libre para realizarlo.

Para volver al ejemplo inicial de la contabilidad, puede ser que también deberías reservar un tiempo cada día para hacerlo, aunque no es necesario de especificar cada factura.

Seguramente vosotros también tenéis Acciones Rutinarias como los tres ejemplos anteriores. Solo hay que mirar si esas acciones coinciden con uno de los tres modelos que he dado. ¿Qué tareas rutinarias tenéis?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.